Organiser un Salon de l’habitat sans rien oublier

Un Salon de l’habitat demande de coordonner les exposants, les stands, les visiteurs et les prestataires dans le bon ordre. Commence par fixer la date et le lieu, puis construis le plan du salon avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, l’assurance et le plan de sécurité doivent être vérifiés assez tôt pour éviter les blocages de dernière minute. Cette checklist rassemble les 72 tâches et les 54 équipements à prévoir, du premier repérage jusqu’à l’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Créer le plan du salon
2 personnes
Répartir les emplacements
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Rédiger le règlement intérieur
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Confirmer les fournisseurs
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des exposants
Attribuer les numéros de stand
2 personnes
Élaborer le programme
2 personnes
Faire imprimer le plan
Concevoir la signalétique
Publier sur les réseaux sociaux
Envoyer le communiqué de presse
Vérifier les informations du badge
2 personnes
Préparer les badges
2 personnes
Acheter les stocks
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Marquer le sol et les zones de circulation
3 personnes
Installer les parois des stands
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Aménager l'espace traiteur
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Préparer le matériel du stand
4 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Distribuer les badges des exposants
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Distribuer les plans
Aider les exposants
2 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Vérifier le niveau sonore
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Dégager les voies de circulation
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes
Faire le départ des exposants
2 personnes

Suivi

Couper l’électricité
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les parois du stand
4 personnes
Empiler les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Consigner les dommages
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Rassembler les factures
Envoyer un message de remerciement
Partager les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 32
Chaisesqté 80
Comptoir d'inscription
Tabourets de barqté 12
Canapés de salonqté 8
Fauteuils loungeqté 12
Tables d'appointqté 12
Panneaux de standqté 48
Présentoirs pour brochuresqté 24
Portants à vêtementsqté 6
Pieds de bannière pliantsqté 12
Poteaux de balisageqté 10

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Tablettesqté 4
Imprimantesqté 2
Terminaux de paiementqté 4
Rallongesqté 20
Multiprisesqté 16
Enrouleurs électriquesqté 6
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Table de mixage
Scanners portatifsqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Plantesqté 24
Vasesqté 12
Coussinsqté 30
Nappesqté 32
Murs photoqté 2
Pieds de posterqté 12
Porte-nomsqté 50

Éclairage

Projecteurs LEDqté 16
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes de bureauqté 12
Lampes de secoursqté 4

Vaisselle

Verresqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 8

Nettoyage

Aspirateursqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Poubellesqté 18
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu avant de contacter les exposants : le plan des stands dépendra des dimensions disponibles, des accès et des besoins électriques.
Ouvre les inscriptions après avoir préparé un plan provisoire. Demande dès le formulaire les besoins alimentaires, l’espace souhaité et les contraintes techniques afin d’éviter les changements tardifs.
Prévois au moins 4 semaines pour confirmer les exposants, attribuer les numéros de stand et mettre à jour la liste. Les badges et la signalétique ne doivent être imprimés qu’après cette validation.
Vérifie les autorisations, l’assurance et le plan de sécurité avant la communication publique. Une modification du lieu ou de la jauge peut entraîner la révision des invitations, du plan et du règlement intérieur.
Réserve le matériel assez tôt, notamment les tables, panneaux de stand, rallonges, multiprises, imprimantes et terminaux de paiement. Fais un inventaire final 7 jours avant l’ouverture, puis rassemble les équipements par zone.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un Salon de l’habitat ?: Prévois idéalement 3 à 6 mois. Les 4 dernières semaines servent surtout à confirmer les exposants, finaliser les stands, imprimer le plan et préparer les badges.
Quand faut-il contacter les exposants pour un Salon de l’habitat ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant l’événement. Cela laisse le temps de recueillir les inscriptions, répartir les emplacements et confirmer les besoins en mobilier ou en électricité.
Quand vérifier les autorisations et l’assurance ?: Fais une première vérification dès que la date et le lieu sont fixés, idéalement 8 semaines avant l’ouverture. Confirme ensuite les documents au plus tard 2 semaines avant l’événement.
Quand imprimer le plan et les badges du salon ?: Attends la validation définitive de la liste des exposants et des numéros de stand. Lance l’impression environ 7 jours avant l’ouverture, avec une petite réserve pour les corrections de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.