Zo organiseer je een praktische wintersportbeurs

Begin met de beursdatum, openingstijden en zaal voordat je exposanten benadert. Daarna leg je de deelnemersstroom vast: hoeveel standhouders verwacht je, waar komen bezoekers binnen en welke presentaties plan je? Regel aanmeldingen, dieetwensen en technische behoeften ruim vooraf. In de laatste week draait alles om controleren, printen en logistiek: standnummers, badges, stroom, apparatuur en materialen moeten op volgorde klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Beursdatum en tijden vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaalindeling reserveren
2 personen
3
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
4
Exposanten uitnodigen
2 personen
5
Aanmeldformulier publiceren
6
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
7
Socialmediaberichten plaatsen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Exposantenbehoeften inventariseren
2 personen
11
Standplaatsen toewijzen
2 personen
12
Standhouders informeren
13
Catering bestellen
2 personen
14
Techniek en stroom controleren
2 personen
15
Presentatieschema maken
16
Plattegrond en bewegwijzering maken
17
Polsbandjes en badges voorbereiden
2 personen
18
Informatiemateriaal printen
19
Prijslijsten en formulieren printen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Materialen naar locatie brengen
3 personen
22
Zaal en toiletten controleren
2 personen
23
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
24
Standwanden plaatsen
4 personen
25
Standnummers ophangen
2 personen
26
Stroompunten verdelen
2 personen
27
Verlichting ophangen
3 personen
28
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
29
Presentatiescherm installeren
2 personen
30
Demomateriaal klaarleggen
4 personen
31
Decoratie ophangen
3 personen
32
Registratiebalie inrichten
2 personen
33
Cateringbuffet inrichten
3 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
36
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
37
Toegang en garderobe inrichten
2 personen
38
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
39
Techniek en microfoons testen
2 personen

Event

40
Exposanten ontvangen
3 personen
41
Exposanten naar stands begeleiden
3 personen
42
Bezoekers registreren
3 personen
43
Badges uitdelen
2 personen
44
Bezoekers informeren
2 personen
45
Presentaties aankondigen
46
Presentaties begeleiden
2 personen
47
Demonstraties begeleiden
3 personen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Toiletten controleren
54
Gevonden voorwerpen registreren
55
Bezoekers uitgeleide doen
2 personen
56
Exposanten uitchecken
2 personen

Nazorg

57
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
58
Presentatiemateriaal verzamelen
3 personen
59
Standmaterialen demonteren
4 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
61
Decoratie verwijderen
2 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Apparatuur inpakken
3 personen
64
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
65
Zaal schoonmaken
3 personen
66
Toiletten schoonmaken
2 personen
67
Gevonden voorwerpen overdragen
68
Materialen terugbrengen
3 personen
69
Huurmaterialen retourneren
2 personen
70
Ongebruikte boodschappen opbergen
2 personen
71
Bezoekersbedankbericht versturen
72
Exposantenbedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurstafelsaantal 20
Stoelenaantal 80
Standwandenaantal 20
Barkrukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 10

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 20
Serveerlepelsaantal 20

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Presentatiescherm
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Koelboxenaantal 4
Kabelhaspelsaantal 4
Handtrucksaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelkastenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 4

Decoratie

Sneeuwvlokdecoratieaantal 30
Wintersportpostersaantal 20
Vlaggenlijnenaantal 10
Tafelkleedjesaantal 20
Pijlbordenaantal 20
Standnummersaantal 20
Badgehoudersaantal 120
Naamstickersaantal 150
Inschrijfformulierenaantal 150
Programmafoldersaantal 200
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Plakbandaantal 8
Tie-wrapsaantal 100

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie pas definitief nadat je de zaalindeling hebt getekend. Controleer of alle standplaatsen passen, of er ruimte is voor presentaties en of bezoekers zonder opstoppingen langs de stands kunnen lopen.
Vraag exposanten bij hun aanmelding meteen naar stroom, tafelruimte, presentaties en andere benodigdheden. Geef de definitieve standplaats en praktische instructies uiterlijk 7 dagen voor de beurs door.
Plan presentaties in tijdsblokken van bijvoorbeeld 30 tot 45 minuten en test laptop, beamer, scherm, luidsprekers en draadloze microfoons minimaal 1 dag vooraf. Leg verlengkabels en stekkerdozen niet pas bij de opbouw klaar.
Maak voor bezoekers één duidelijke plattegrond met standnummers, presentatieruimte, catering, toiletten en garderobe. Print de plattegrond, badges, polsbandjes, prijslijsten en formulieren uiterlijk 2 dagen voor de beurs.
Plan de opbouw achteruit vanaf de openingstijd. Zet tafels, stoelen en standwanden eerst neer, hang daarna de standnummers op en breng apparatuur en cateringmaterialen pas naar binnen nadat de looproutes vrij zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wintersportbeurs organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en exposanten. Stuur bezoekersuitnodigingen ongeveer 3 weken voor de beurs en sluit de praktische inventarisatie 7 dagen vooraf.
Hoe deel je een zaal in voor een wintersportbeurs?: Teken eerst de standplaatsen op schaal en houd minimaal één duidelijke bezoekersroute vrij. Reserveer daarnaast ruimte voor presentaties, catering, garderoberekken en een entree met badges en informatiemateriaal.
Wanneer moet je exposanten uitnodigen voor een wintersportbeurs?: Nodig exposanten 6 tot 8 weken voor de beurs uit, zodat je de lijst en zaalindeling op tijd kunt afronden. Vraag hun stroom- en presentatiewensen uiterlijk 3 weken vooraf op.
Wanneer controleer je de techniek voor een wintersportbeurs?: Controleer alle apparatuur uiterlijk 1 dag vooraf en herhaal de test op de beursdag vóór de ontvangst van bezoekers. Test vooral de verbinding tussen laptop, beamer, presentatiescherm, luidsprekers en microfoons.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.