Wie organisiert man eine Wintersportmesse?

Eine Wintersportmesse steht und fällt mit der Abstimmung zwischen Ausstellern, Raumplanung und Technik. Lege zuerst Termin, Öffnungszeiten und Veranstaltungsort fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Ausstelleranmeldungen, Standvergabe, Besucherwerbung und die Erfassung von Strom-, Präsentations- und Cateringbedarf. Plane den Aufbau nicht erst am Messetag: Standwände, Beschilderung, Technik und Informationsmaterial müssen vorher geprüft und vor Ort kontrolliert werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Messetermin und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
2
Location und Raumaufteilung reservieren
2 Personen
3
Ausstellerliste zusammenstellen
2 Personen
4
Aussteller einladen
2 Personen
5
Anmeldeformular veröffentlichen
6
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
7
Social-Media-Beiträge posten
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Bedarf der Aussteller erfassen
2 Personen
11
Standplätze zuweisen
2 Personen
12
Standbetreiber informieren
13
Catering bestellen
2 Personen
14
Technik und Strom prüfen
2 Personen
15
Präsentationsplan erstellen
16
Lageplan und Beschilderung erstellen
17
Armbänder und Badges vorbereiten
2 Personen
18
Informationsmaterial drucken
19
Preislisten und Formulare drucken
20
Einkaufen gehen
2 Personen
21
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
22
Saal und Toiletten kontrollieren
2 Personen
23
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
24
Standwände aufstellen
4 Personen
25
Standnummern aufhängen
2 Personen
26
Stromanschlüsse verteilen
2 Personen
27
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
28
Musikanlage anschließen
2 Personen
29
Präsentationsbildschirm installieren
2 Personen
30
Demomaterial bereitlegen
4 Personen
31
Dekoration aufhängen
3 Personen
32
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
33
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
34
Getränke kalt stellen
2 Personen
35
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
36
Beschilderung anbringen
2 Personen
37
Zugang und Garderobe einrichten
2 Personen
38
Sicherheitswege freimachen
2 Personen
39
Technik und Mikrofone testen
2 Personen

Event

40
Aussteller empfangen
3 Personen
41
Aussteller zu den Ständen begleiten
3 Personen
42
Besucher registrieren
3 Personen
43
Namensschilder ausgeben
2 Personen
44
Besucher informieren
2 Personen
45
Präsentationen ankündigen
46
Präsentationen betreuen
2 Personen
47
Vorführungen betreuen
3 Personen
48
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
49
Snacks servieren
3 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Buffet und Tische sauber halten
2 Personen
52
Mülleimer leeren
2 Personen
53
Toiletten kontrollieren
54
Fundgegenstände registrieren
55
Besucher verabschieden
2 Personen
56
Aussteller auschecken
2 Personen

Nachbereitung

57
Anlage ausschalten
2 Personen
58
Präsentationsmaterial sammeln
3 Personen
59
Standmaterialien abbauen
4 Personen
60
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
61
Dekoration entfernen
2 Personen
62
Geschirr abwaschen
3 Personen
63
Geräte einpacken
3 Personen
64
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
65
Saal reinigen
3 Personen
66
Toiletten reinigen
2 Personen
67
Fundsachen übergeben
68
Materialien zurückbringen
3 Personen
69
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
70
Unbenutzte Einkäufe verstauen
2 Personen
71
Dankesnachricht an Besucher versenden
72
Dankesnachricht an Aussteller senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MessetischeAnz. 20
StühleAnz. 80
StandwändeAnz. 20
BarhockerAnz. 12
GarderobenständerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 10

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
WassergläserAnz. 120
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 20

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Beamer
Präsentationsbildschirm
LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
KühlboxenAnz. 4
KabeltrommelnAnz. 4
SackkarrenAnz. 2

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlschränkeAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ZangenAnz. 8
MessbecherAnz. 4

Dekoration

SchneeflockendekorationAnz. 30
WintersportposterAnz. 20
WimpelkettenAnz. 10
TischdeckenAnz. 20
WegweiserAnz. 20
StandnummernAnz. 20
BadgehalterAnz. 120
NamensaufkleberAnz. 150
AnmeldeformulareAnz. 150
ProgrammhefteAnz. 200
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 6
KlebebandAnz. 8
KabelbinderAnz. 100

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Raumaufteilung und Ausstellerliste. So bleibt Zeit, Absagen zu ersetzen und Standplätze passend zu Stromanschlüssen und Besucherwegen zu vergeben.
Verschicke die Ausstellereinladung mit einer festen Anmeldefrist, idealerweise 4 bis 6 Wochen vor der Messe. Frage dabei gleichzeitig nach Standgröße, Strombedarf, Präsentationstechnik und besonderen Ernährungswünschen.
Plane Besucherkommunikation in zwei Wellen: die erste Einladung etwa 4 Wochen vorher, eine Erinnerung 7 bis 10 Tage vor dem Termin. Ergänze Social-Media-Beiträge mit Öffnungszeiten, Anfahrt und einem einfachen Lageplan.
Teste Laptop, Beamer, Präsentationsbildschirm, Lautsprecher und Funkmikrofone spätestens am Vortag gemeinsam. Prüfe jedes Verlängerungskabel und jede Kabeltrommel; fehlende Steckdosen oder zu kurze Kabel bremsen den Aufbau sofort.
Lege für den Messetag einen Aufbaupuffer von mindestens 2 Stunden ein. Kontrolliere zuerst Saal, Toiletten und Strom, stelle danach Tische, Stühle und Standwände auf und bringe anschließend Standnummern, Badges und Informationsmaterial an.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Wintersportmesse organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Messetermin. In dieser Zeit lassen sich Location, Aussteller, Standplanung, Catering, Technik und Besucherwerbung in einer sinnvollen Reihenfolge organisieren.
Wann sollte man Aussteller zu einer Wintersportmesse einladen?: Versende die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist 4 bis 6 Wochen vor der Messe. So kannst du Standplätze, Strombedarf und Präsentationen rechtzeitig festlegen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Wintersportmesse?: Plane mindestens 2 Stunden für den Aufbau ein, bei vielen Ausstellern eher 3 bis 4 Stunden. Tische, Stühle und Standwände sollten stehen, bevor Beschilderung, Technik und Informationsmaterial verteilt werden.
Wann prüft man die Technik für eine Wintersportmesse?: Teste Beamer, Bildschirm, Lautsprecher, Funkmikrofone und Stromanschlüsse spätestens am Vortag. Am Messetag genügt dann eine kurze Funktionskontrolle, statt Fehler während des Einlasses zu suchen.

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