Checklist para organizar una feria de deportes de invierno

Organizar una feria de deportes de invierno requiere coordinar expositores, visitantes, puestos y presentaciones sin dejar el montaje para el último momento. Empieza fijando fecha, horario y recinto; después confirma quién participa y qué necesita cada expositor. La inscripción, el programa y la señalización deben estar cerrados antes de imprimir materiales. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios para llegar al día de la feria con la sala, la técnica y el catering preparados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y los horarios de la feria
2 personas
Reservar el recinto y la distribución de la sala
2 personas
Preparar la lista de expositores
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar las necesidades de los expositores
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Informar a los responsables de los stands
Pedir el catering
2 personas
Comprobar la técnica y la corriente
2 personas
Crear el programa de presentaciones
Hacer el mapa y la señalización
Preparar pulseras y acreditaciones
2 personas
Imprimir material informativo
Imprimir listas de precios y formularios
Hacer la compra
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Comprobar la sala y los baños
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Instalar los paneles del stand
4 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Repartir los puntos de electricidad
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Instalar la pantalla de presentaciones
2 personas
Preparar el material de demostración
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar el acceso y el guardarropa
2 personas
Despejar las rutas de seguridad
2 personas
Probar el equipo técnico y los micrófonos
2 personas

Evento

Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores a sus stands
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Anunciar presentaciones
Coordinar presentaciones
2 personas
Coordinar demostraciones
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpio el bufé y las mesas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Registrar objetos perdidos
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Registrar a los expositores
2 personas

Seguimiento

Apagar el sistema de sonido
2 personas
Reunir material de presentación
3 personas
Desmontar los materiales del stand
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Empacar el equipo
3 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Entregar los objetos perdidos
Devolver los materiales
3 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar los víveres no utilizados
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento a los visitantes
Enviar mensaje de agradecimiento a los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de feriacant. 20
Sillascant. 80
Paredes para standscant. 20
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 4
Papeleracant. 10

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasos para aguacant. 120
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 20
Cucharones de servircant. 20

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de presentación
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Neveras portátilescant. 4
Enrollacablescant. 4
Carretillas de manocant. 2

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neverascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 4

Decoración

Decoración de copo de nievecant. 30
Pósteres de deportes de inviernocant. 20
Guirnaldascant. 10
Manteles individualescant. 20
Carteles direccionalescant. 20
Números de standcant. 20
Portabadgescant. 120
Pegatinas con nombrecant. 150
Formularios de inscripcióncant. 150
Folletos del programacant. 200
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 6
Cinta adhesivacant. 8
Bridascant. 100

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra la distribución de la sala antes de asignar los puestos. Reserva espacio para mesas, paredes de stand, percheros, taburetes y pasillos; después comunica a cada expositor su número y ubicación.
No esperes a la semana del evento para revisar las necesidades técnicas. Comprueba con antelación el proyector, la pantalla, los altavoces, los micrófonos inalámbricos, los alargadores y las regletas, y prueba todo en la sala.
Fija una fecha límite para las inscripciones y recoge en el mismo formulario las preferencias dietéticas y las necesidades de cada expositor. Así puedes pedir el catering y preparar los puestos con datos reales, no con estimaciones.
Prepara el programa de presentaciones y la señalización antes de imprimir. El mapa, los números de stand, las acreditaciones, las pulseras y las listas de precios deben coincidir para evitar correcciones de última hora.
Planifica el montaje por fases: lleva primero paredes, mesas y sillas, después instala los paneles y cuelga los números de stand. Reserva tiempo para comprobar baños, corriente, papeleras, neveras y el material de café antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de deportes de invierno?: Empieza la planificación al menos 8 semanas antes. Deja cerrados el recinto, los expositores y el formulario de inscripción durante las primeras 2 semanas, y reserva las 2 últimas para imprimir, comprar y montar.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores y sus necesidades?: Pide la confirmación y las necesidades técnicas o de espacio entre 4 y 6 semanas antes. Cierra la lista definitiva como mínimo 10 días antes para poder asignar puestos, preparar acreditaciones y actualizar el mapa.
¿Cuándo se prepara el catering de una feria?: Confirma el número de asistentes y las preferencias dietéticas entre 7 y 10 días antes. Haz una revisión final 48 horas antes, especialmente si habrá café, té, agua y servicio con platos, vasos y cubiertos.
¿Cuánto tiempo necesita el montaje de la feria?: Reserva al menos 3 horas para montar mesas, sillas, paredes y paneles de stand, instalar la técnica y colocar la señalización. Añade 30 minutos para comprobar la sala, los baños, la corriente y que cada expositor tenga su espacio.

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