Checklist para organizar una Feria del hogar sin dejar cabos sueltos

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Empieza por la fecha, el lugar y el plano de la feria. Antes de contactar a los expositores, define cuántos puestos caben, dónde estará el mostrador de registro y qué zonas necesitarán mesas, sillas o paredes para stands.
• No dejes los permisos, el seguro y el plan de seguridad para la última semana. Compruébalos antes de confirmar proveedores y comunica las normas de la casa junto con la información práctica de participación.
• Cierra pronto la lista de expositores y asigna un número a cada stand. Así podrás actualizar el plano, preparar la señalización, imprimir las acreditaciones y evitar cambios de última hora en el registro.
• Haz una prueba técnica antes del montaje: portátiles, tablets, impresoras, datáfonos, escáneres, cables alargadores y regletas deben funcionar juntos. Reserva tiempo para comprobar también el proyector, la pantalla, los altavoces, los micrófonos y la mesa de mezclas.
• Calcula el flujo de visitantes, no solo la decoración. Coloca postes separadores donde se formen colas, prepara el mostrador de registro y confirma con antelación las preferencias dietéticas para que el proveedor pueda ajustar el servicio.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar una Feria del hogar?

Empieza al menos 8 semanas antes de la fecha prevista. En las primeras 2 semanas conviene fijar el lugar, comprobar permisos y seguro, crear el plano y abrir el contacto con los expositores.

¿Qué hay que preparar para los stands de una Feria del hogar?

Como mínimo, asigna un número y una ubicación a cada expositor y confirma sus necesidades de mesas, sillas, paredes para stands, taburetes o percheros. Cierra esta información entre 3 y 4 semanas antes para poder actualizar e imprimir el plano.

¿Cuándo se deben enviar las invitaciones y publicar la inscripción?

Publica el formulario de inscripción unas 6 semanas antes y envía las invitaciones en cuanto estén confirmados el lugar, la fecha y las normas básicas. Haz un primer seguimiento a los 10 días y otro 2 semanas antes del evento.

¿Qué se revisa el día antes de una Feria del hogar?

Comprueba la lista de expositores, los datos de las acreditaciones, la señalización, el programa y las reservas. También verifica que haya materiales reunidos y que los equipos técnicos tengan cables, regletas y conexiones probadas antes del montaje.

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