Wintersportbeurs organiseren: checklist en planning

Een wintersportbeurs vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst datum, zaal en exposanten, daarna bezoekers, stands en techniek. Met 72 taken en 49 benodigdheden houd je overzicht van de eerste reservering tot het klaarzetten van de zaal. Let extra op stroompunten, presentaties, standnummers en dieetwensen; die worden vaak pas op het laatste moment geregeld. Gebruik deze checklist om de beurs stap voor stap voor te bereiden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Beursdatum en tijden vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling reserveren
2 personen
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
Exposanten uitnodigen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
Socialmediaberichten plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Exposantenbehoeften inventariseren
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Standhouders informeren
Catering bestellen
2 personen
Techniek en stroom controleren
2 personen
Presentatieschema maken
Plattegrond en bewegwijzering maken
Polsbandjes en badges voorbereiden
2 personen
Informatiemateriaal printen
Prijslijsten en formulieren printen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Zaal en toiletten controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Standwanden plaatsen
4 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Stroompunten verdelen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Presentatiescherm installeren
2 personen
Demomateriaal klaarleggen
4 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Toegang en garderobe inrichten
2 personen
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
Techniek en microfoons testen
2 personen

Event

Exposanten ontvangen
3 personen
Exposanten naar stands begeleiden
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Badges uitdelen
2 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Presentaties aankondigen
Presentaties begeleiden
2 personen
Demonstraties begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Gevonden voorwerpen registreren
Bezoekers uitgeleide doen
2 personen
Exposanten uitchecken
2 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Presentatiemateriaal verzamelen
3 personen
Standmaterialen demonteren
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur inpakken
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen overdragen
Materialen terugbrengen
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Ongebruikte boodschappen opbergen
2 personen
Bezoekersbedankbericht versturen
Exposantenbedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurstafelsaantal 20
Stoelenaantal 80
Standwandenaantal 20
Barkrukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 10

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 20
Serveerlepelsaantal 20

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Presentatiescherm
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Koelboxenaantal 4
Kabelhaspelsaantal 4
Handtrucksaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelkastenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 4

Decoratie

Sneeuwvlokdecoratieaantal 30
Wintersportpostersaantal 20
Vlaggenlijnenaantal 10
Tafelkleedjesaantal 20
Pijlbordenaantal 20
Standnummersaantal 20
Badgehoudersaantal 120
Naamstickersaantal 150
Inschrijfformulierenaantal 150
Programmafoldersaantal 200
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Plakbandaantal 8
Tie-wrapsaantal 100

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de beursdatum, openingstijden en zaalindeling eerst vast. Reserveer daarna direct de beurstafels, standwanden, stoelen en eventuele barkrukken, zodat je de standplaatsen op schaal kunt toewijzen.
Vraag exposanten bij hun aanmelding meteen naar stroom, presentatiemateriaal, tafelruimte en dieetwensen. Stuur de definitieve standplaats, opbouwtijd en praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor de beurs.
Controleer techniek niet alleen op aanwezigheid, maar ook op aansluitingen. Test laptop, beamer, presentatiescherm, luidsprekers en draadloze microfoons minimaal 1 dag vooraf; leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels klaar.
Plan bezoekerscommunicatie in meerdere momenten: verstuur de eerste uitnodiging zodra de aanmelding opent en plaats in de laatste 7 dagen nog minstens 2 herinneringen. Houd aanmeldingen en dieetwensen bij in één overzicht voor de catering.
Maak op de opbouwdag eerst de looproute vrij en hang daarna plattegrond, bewegwijzering en standnummers op. Zet afvalbakken, garderoberekken, informatiemateriaal en badges klaar voordat exposanten en bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wintersportbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en exposanten. Plan de bezoekersuitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de beurs en rond de zaalindeling 7 dagen vooraf af.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een wintersportbeurs op te bouwen?: Reserveer minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, standwanden, standnummers en bewegwijzering. Plan daarna nog 60 minuten voor techniek, catering, badges en een laatste controle van zaal en toiletten.
Wanneer moet ik de catering voor een wintersportbeurs bestellen?: Bestel de catering 7 tot 10 dagen vooraf, zodra het aantal aanmeldingen redelijk stabiel is. Verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen voor de beurs en geef die gebundeld door.
Hoeveel techniek heb ik nodig voor presentaties op een wintersportbeurs?: Reken per presentatieruimte op 1 laptop, 1 beamer, 1 presentatiescherm, luidsprekers en een draadloze microfoon. Test alles minimaal 1 dag vooraf en neem per ruimte minstens 2 stekkerdozen en voldoende verlengkabels mee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.