Que faut-il prévoir pour un salon des sports d’hiver ?

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Prévoyez au moins 1 chaise par exposant ou intervenant attendu, puis quelques sièges supplémentaires pour l’accueil et les présentations. Les tabourets de bar et les portants doivent être comptés séparément selon les stands qui en ont besoin.
• Pour le café et les boissons chaudes, comptez 2 tasses par personne sur la durée du salon si le public reste plusieurs heures. Ajoutez des verres à eau, des assiettes et des couverts en fonction du nombre de repas ou de collations servis.
• Regroupez les rallonges, multiprises et rallonges à enrouleur dans une caisse identifiée et testez-les au moins 24 heures avant l’ouverture. Prévoyez une longueur suffisante pour chaque zone équipée d’un ordinateur, d’un vidéoprojecteur ou de haut-parleurs.
• Préparez la signalétique et les numéros de stand avant le jour J : imprimez au minimum un exemplaire par emplacement, plus 10 % de réserve. Les badges, bracelets, tarifs et formulaires doivent être triés par catégorie pour accélérer l’accueil.
• Organisez le transport en deux temps si nécessaire : les panneaux, tables et équipements lourds partent en premier, tandis que la vaisselle, les thermos et les produits alimentaires restent protégés jusqu’à l’installation. Un diable par équipe de manutention évite de déplacer les charges à la main.

Questions fréquentes

Combien de tasses prévoir pour un salon des sports d’hiver ?

Comptez 2 tasses à café par personne lorsque le salon dure plusieurs heures. Pour 100 visiteurs, prévoyez donc environ 200 tasses, avec une marge supplémentaire si le lavage n’est pas possible sur place.

Combien de chaises faut-il pour les exposants ?

Prévoyez au minimum 1 chaise par exposant ou intervenant présent simultanément. Ajoutez 10 à 15 % de sièges en réserve pour les présentations, l’accueil et les changements de personnel.

Quand tester le matériel technique du salon ?

Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et les microphones au moins 24 heures avant l’ouverture. Vérifiez aussi chaque rallonge et chaque multiprise dans la salle où elles seront utilisées.

Quand préparer les badges et la signalétique ?

Préparez les badges, bracelets, numéros de stand et panneaux au moins 3 jours avant le salon. Imprimez 10 % d’exemplaires supplémentaires pour remplacer les erreurs ou les inscriptions de dernière minute.