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Wintersportmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Wintersportmesse braucht früh festgelegte Zeiten, eine passende Raumaufteilung und klare Absprachen mit Ausstellern. Plane zuerst Termin, Ort und Ausstellerliste, danach Anmeldung, Besucherwerbung und Standvergabe. In den letzten Wochen kommen Catering, Technik, Drucksachen und Beschilderung hinzu. Am Veranstaltungstag zählen ein sauberer Aufbau, geprüfte Stromanschlüsse und ein Lageplan, der Besuchern und Standbetreibern die Orientierung erleichtert.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Messetermin und Uhrzeiten festlegen

    2 Personen

  • Location und Raumaufteilung reservieren

    2 Personen

  • Ausstellerliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Aussteller einladen

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Besuchereinladungen verschicken

    2 Personen

  • Social-Media-Beiträge posten

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Bedarf der Aussteller erfassen

    2 Personen

  • Standplätze zuweisen

    2 Personen

  • Standbetreiber informieren

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Technik und Strom prüfen

    2 Personen

  • Präsentationsplan erstellen

  • Lageplan und Beschilderung erstellen

  • Armbänder und Badges vorbereiten

    2 Personen

  • Informationsmaterial drucken

  • Preislisten und Formulare drucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Saal und Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Standwände aufstellen

    4 Personen

  • Standnummern aufhängen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse verteilen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Präsentationsbildschirm installieren

    2 Personen

  • Demomaterial bereitlegen

    4 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Zugang und Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Sicherheitswege freimachen

    2 Personen

  • Technik und Mikrofone testen

    2 Personen

Event

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Aussteller zu den Ständen begleiten

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Namensschilder ausgeben

    2 Personen

  • Besucher informieren

    2 Personen

  • Präsentationen ankündigen

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Vorführungen betreuen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet und Tische sauber halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Fundgegenstände registrieren

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

  • Aussteller auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Anlage ausschalten

    2 Personen

  • Präsentationsmaterial sammeln

    3 Personen

  • Standmaterialien abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Geräte einpacken

    3 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Fundsachen übergeben

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Unbenutzte Einkäufe verstauen

    2 Personen

  • Dankesnachricht an Besucher versenden

  • Dankesnachricht an Aussteller senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MessetischeAnz. 20
  • StühleAnz. 80
  • StandwändeAnz. 20
  • BarhockerAnz. 12
  • GarderobenständerAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 10

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • WassergläserAnz. 120
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierlöffelAnz. 20

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • Beamer
  • Präsentationsbildschirm
  • LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • KühlboxenAnz. 4
  • KabeltrommelnAnz. 4
  • SackkarrenAnz. 2

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlschränkeAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • ZangenAnz. 8
  • MessbecherAnz. 4

Dekoration

  • SchneeflockendekorationAnz. 30
  • WintersportposterAnz. 20
  • WimpelkettenAnz. 10
  • TischdeckenAnz. 20
  • WegweiserAnz. 20
  • StandnummernAnz. 20
  • BadgehalterAnz. 120
  • NamensaufkleberAnz. 150
  • AnmeldeformulareAnz. 150
  • ProgrammhefteAnz. 200
  • StifteAnz. 30
  • KlemmbretterAnz. 6
  • KlebebandAnz. 8
  • KabelbinderAnz. 100

Reinigung

  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 20

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Termin und Öffnungszeiten zuerst fest und reserviere den Raum erst danach verbindlich. Für die Standplanung solltest du zusätzlich mindestens 60 Minuten für Anlieferung und Aufbau einplanen.
  • Fordere von jedem Aussteller frühzeitig Platzbedarf, Strombedarf und besondere Ernährungswünsche an. Eine feste Rückmeldefrist von 10 bis 14 Tagen verhindert Nachfragen kurz vor der Messe.
  • Plane die Standflächen mit Tischen, Standwänden und Durchgängen auf dem Lageplan ein. Hänge Standnummern und Wegweiser spätestens vor dem Einlass sichtbar auf, damit Besucher nicht an jedem Stand nachfragen müssen.
  • Prüfe Laptop, Beamer, Präsentationsbildschirm, Lautsprecher und Funkmikrofone gemeinsam vor Beginn. Teste außerdem Verlängerungskabel und Kabeltrommeln an den tatsächlichen Stellplätzen, nicht nur im Lager.
  • Bestelle Catering nicht nur nach der erwarteten Besucherzahl, sondern getrennt nach Ausstellern und Gästen. Stelle Kaffeetassen, Wassergläser, Teller und Besteck vor dem Aufbau bereit und kontrolliere Saal und Toiletten noch einmal direkt vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Wintersportmesse organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Location und Ausstellerliste. Einladungen und Anmeldeformular sollten spätestens 6 Wochen vor der Messe bereitstehen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Wintersportmesse?
Rechne für Tische, Stühle, Standwände, Beschilderung und Technik mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Bei vielen Ausstellern solltest du den Zugang bereits 3 bis 4 Stunden vor dem Einlass öffnen.
Wann muss man die Ausstellerplätze vergeben?
Vergib die Standplätze etwa 2 bis 3 Wochen vor der Veranstaltung, sobald Platz- und Strombedarf bekannt sind. Den finalen Lageplan solltest du spätestens 7 Tage vorher an alle Standbetreiber senden.
Wie viel Technik braucht eine Wintersportmesse?
Plane mindestens einen Laptop und ein Präsentationsgerät für Vorträge oder Produktvorführungen ein. Für Durchsagen sind Lautsprecher und Funkmikrofone sinnvoll; prüfe alle Geräte spätestens am Vortag und zusätzlich 60 Minuten vor dem Einlass.

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