Checklist voor een woonbeurs organiseren

Een woonbeurs vraagt om meer dan stands en bezoekers. Je legt eerst datum, openingstijden, locatie en zaalindeling vast en werkt daarna toe naar standhouders, workshops en publiekscommunicatie. In de laatste weken komen aanmeldingen, dieetwensen, plattegrond, standnummers en programma samen. Op de opbouwdag draait alles om routing, techniek en duidelijke informatie. Deze checklist helpt je de 76 taken en 58 benodigdheden stap voor stap te organiseren, zodat je minder op het laatste moment hoeft te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling vastleggen
2 personen
Reserveringen maken
Vergunningen en meldingen controleren
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
Standhouders benaderen
3 personen
Standhouders registreren
2 personen
Standhoudersinformatie versturen
Workshopaanbod samenstellen
2 personen
Workshopbegeleiders vastleggen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aankondiging plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bezoekersinformatie bevestigen
Plattegrond voor bezoekers maken
2 personen
Standnummers toewijzen
2 personen
Programma definitief maken
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Bewegwijzering printen
Informatiefolders printen
2 personen
Deelnemerslijst printen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappenlijst bestellen
Materialen ophalen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Catering verpakken
2 personen
Locatie openen
2 personen
Vloer en entree controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
Standplaatsen markeren
3 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standmaterialen uitdelen
2 personen
Standhouders laten opbouwen
6 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Workshopruimte inrichten
3 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Prijslijsten en folders neerleggen
3 personen
Geluid en presentatie testen
2 personen
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
Toiletten controleren
Teambriefing houden
8 personen

Event

Deuren openen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Plattegronden uitdelen
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Workshops begeleiden
3 personen
Presentaties aankondigen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Verloren voorwerpen registreren
Laatste workshop afronden
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Standhouders laten afbouwen
6 personen
Standmaterialen verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
5 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Facturen en bonnetjes verzamelen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 8
Balietable
Krukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 24
Vitrinekastenaantal 6
Folderrekkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 4
Afzetpalenaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Oplaadstationsaantal 2
Kabelbindersaantal 50
Multitoolaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerlepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Serveerschalenaantal 16

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Tangenaantal 8
Opslagbakkenaantal 12
Theedoekenaantal 12
Serveertraysaantal 8

Decoratie

Entreebord
Programmapostersaantal 8
Wegwijzerbordenaantal 12
Standbordjesaantal 24
Naambadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Vlaggenlijnenaantal 8
Kunstplantenaantal 12
Tafeldecoratieaantal 24

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuigeraantal 2
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 4
Handvegersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de zaalindeling vast voordat je standhouders definitief registreert. Dan kun je standnummers, looproutes, tafels, vitrinekasten en folderrekken logisch verdelen.
Stuur standhoudersinformatie uiterlijk 2 weken voor de woonbeurs. Vermeld daarin hun standnummer, opbouwtijd, beschikbare meubels, stroompunten en de deadline voor wijzigingen.
Maak de bezoekersplattegrond pas definitief nadat het programma en de standnummers vaststaan. Print daarnaast deelnemerslijsten, informatiefolders en bewegwijzering met enkele extra exemplaren.
Test beamer, projectiescherm, luidsprekers en microfoon minimaal 1 dag vooraf. Leg verlengkabels, stekkerdozen, kabelbinders en een multitool klaar op de opbouwlocatie.
Tel servies en koffievoorzieningen op basis van het verwachte aantal bezoekers en workshops. Plan boodschappen en voorraadcontrole uiterlijk 2 dagen voor opening, zodat ontbrekende kopjes, glazen of schaaltjes nog aangevuld kunnen worden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een woonbeurs organiseren?: Begin minimaal 3 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en deelnemersvoorwaarden. Benader standhouders vervolgens uiterlijk 8 weken voor de beurs, zodat registratie en zaalindeling haalbaar blijven.
Wanneer moet ik standhouders voor een woonbeurs benaderen?: Benader standhouders bij voorkeur 8 tot 10 weken voor de woonbeurs. Stuur de definitieve informatie over standnummer, opbouw, programma en voorzieningen uiterlijk 2 weken vooraf.
Wanneer maak ik de plattegrond van een woonbeurs?: Maak een eerste zaalindeling zodra de locatie is vastgelegd. Werk de bezoekersplattegrond en standnummers definitief uit nadat de registratie van standhouders en het programma zijn afgerond, meestal 2 tot 3 weken voor de opening.
Wanneer regel ik drukwerk voor een woonbeurs?: Controleer teksten en aantallen 2 weken voor de beurs en laat bewegwijzering, informatiefolders, deelnemerslijsten en naambadges daarna printen. Houd minimaal 10 procent extra folders en enkele reservebadges achter de hand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.