Checklist pour organiser un salon des sports d’hiver

Un salon des sports d’hiver demande une coordination précise entre les exposants, les visiteurs et l’équipe technique. Commencez par bloquer la date, le lieu et l’agencement, puis avancez vers les inscriptions, les stands et les présentations. Les besoins électriques, alimentaires et logistiques doivent être confirmés avant l’arrivée du matériel. Cette checklist vous aide à suivre les préparatifs dans le bon ordre, jusqu’à l’installation des tables, panneaux, badges et numéros de stand.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires du salon
2 personnes
Réserver le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Établir la liste des exposants
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser les besoins des exposants
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Informer les exposants
Commander le catering
2 personnes
Vérifier la technique et l’alimentation électrique
2 personnes
Établir le planning des présentations
Créer le plan et la signalétique
Préparer les bracelets et les badges
2 personnes
Imprimer le matériel d’information
Imprimer les tarifs et formulaires
Faire les courses
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Vérifier la salle et les toilettes
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les parois des stands
4 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Répartir les points d'alimentation
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer l’écran de présentation
2 personnes
Préparer le matériel de démonstration
4 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Aménager l’accueil et le vestiaire
2 personnes
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
Tester la technique et les microphones
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Guider les exposants vers les stands
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Annoncer les présentations
Animer les présentations
2 personnes
Encadrer les démonstrations
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Enregistrer les objets trouvés
Accompagner les visiteurs à la sortie
2 personnes
Faire le départ des exposants
2 personnes

Suivi

Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Rassembler le matériel de présentation
3 personnes
Démonter le matériel du stand
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Remettre les objets trouvés
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
Envoyer le message de remerciement aux visiteurs
Envoyer le message de remerciement aux exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 20
Chaisesqté 80
Panneaux de standqté 20
Tabourets de barqté 12
Portantsqté 4
Poubellesqté 10

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Cuillères de serviceqté 20

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de présentation
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Glacièresqté 4
Rallonges à enrouleurqté 4
Diablesqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Réfrigérateursqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4

Décoration

Décoration flocons de neigeqté 30
Affiches de sports d’hiverqté 20
Guirlandes de fanionsqté 10
Nappesqté 20
Panneaux indicateursqté 20
Numéros de standqté 20
Porte-badgesqté 120
Étiquettes nominativesqté 150
Formulaires d'inscriptionqté 150
Brochures du programmeqté 200
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 100

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20

Catering

Courses

Conseils

Demandez les besoins de chaque exposant au moment de l’inscription : alimentation électrique, mobilier, surface de stand et matériel de présentation. Regroupez ces réponses avant d’attribuer les emplacements.
Finalisez le plan de salle au moins 7 jours avant le salon et envoyez-le aux exposants avec leur numéro de stand. Cela évite les demandes de changement le jour de l’installation.
Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et les microphones avant l’ouverture. Prévoyez des rallonges et des multiprises adaptées à la disposition réelle de la salle.
Commandez le catering après avoir recueilli les besoins alimentaires et confirmé le nombre d’inscrits. Ajoutez les tasses, verres, assiettes, couverts et plateaux nécessaires au service.
Réservez un créneau d’installation suffisamment long pour monter les tables, chaises et panneaux, suspendre les numéros et vérifier les toilettes. Faites acheminer les éléments lourds avec un diable plutôt qu’au dernier moment à la main.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon des sports d’hiver ?: Commencez au moins 8 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à réserver le lieu, constituer la liste des exposants et ouvrir les inscriptions ; gardez la dernière semaine pour le plan, la signalétique et les vérifications techniques.
Quand envoyer les invitations aux visiteurs ?: Envoyez une première invitation 4 à 6 semaines avant le salon, puis un rappel environ 7 jours avant. Ce délai laisse le temps de traiter les inscriptions et d’ajuster le catering.
Combien de temps prévoir pour installer les stands ?: Prévoyez au minimum 3 heures pour installer les tables, chaises, panneaux et numéros de stand. Ajoutez du temps si le vidéoprojecteur, les microphones ou plusieurs rallonges doivent être testés sur place.
Quand confirmer le plan des stands aux exposants ?: Envoyez le plan définitif au moins 7 jours avant l’événement. Indiquez le numéro de stand, l’horaire d’arrivée, les accès pour le matériel et les éventuels besoins électriques ou de mobilier.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.