Boodschappenlijst voor een wintersportbeurs

Voor een wintersportbeurs heb je meer nodig dan tafels voor exposanten. Bezoekers moeten hun weg vinden, standhouders moeten kunnen presenteren en de catering moet tijdens de beurs blijven doorlopen. Denk daarom vooraf aan standwanden, verlichting en stroomverdeling, maar ook aan badges, prijslijsten en formulieren. Met deze boodschappenlijst zie je welke materialen je op tijd moet kopen, lenen of naar de locatie brengen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurstafelsaantal 20
Stoelenaantal 80
Standwandenaantal 20
Barkrukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 10

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 20
Serveerlepelsaantal 20

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Presentatiescherm
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Koelboxenaantal 4
Kabelhaspelsaantal 4
Handtrucksaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelkastenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 4

Decoratie

Sneeuwvlokdecoratieaantal 30
Wintersportpostersaantal 20
Vlaggenlijnenaantal 10
Tafelkleedjesaantal 20
Pijlbordenaantal 20
Standnummersaantal 20
Badgehoudersaantal 120
Naamstickersaantal 150
Inschrijfformulierenaantal 150
Programmafoldersaantal 200
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Plakbandaantal 8
Tie-wrapsaantal 100

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Cacaopoeder - 1 pak
- Suiker - 2 pakken
- Zoetjes - 2 doosjes
- Halfvolle melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Citroenen - 12 stuks
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Ice tea - 8 flessen
- Spa Blauw - 10 flessen
- Spa Rood - 6 flessen
- Appelsap - 6 pakken
- Jus d'orange - 6 pakken
- Bier - 8 kratten
- Alcoholvrij bier - 2 kratten
- Rode wijn - 12 flessen
- Witte wijn - 12 flessen
- Bubbels - 6 flessen
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Tortillachips - 6 zakken
- Salsa - 6 potten
- Gezouten pinda's - 5 zakken
- Borrelnoten - 5 zakken
- Pretzels - 6 zakken
- Minirookworstjes - 6 pakken
- Jonge kaas - 3 kilogram
- Brie - 2 kilogram
- Hummus - 12 bakjes
- Roomkaas - 8 bakjes
- Boter - 2 kilogram
- Stokbroden - 20 stuks
- Mini broodjes - 120 stuks
- Volkoren crackers - 8 pakken
- Wraps - 10 pakken
- Gerookte kipfilet - 2 kilogram
- Gerookte zalm - 1 kilogram
- Vegetarische falafel - 3 kilogram
- Komkommers - 12 stuks
- Tomaten - 3 kilogram
- Paprika's - 2 kilogram
- Rucola - 10 zakken
- Gemengde sla - 8 zakken
- Rode uien - 1 kilogram
- Olijven - 6 potten
- Druiven - 5 kilogram
- Appels - 50 stuks
- Mandarijnen - 50 stuks
- Bananen - 30 stuks
- Koekjes - 12 pakken
- Brownies - 120 stuks
- Mini muffins - 120 stuks
- Appeltaart - 6 stuks
- Slagroom - 12 spuitbussen
- Mayonaise - 3 potten
- Ketchup - 3 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Chilisaus - 2 flessen
- Olijfolie - 2 flessen
- Balsamicoazijn - 1 fles
- Zout - 1 pak
- Peper - 1 bus
- Kaneel - 1 bus
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Servetten - 500 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Toiletreiniger - 3 flessen
- Handzeep - 8 flessen
- Handdesinfectie - 6 flessen
- Sponzen - 12 stuks
- Rubberen handschoenen - 12 paar

Tips

Plan per stand minimaal één tafel, een stoel en een standwand; vraag exposanten uiterlijk een week vooraf of zij extra stoelen, barkrukken of presentatiemateriaal nodig hebben.
Leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels klaar voordat de stands worden opgebouwd. Test laptop, beamer, presentatiescherm, luidsprekers en draadloze microfoons minimaal 2 uur voor opening.
Reken voor koffie en thee op 2 kopjes per bezoeker gedurende de eerste 2 uur. Zet daarnaast waterglazen, borden, besteksets, serveerschalen en serveerlepels klaar, zodat de catering niet stilvalt door ontbrekend servies.
Voorzie de entree, garderobe en catering van duidelijke bewegwijzering. Hang standnummers en plattegronden op voordat bezoekers binnenkomen en leg badges, polsbandjes, informatiemateriaal, prijslijsten en formulieren per onderdeel klaar.
Regel handtrucks en kabelhaspels voor het transport van materialen naar de zaal. Zet afvalbakken bij de stands en catering, en controleer vóór het opbouwen of koelboxen, koelkasten, koffiezetapparaten en waterkokers beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik kopen voor een wintersportbeurs?: Begin met standmateriaal, zoals beurstafels, stoelen, standwanden en standnummers. Voeg techniek, verlengkabels, stekkerdozen, badges, informatiemateriaal en cateringservies toe. Controleer de definitieve aantallen zodra het aantal exposanten en bezoekers bekend is.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een wintersportbeurs?: Reken minimaal 1 beurstafel per standplaats. Tel extra tafels op voor registratie, catering, presentatiemateriaal en eventuele formulieren. Leg de standindeling uiterlijk 1 week voor de beurs vast, zodat je tekorten nog kunt opvangen.
Hoeveel koffie en water heb ik nodig op een beurs?: Houd voor de eerste 2 uur rekening met ongeveer 2 kopjes koffie of thee per bezoeker. Voor water kun je minimaal 1 glas per bezoeker per uur aanhouden. Plan extra voorraad als bezoekers langer blijven of als er geen winkels in de buurt zijn.
Wanneer moet ik techniek en catering voor een wintersportbeurs regelen?: Bestel catering en reserveer apparatuur zodra de beursdatum, locatie en bezoekersinschatting vaststaan, bij voorkeur minimaal 2 weken vooraf. Test alle techniek en zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen uiterlijk 2 uur voor opening klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.