Organiser un salon des sports d’hiver, étape par étape

Un salon des sports d’hiver demande surtout une bonne coordination entre exposants, visiteurs et intervenants. Commencez par fixer la date, les horaires et la configuration de la salle, puis avancez vers les inscriptions et l’attribution des stands. Les points souvent réglés trop tard sont l’alimentation électrique, le planning des présentations, les besoins alimentaires et la signalétique. Prévoyez aussi un temps dédié au montage des tables, panneaux, chaises et équipements avant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires du salon
2 personnes
2
Réserver le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
3
Établir la liste des exposants
2 personnes
4
Inviter les exposants
2 personnes
5
Publier le formulaire d'inscription
6
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
7
Publier des messages sur les réseaux sociaux
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Recenser les besoins des exposants
2 personnes
11
Attribuer les emplacements
2 personnes
12
Informer les exposants
13
Commander le catering
2 personnes
14
Vérifier la technique et l’alimentation électrique
2 personnes
15
Établir le planning des présentations
16
Créer le plan et la signalétique
17
Préparer les bracelets et les badges
2 personnes
18
Imprimer le matériel d’information
19
Imprimer les tarifs et formulaires
20
Faire les courses
2 personnes
21
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
22
Vérifier la salle et les toilettes
2 personnes
23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
24
Installer les parois des stands
4 personnes
25
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
26
Répartir les points d'alimentation
2 personnes
27
Installer l'éclairage
3 personnes
28
Raccorder la sonorisation
2 personnes
29
Installer l’écran de présentation
2 personnes
30
Préparer le matériel de démonstration
4 personnes
31
Installer la décoration
3 personnes
32
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
33
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Installer le point café et thé
2 personnes
36
Installer la signalisation
2 personnes
37
Aménager l’accueil et le vestiaire
2 personnes
38
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
39
Tester la technique et les microphones
2 personnes

Événement

40
Accueillir les exposants
3 personnes
41
Guider les exposants vers les stands
3 personnes
42
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
43
Distribuer les badges
2 personnes
44
Informer les visiteurs
2 personnes
45
Annoncer les présentations
46
Animer les présentations
2 personnes
47
Encadrer les démonstrations
3 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Vérifier les toilettes
54
Enregistrer les objets trouvés
55
Accompagner les visiteurs à la sortie
2 personnes
56
Faire le départ des exposants
2 personnes

Suivi

57
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
58
Rassembler le matériel de présentation
3 personnes
59
Démonter le matériel du stand
4 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
61
Retirer la décoration
2 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Emballer le matériel
3 personnes
64
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
65
Nettoyer la salle
3 personnes
66
Nettoyer les toilettes
2 personnes
67
Remettre les objets trouvés
68
Rapporter le matériel
3 personnes
69
Retourner les matériels de location
2 personnes
70
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
71
Envoyer le message de remerciement aux visiteurs
72
Envoyer le message de remerciement aux exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 20
Chaisesqté 80
Panneaux de standqté 20
Tabourets de barqté 12
Portantsqté 4
Poubellesqté 10

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Cuillères de serviceqté 20

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de présentation
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Glacièresqté 4
Rallonges à enrouleurqté 4
Diablesqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Réfrigérateursqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4

Décoration

Décoration flocons de neigeqté 30
Affiches de sports d’hiverqté 20
Guirlandes de fanionsqté 10
Nappesqté 20
Panneaux indicateursqté 20
Numéros de standqté 20
Porte-badgesqté 120
Étiquettes nominativesqté 150
Formulaires d'inscriptionqté 150
Brochures du programmeqté 200
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 100

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle et son agencement avant d’inviter les exposants : vous aurez besoin des dimensions et du nombre exact d’emplacements pour attribuer les stands sans improviser.
Lancez les inscriptions des visiteurs plusieurs semaines avant le salon et clôturez-les assez tôt pour prévoir les badges, bracelets, tarifs imprimés et quantités de restauration.
Demandez à chaque exposant ses besoins électriques, son mobilier et son matériel de présentation avant d’envoyer le plan définitif. Cela évite de découvrir le jour J qu’il manque une multiprise ou une rallonge.
Finalisez le planning des présentations au moins 7 jours avant l’événement, puis transmettez à chaque intervenant son horaire, la durée prévue et le matériel disponible : ordinateur, vidéoprojecteur, écran et microphones.
Réservez une plage de montage avant l’accueil du public : installez d’abord les tables, panneaux et numéros de stand, puis vérifiez les toilettes, les poubelles, les prises et le cheminement dans la salle.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon des sports d’hiver ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, confirmer les exposants, ouvrir les inscriptions et régler la restauration ainsi que la technique.
Quand faut-il attribuer les emplacements aux exposants ?: Attribuez les stands environ 3 semaines avant le salon, après avoir recueilli les besoins en mobilier et en électricité. Envoyez ensuite le plan et les consignes au plus tard 7 jours avant l’ouverture.
Combien de temps prévoir pour installer les stands ?: Comptez au moins 2 à 3 heures pour installer les tables, chaises, panneaux, portants et numéros, davantage si la salle est grande. Ajoutez ensuite 30 minutes pour tester les prises, le son et la projection.
Quand commander le catering pour un salon des sports d’hiver ?: Passez la commande 7 à 10 jours avant l’événement, après avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires. Gardez une marge pour les exposants et intervenants confirmés tardivement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.