Checklist pour organiser un salon de l'habitat

Un salon de l'habitat demande une coordination précise entre exposants, visiteurs, ateliers et logistique. Commencez par fixer la date, les horaires et l'agencement, puis avancez vers les autorisations, les inscriptions et la communication. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les participants, attribuer les stands et finaliser le programme. Cette checklist vous aide à suivre les 76 tâches du projet et à prévoir le mobilier, le matériel technique et la vaisselle nécessaires le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier les autorisations et les déclarations
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
Contacter les exposants
3 personnes
Enregistrer les exposants
2 personnes
Envoyer les informations aux exposants
Composer l’offre d’ateliers
2 personnes
Prévoir les animateurs d'atelier
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l'annonce en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les informations visiteurs
Créer un plan pour les visiteurs
2 personnes
Attribuer les numéros de stand
2 personnes
Finaliser le programme
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la signalisation
Imprimer les brochures d'information
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Vérifier les stocks
2 personnes
Commander la liste de courses
Récupérer le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Emballer le service traiteur
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le sol et l’entrée
2 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Marquer les emplacements
3 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Distribuer les supports de stand
2 personnes
Faire monter les exposants
6 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Aménager la salle d’atelier
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les listes de prix et les brochures
3 personnes
Tester le son et la présentation
2 personnes
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
Vérifier les toilettes
Faire le briefing d’équipe
8 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Distribuer les plans
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Encadrer les ateliers
3 personnes
Annoncer les présentations
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet propre
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Enregistrer les objets trouvés
Finaliser le dernier atelier
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Faire démonter les stands
6 personnes
Rassembler le matériel du stand
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Remettre le mobilier en place
5 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rassembler les factures et les reçus
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 8
Table de caisse
Tabouretsqté 12
Nappesqté 24
Vitrinesqté 6
Présentoirs à dépliantsqté 8
Portants à vêtementsqté 4
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Stations de rechargeqté 2
Serre-câblesqté 50
Multitoolqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Cuillères de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Plateaux de serviceqté 16

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pincesqté 8
Bacs de rangementqté 12
Torchonsqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Décoration

Panneau d’entrée
Affiches du programmeqté 8
Panneaux directionnelsqté 12
Panneaux de standqté 24
Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Guirlandes de fanionsqté 8
Plantes artificiellesqté 12
Décoration de tableqté 24

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateurqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 4
Balais à mainqté 4
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et ses horaires avant de contacter les exposants : l'agencement doit prévoir les stands, les espaces d'ateliers, l'accueil et les circulations visiteurs.
Envoyez les conditions de participation avec l'inscription exposant. Demandez au minimum les coordonnées, les besoins techniques et les contraintes d'installation pour éviter les changements de dernière minute.
Finalisez le plan des visiteurs et les numéros de stand avant d'imprimer les badges, brochures et panneaux. Gardez une marge pour les exposants qui se désistent ou changent d'emplacement.
Testez le vidéoprojecteur, l'écran, les haut-parleurs et le microphone au moins 24 heures avant l'ouverture. Prévoyez des rallonges, multiprises et serre-câbles pour sécuriser chaque branchement.
Confirmez les informations visiteurs et les besoins alimentaires quelques jours avant l'événement. Vérifiez ensuite les stocks de tasses, verres, assiettes et couverts avant de passer la commande finale.

Questions fréquentes

Quand commencer l'organisation d'un salon de l'habitat ?: Commencez au moins 3 à 6 mois avant l'ouverture. Les premières étapes sont la réservation du lieu, la vérification des autorisations et la rédaction des conditions de participation, avant de lancer les invitations aux exposants.
Combien de temps avant faut-il contacter les exposants ?: Contactez-les idéalement 8 à 12 semaines avant le salon. Prévoyez ensuite une date limite d'inscription située au moins 4 semaines avant l'événement afin de finaliser les stands, les badges et le plan des visiteurs.
Quand finaliser le programme des ateliers ?: Finalisez le programme 2 à 3 semaines avant l'ouverture. Cela laisse le temps de confirmer les animateurs, d'intégrer les horaires dans les invitations et d'imprimer les brochures et la signalétique.
Que vérifier la veille d'un salon de l'habitat ?: La veille, vérifiez l'installation des tables, chaises, vitrines et présentoirs, puis testez tout le matériel technique. Contrôlez également les badges, les listes de participants, les brochures, les stocks et les branchements électriques.

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