Cómo organizar una feria de deportes de invierno

Una feria de deportes de invierno necesita más coordinación que una simple exposición: hay que encajar expositores, presentaciones, circulación de visitantes y necesidades técnicas. Empieza fijando fecha, horario y recinto; después confirma quién participa y asigna los puestos antes de abrir las inscripciones. Durante las dos semanas previas, concentra la comunicación, el catering y la impresión de acreditaciones. El último día revisa sala, baños, corriente y señalización antes de montar mesas, paneles y equipos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y los horarios de la feria
2 personas
2
Reservar el recinto y la distribución de la sala
2 personas
3
Preparar la lista de expositores
2 personas
4
Invitar a los expositores
2 personas
5
Publicar el formulario de inscripción
6
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
7
Publicar mensajes en redes sociales
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Recopilar las necesidades de los expositores
2 personas
11
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
12
Informar a los responsables de los stands
13
Pedir el catering
2 personas
14
Comprobar la técnica y la corriente
2 personas
15
Crear el programa de presentaciones
16
Hacer el mapa y la señalización
17
Preparar pulseras y acreditaciones
2 personas
18
Imprimir material informativo
19
Imprimir listas de precios y formularios
20
Hacer la compra
2 personas
21
Llevar materiales al lugar
3 personas
22
Comprobar la sala y los baños
2 personas
23
Montar mesas y sillas
4 personas
24
Instalar los paneles del stand
4 personas
25
Colgar los números de stand
2 personas
26
Repartir los puntos de electricidad
2 personas
27
Colgar la iluminación
3 personas
28
Conectar el equipo de sonido
2 personas
29
Instalar la pantalla de presentaciones
2 personas
30
Preparar el material de demostración
4 personas
31
Colgar la decoración
3 personas
32
Montar el mostrador de registro
2 personas
33
Montar el buffet de catering
3 personas
34
Enfriar las bebidas
2 personas
35
Montar el punto de café y té
2 personas
36
Colocar la señalización
2 personas
37
Montar el acceso y el guardarropa
2 personas
38
Despejar las rutas de seguridad
2 personas
39
Probar el equipo técnico y los micrófonos
2 personas

Evento

40
Recibir a los expositores
3 personas
41
Guiar a los expositores a sus stands
3 personas
42
Registrar a los visitantes
3 personas
43
Repartir acreditaciones
2 personas
44
Informar a los visitantes
2 personas
45
Anunciar presentaciones
46
Coordinar presentaciones
2 personas
47
Coordinar demostraciones
3 personas
48
Servir café y té
2 personas
49
Servir aperitivos
3 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Mantener limpio el bufé y las mesas
2 personas
52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
53
Comprobar los baños
54
Registrar objetos perdidos
55
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
56
Registrar a los expositores
2 personas

Seguimiento

57
Apagar el sistema de sonido
2 personas
58
Reunir material de presentación
3 personas
59
Desmontar los materiales del stand
4 personas
60
Recoger mesas y sillas
4 personas
61
Retirar la decoración
2 personas
62
Lavar la vajilla
3 personas
63
Empacar el equipo
3 personas
64
Clasificar y retirar residuos
3 personas
65
Limpiar la sala
3 personas
66
Limpiar los baños
2 personas
67
Entregar los objetos perdidos
68
Devolver los materiales
3 personas
69
Devolver el material alquilado
2 personas
70
Guardar los víveres no utilizados
2 personas
71
Enviar mensaje de agradecimiento a los visitantes
72
Enviar mensaje de agradecimiento a los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de feriacant. 20
Sillascant. 80
Paredes para standscant. 20
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 4
Papeleracant. 10

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasos para aguacant. 120
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 20
Cucharones de servircant. 20

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de presentación
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Neveras portátilescant. 4
Enrollacablescant. 4
Carretillas de manocant. 2

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neverascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 4

Decoración

Decoración de copo de nievecant. 30
Pósteres de deportes de inviernocant. 20
Guirnaldascant. 10
Manteles individualescant. 20
Carteles direccionalescant. 20
Números de standcant. 20
Portabadgescant. 120
Pegatinas con nombrecant. 150
Formularios de inscripcióncant. 150
Folletos del programacant. 200
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 6
Cinta adhesivacant. 8
Bridascant. 100

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra la distribución de la sala antes de confirmar a los expositores. Deja pasillos claros y comunica a cada responsable el número de su puesto al menos 7 días antes.
Programa las presentaciones con franjas concretas y comprueba el portátil, proyector, pantalla, altavoces y micrófonos inalámbricos como mínimo 24 horas antes. Lleva cables alargadores, regletas y enrollacables de repuesto.
Pide las preferencias dietéticas junto con la inscripción y encarga el catering con varios días de margen. Para el servicio, calcula tazas de café, vasos de agua, platos, cubiertos y bandejas según el número confirmado, no según una estimación inicial.
Prepara el mapa, los números de stand, las pulseras y las acreditaciones antes del montaje. Imprime también listas de precios y formularios: son fáciles de olvidar cuando toda la atención está puesta en los puestos.
Reserva tiempo específico para descargar y transportar el material. Las carretillas de mano y las neveras portátiles resultan especialmente útiles cuando mesas, paredes para stands, máquinas de café y equipos llegan al mismo tiempo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de deportes de invierno?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el recinto, preparar la lista de expositores y abrir las inscripciones. Deja la última semana para confirmar asistentes, catering, necesidades técnicas y distribución de los puestos.
¿Cuándo debo asignar los puestos a los expositores?: Asígnalos cuando hayas recopilado las necesidades de cada expositor y, como mínimo, 7 días antes de la feria. Envía entonces el número del stand, el horario de llegada y las indicaciones de montaje.
¿Cuándo se debe comprobar el equipo audiovisual?: Haz una primera comprobación 24 horas antes y repítela al llegar al recinto. Prueba cada micrófono, las conexiones del portátil al proyector, los altavoces y todas las regletas antes de que entre el público.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar la feria?: Reserva al menos 3 horas para montar mesas, sillas, paredes y señalización, y añade tiempo para descargar el material. Si hay presentaciones y catering, termina la revisión de sala y baños 60 minutos antes de la apertura.

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