Wohnungsmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Wohnungsmesse steht und fällt mit einer klaren Ausstellerplanung und einem verlässlichen Besucherablauf. Lege zuerst Termin, Öffnungszeiten, Raumaufteilung und Teilnahmebedingungen fest, bevor du Aussteller ansprichst. Danach folgen Anmeldungen, Workshops, Standnummern und Besucherinformationen. In der letzten Woche prüfst du Bestand und Technik, druckst Unterlagen und bestellst fehlende Ausstattung. So bleiben am Messetag vor allem Einweisung und Ablaufkontrolle statt kurzfristiger Improvisation.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
Ort und Raumaufteilung festlegen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
Teilnahmebedingungen erstellen
2 Personen
Standbetreiber ansprechen
3 Personen
Standbetreiber registrieren
2 Personen
Informationen für Aussteller senden
Workshop-Angebot zusammenstellen
2 Personen
Workshopleiter festlegen
2 Personen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Ankündigung veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Besucherinformationen bestätigen
Besucherplan erstellen
2 Personen
Standnummern zuweisen
2 Personen
Programm finalisieren
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Beschilderung drucken
Infobroschüren drucken
2 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
Bestand prüfen
2 Personen
Einkaufsliste bestellen
Materialien abholen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Catering verpacken
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Boden und Eingang kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
Standplätze markieren
3 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Standmaterialien verteilen
2 Personen
Aussteller mit dem Aufbau beginnen lassen
6 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Informationsstand einrichten
2 Personen
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
Workshopraum einrichten
3 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Preisliste und Flyer auslegen
3 Personen
Ton und Präsentation testen
2 Personen
Sicherheitswege freimachen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Teambriefing durchführen
8 Personen

Event

Türen öffnen
3 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Besucher begrüßen
2 Personen
Pläne verteilen
2 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Workshops betreuen
3 Personen
Präsentationen ankündigen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet sauber halten
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Verlorene Gegenstände erfassen
Letzten Workshop abschließen
2 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
6 Personen
Standmaterial sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
5 Personen
Location reinigen
4 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Rechnungen und Belege sammeln
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 24
StühleAnz. 80
StehtischeAnz. 8
Stehtisch
HockerAnz. 12
TischdeckenAnz. 24
VitrinenschränkeAnz. 6
ProspektständerAnz. 8
KleiderständerAnz. 4
AbsperrpfostenAnz. 12

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
LadestationenAnz. 2
KabelbinderAnz. 50
MultitoolAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 120
TellerAnz. 100
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
SchälchenAnz. 20
ServierschalenAnz. 16

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
ZangenAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 12
GeschirrtücherAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8

Dekoration

Eingangsschild
Programmatische PosterAnz. 8
Wegweiser-SchilderAnz. 12
StandbeschilderungAnz. 24
NamensschilderAnz. 100
BadgehalterAnz. 100
WimpelkettenAnz. 8
KunstpflanzenAnz. 12
TischdekorationAnz. 24

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12
LichterkettenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
StaubsaugerAnz. 2
WischsetsAnz. 2
PutzeimerAnz. 4
HandfegerAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Raumaufteilung und Standgrößen fest, bevor du Standbetreiber anschreibst. Plane Wege zwischen den Ständen sowie zusätzliche Flächen für Workshops, Empfang und Besucherinformationen ein.
Schicke Ausstellern die wichtigsten Informationen spätestens 14 Tage vor der Wohnungsmesse. Dazu gehören Aufbauzeiten, Standnummern, Teilnahmebedingungen und Hinweise zur benötigten Ausstattung.
Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche nicht erst am Messetag. Prüfe die Teilnehmerliste mindestens 7 Tage vorher und bestätige Besuchern ihre wichtigsten Informationen.
Finalisiere das Programm spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Termin. Teste Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel am Vortag gemeinsam mit den Workshopleitern.
Drucke Beschilderung, Infobroschüren, Namensschilder und Teilnehmerliste nicht erst am Veranstaltungstag. Kontrolliere den Bestand 3 bis 5 Tage vorher und bestelle fehlende Tische, Stühle, Prospektständer oder Küchenutensilien rechtzeitig nach.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Wohnungsmesse organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Raumaufteilung und Reservierungen. Für Genehmigungen, Ausstellergewinnung und Einladungen brauchst du danach weitere feste Vorlaufzeiten.
Wann sollte man die Aussteller einer Wohnungsmesse anschreiben?: Sprich Standbetreiber idealerweise 6 bis 8 Wochen vor der Messe an. Registriere Zusagen fortlaufend und sende die vollständigen Ausstellerinformationen spätestens 14 Tage vor dem Termin.
Wann müssen Programm und Standnummern feststehen?: Plane Standnummern und Besucherplan etwa 10 bis 14 Tage vorher. Das Programm sollte spätestens 5 bis 7 Tage vor der Wohnungsmesse final sein, damit du Einladungen, Beschilderung und Online-Ankündigungen anpassen kannst.
Was muss man am Tag vor einer Wohnungsmesse prüfen?: Prüfe am Vortag Raumaufteilung, Beschilderung und die komplette Technik. Teste insbesondere Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel und lege Namensschilder sowie Unterlagen griffbereit bereit.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.