Woonbeurs organiseren: checklist en planning

Een woonbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen stands en bezoekers uitnodigen. Je legt eerst datum, locatie en indeling vast, daarna regel je exposanten, vergunningen, communicatie en techniek. In de laatste weken verschuift de aandacht naar aanmeldingen, badges, bewegwijzering en voorraad. Deze checklist helpt je de 72 taken in de juiste volgorde af te werken, zodat standnummers, stroompunten en registratie niet pas tijdens de opbouw worden opgelost.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Beursplattegrond maken
2 personen
Standplaatsen indelen
2 personen
Exposanten benaderen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Huisregels opstellen
Veiligheidsplan uitwerken
2 personen
Leveranciers bevestigen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Exposantenlijst bijwerken
Standnummers toewijzen
2 personen
Programma opstellen
2 personen
Plattegrond laten drukken
Bewegwijzering ontwerpen
Sociale media publiceren
Persbericht versturen
Badgegegevens controleren
2 personen
Badges voorbereiden
2 personen
Voorraad inkopen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Locatie openen
2 personen
Vloer en looproutes markeren
3 personen
Standwanden plaatsen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Cateringruimte inrichten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Standmaterialen klaarzetten
4 personen
Exposanten ontvangen
3 personen
Exposantenbadges uitdelen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen

Event

Registratietafel bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Plattegronden uitdelen
Exposanten ondersteunen
2 personen
Presentaties begeleiden
2 personen
Geluidsniveau controleren
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Looproutes vrijhouden
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Laatste bezoekers begeleiden
3 personen
Exposanten uitchecken
2 personen

Nazorg

Stroom uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Standwanden afbreken
4 personen
Tafels en stoelen stapelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Beschadigingen vastleggen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Restvoorraad opbergen
2 personen
Facturen verzamelen
Bedankbericht versturen
Foto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 32
Stoelenaantal 80
Registratiebalie
Barkrukkenaantal 12
Loungebankenaantal 8
Loungefauteuilsaantal 12
Bijzettafelsaantal 12
Standwandenaantal 48
Brochurestandaardsaantal 24
Kledingrekkenaantal 6
Klapstatievenaantal 12
Afzetpalenaantal 10

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Tabletsaantal 4
Printersaantal 2
Pinapparatenaantal 4
Verlengkabelsaantal 20
Stekkerdozenaantal 16
Stroomhaspelsaantal 6
Beamer
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Handscannersaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Plantenaantal 24
Vazenaantal 12
Kussensaantal 30
Tafelkledenaantal 32
Fotowandenaantal 2
Posterstatievenaantal 12
Naambordhoudersaantal 50

Verlichting

Ledspotsaantal 16
Lichtslingersaantal 8
Bureaulampenaantal 12
Noodlampenaantal 4

Servies

Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8

Schoonmaak

Stofzuigersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Afvalbakkenaantal 18
Handzeepdispensersaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de beursplattegrond uiterlijk 8 weken vooraf vast. Controleer daarbij looproutes, nooduitgangen, standafmetingen, registratiebalie en de plekken waar stroomhaspels en stekkerdozen nodig zijn.
Benader exposanten voordat je de publiekscommunicatie start. Houd een actuele lijst bij met bedrijfsgegevens, wensen voor tafels of standwanden, benodigde stroom en het definitieve standnummer.
Plan vergunningen, verzekering en het veiligheidsplan minimaal 6 weken voor de beurs. Controleer ook wie tijdens de beurs verantwoordelijk is voor incidenten, toegang en het vrijhouden van vluchtroutes.
Verzamel dieetwensen en badgegegevens direct bij de aanmelding en sluit de controle 10 dagen vooraf. Print badges pas nadat namen, organisaties en eventuele toegangsrechten definitief zijn nagekeken.
Test laptops, tablets, printers, pinapparaten, handscanners en presentatietechniek minstens 1 dag voor opening. Leg verlengkabels, stekkerdozen, reservepapier en een alternatief registratieproces klaar voor storingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een woonbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en exposanten. Rond 8 weken vooraf leg je de plattegrond vast en vanaf 6 weken werk je vergunningen, verzekering en communicatie uit.
Wanneer moet de woonbeurs plattegrond klaar zijn?: Maak een eerste indeling zodra de locatie en standformaten bekend zijn. Laat de definitieve plattegrond uiterlijk 8 weken vooraf controleren en drukwerk uiterlijk 2 weken voor de beurs regelen.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een woonbeurs?: Stuur de eerste uitnodiging ongeveer 6 weken vooraf en een herinnering 7 tot 10 dagen voor de beurs. Verwerk aanmeldingen tussendoor, zodat badges en de exposantenlijst niet achterlopen.
Wat moet ik een week voor een woonbeurs controleren?: Controleer 7 dagen vooraf leveranciers, standnummers, badges, bewegwijzering, voorraad, techniek en veiligheidsafspraken. Doe daarna uiterlijk 1 dag voor opening een praktijktest van registratie, pinbetalingen en presentaties.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.