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Wohnungsmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Wohnungsmesse steht und fällt mit einem klaren Ablauf für Aussteller und Besucher. Lege zuerst Datum, Ort und Standaufteilung fest, bevor du Anmeldungen und Einladungen veröffentlichst. Danach folgen Genehmigungen, Versicherung, Sicherheitsplan, Lieferanten und die technische Ausstattung. In den letzten Tagen prüfst du Ausstellerdaten, Badges, Lageplan, Beschilderung und Vorräte. Die Checkliste umfasst 72 Aufgaben und 54 benötigte Gegenstände – von Registrierungstheke und Standwänden bis zu Druckern, Scannern und Mikrofonen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Messeplan erstellen

    2 Personen

  • Standplätze einteilen

    2 Personen

  • Aussteller kontaktieren

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Hausregeln aufstellen

  • Sicherheitsplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Lieferanten bestätigen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Ausstellerliste aktualisieren

  • Standnummern zuweisen

    2 Personen

  • Programm erstellen

    2 Personen

  • Lageplan drucken lassen

  • Beschilderung entwerfen

  • In sozialen Medien veröffentlichen

  • Pressemitteilung versenden

  • Badge-Daten prüfen

    2 Personen

  • Badges vorbereiten

    2 Personen

  • Vorräte einkaufen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Boden und Laufwege markieren

    3 Personen

  • Standwände aufstellen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstresen aufbauen

    2 Personen

  • Cateringbereich einrichten

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Standmaterialien bereitstellen

    4 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Aussteller-Badges verteilen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

Event

  • An der Registrierungstheke Dienst machen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    2 Personen

  • Pläne verteilen

  • Aussteller unterstützen

    2 Personen

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Lautstärke kontrollieren

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Laufwege freihalten

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Letzte Besucher begleiten

    3 Personen

  • Aussteller auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Strom ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Standwände abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle stapeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Beschädigungen festhalten

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand verstauen

    2 Personen

  • Rechnungen sammeln

  • Dankesnachricht versenden

  • Fotos teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 32
  • StühleAnz. 80
  • Registrierungstheke
  • BarhockerAnz. 12
  • LoungebänkeAnz. 8
  • Lounge-SesselAnz. 12
  • BeistelltischeAnz. 12
  • StandwändeAnz. 48
  • ProspektständerAnz. 24
  • KleiderständerAnz. 6
  • KlapständerAnz. 12
  • AbsperrpfostenAnz. 10

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 4
  • TabletsAnz. 4
  • DruckerAnz. 2
  • KartenlesegeräteAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 20
  • VerlängerungskabelAnz. 16
  • KabeltrommelnAnz. 6
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 2
  • Mischpult
  • HandscannerAnz. 2

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • PflanzenAnz. 24
  • VasenAnz. 12
  • KissenAnz. 30
  • TischdeckenAnz. 32
  • FotowändeAnz. 2
  • PosterständerAnz. 12
  • NamensschildhalterAnz. 50

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 16
  • LichterkettenAnz. 8
  • SchreibtischlampenAnz. 12
  • NotlampenAnz. 4

Geschirr

  • GläserAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • MesserAnz. 100
  • LöffelAnz. 100
  • ServiertablettsAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 8

Reinigung

  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 18
  • HandseifenspenderAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die Standplätze erst nach der Raumprüfung: Berücksichtige Wege, Fluchtwege, Registrierung und Stromanschlüsse, bevor du Standnummern vergibst.
  • Verschicke Einladungen und das Anmeldeformular frühzeitig und aktualisiere die Ausstellerliste mindestens einmal pro Woche. So fallen fehlende Daten oder Ernährungswünsche nicht erst am Veranstaltungstag auf.
  • Prüfe Genehmigungen, Versicherung und Hausregeln spätestens 4 bis 6 Wochen vor der Messe. Sicherheitsplan und Lieferantenbestätigungen sollten danach schriftlich vorliegen.
  • Teste Laptops, Tablets, Drucker, Kartenlesegeräte und Handscanner mindestens 2 Tage vorher. Plane außerdem Kabeltrommeln und Verlängerungskabel so, dass keine Laufwege zu Stolperstellen werden.
  • Lass Lageplan, Standnummern und Beschilderung vor dem Aufbau drucken. Bereite Badges, Ausstellerunterlagen und Materialien nach Standnummer sortiert vor, damit die Registrierung am ersten Morgen nicht ins Stocken gerät.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Wohnungsmesse organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Datum, Ort, Messeplan und Standplätze kommen zuerst; Genehmigungen, Versicherung und Lieferanten sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin geklärt sein.
Was braucht man für eine Wohnungsmesse am Stand?
Typisch sind Standwände, Tische, Stühle oder Barhocker, Prospektständer und je nach Konzept Kleiderständer oder Klappständer. Für Registrierung und Abrechnung brauchst du außerdem Laptops oder Tablets, Drucker, Kartenlesegeräte und Handscanner.
Wann sollte man die Aussteller einer Wohnungsmesse kontaktieren?
Die erste Kontaktaufnahme sollte 8 bis 10 Wochen vor der Messe erfolgen. Bitte anschließend verbindliche Angaben für Ausstellerliste, Badge-Daten, Standbedarf und Ernährungswünsche spätestens 2 Wochen vor dem Termin ab.
Wie viele Badges und Lagepläne braucht man für eine Wohnungsmesse?
Bereite für jede angemeldete Person ein Badge vor und halte etwa 5 bis 10 Prozent Reserve bereit. Drucke zusätzlich einen vollständigen Lageplan für die Registrierung, das Organisationsteam und die Beschilderung im Eingangsbereich.

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