Checklist para organizar una feria del hogar sin olvidos

Una feria del hogar necesita mucho más que reservar una sala y colocar mesas. Hay que coordinar a los expositores, definir la distribución, preparar los talleres y dejar lista la información para visitantes. Esta checklist reúne 76 tareas y 58 materiales para avanzar en orden, desde la fecha y los permisos hasta las acreditaciones, los folletos y el montaje. Úsala para detectar con tiempo lo que suele quedar pendiente: enchufes, números de stand, preferencias dietéticas y confirmaciones finales.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el horario
2 personas
Fijar la ubicación y la distribución de la sala
2 personas
Hacer reservas
Comprobar permisos y notificaciones
Redactar las condiciones de participación
2 personas
Contactar con los expositores
3 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Enviar información a los expositores
Preparar la oferta de talleres
2 personas
Asignar monitores del taller
2 personas
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el anuncio en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar la información para visitantes
Crear un mapa para los visitantes
2 personas
Asignar números de stand
2 personas
Definir el programa final
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir señalización
Imprimir folletos informativos
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Comprobar el inventario
2 personas
Encargar la lista de la compra
Recoger los materiales
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Empaquetar el catering
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Revisar el suelo y la entrada
2 personas
Colocar mesas y sillas
6 personas
Marcar las ubicaciones de los stands
3 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Repartir materiales del stand
2 personas
Coordinar el montaje de los expositores
6 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Montar la sala del taller
3 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Colocar las listas de precios y los folletos
3 personas
Probar el sonido y la presentación
2 personas
Despejar las rutas de seguridad
2 personas
Comprobar los baños
Hacer briefing al equipo
8 personas

Evento

Abrir las puertas
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Repartir planos
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Guiar talleres
3 personas
Anunciar presentaciones
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpio el buffet
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Registrar objetos perdidos
Terminar el último taller
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

Indicar a los expositores que desmonten
6 personas
Reunir materiales del stand
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
5 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Recopilar facturas y recibos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 24
Sillascant. 80
Mesas altascant. 8
Mesa de caja
Taburetescant. 12
Mantelescant. 24
Vitrinascant. 6
Expositores para folletoscant. 8
Percheroscant. 4
Postes separadorescant. 12

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 10
Estaciones de cargacant. 2
Bridascant. 50
Multiherramientacant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 120
Platoscant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Cucharones de servircant. 12
Cuencoscant. 20
Bandejas de servircant. 16

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Pinzascant. 8
Cajas de almacenamientocant. 12
Paños de cocinacant. 12
Bandejas de serviciocant. 8

Decoración

Cartel de entrada
Pósteres del programacant. 8
Señales de orientacióncant. 12
Carteles de standcant. 24
Credencialescant. 100
Portabadgescant. 100
Guirnaldascant. 8
Plantas artificialescant. 12
Decoración de mesacant. 24

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 2
Cubos de limpiezacant. 4
Escobas de manocant. 4
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el horario y la distribución de la sala antes de contactar con los expositores. Así podrás indicar desde el principio cuántos stands caben y dónde estarán los talleres, la caja y las zonas de paso.
Contacta con los expositores con varias semanas de margen y registra sus datos, necesidades y condiciones de participación. Asigna los números de stand cuando la lista esté suficientemente estable para evitar cambios en folletos y mapas.
Prepara el programa de talleres antes de abrir las inscripciones. Reserva un monitor para cada actividad y confirma si necesitarás portátil, proyector, pantalla, altavoces o micrófono.
Envía a los visitantes una confirmación con el horario, el mapa y las indicaciones prácticas al menos 3 días antes. Recoge las preferencias dietéticas con la inscripción, no el día de la feria.
Haz una comprobación final del inventario 48 horas antes del montaje. Además de mesas, sillas y vitrinas, revisa cables alargadores, regletas, bridas, estaciones de carga, vajilla y máquinas de café: son elementos fáciles de pasar por alto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria del hogar?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si habrá varios expositores, talleres e inscripciones. Reserva primero la ubicación y comprueba los permisos; después puedes cerrar participantes, programa, señalización y materiales.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores de una feria del hogar?: Envía las condiciones de participación al menos 6 semanas antes y cierra el registro aproximadamente 3 semanas antes. Así tendrás tiempo para asignar stands, preparar la lista de participantes y enviar la información definitiva.
¿Qué hay que preparar para los visitantes?: Prepara el mapa, el programa final, las confirmaciones, las acreditaciones y los folletos informativos. Procura tenerlos listos entre 3 y 5 días antes, y coloca la señalización impresa antes de abrir las puertas.
¿Cuándo revisar el material de una feria del hogar?: Haz una primera comprobación una semana antes y una revisión completa 48 horas antes. Cuenta el mobiliario, prueba el proyector y el sonido, y verifica que haya suficientes cables, regletas, vasos, tazas, platos y cubiertos.

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