Wintermarkt organiseren: checklist en planning

Een wintermarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en kerstversiering. Je moet verkopers op tijd vastleggen, de terreinindeling en stroomroute bepalen en controleren welke vergunningen of meldingen nodig zijn. Ook verlichting, bewegwijzering, wisselgeld en een plan voor slecht weer worden vaak te laat geregeld. Gebruik deze checklist om de voorbereiding stap voor stap af te werken, van datum en openingstijden tot de laatste boodschappen en controle op de marktdag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Locatie en terreinindeling bepalen
2 personen
Kraamhouders en verkopers benaderen
2 personen
Aanmeldformulier voor verkopers maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online aankondigen
Verkopersinschrijvingen verwerken
2 personen
Dieetwensen van deelnemers verzamelen
Reserveringen voor materiaal maken
Vergunningen en meldingen controleren
Stroompunten en kabelroute vastleggen
2 personen
Verkopersindeling definitief maken
2 personen
Plattegrond voor bezoekers maken
Vrijwilligers voor kramen indelen
2 personen
Programma en activiteiten vastleggen
2 personen
Inkooplijst controleren
2 personen
Boodschappen bestellen
2 personen
Weersverwachting controleren
Reserveplan voor slecht weer maken
2 personen
Bewegwijzering en posters printen
Verkopers praktische informatie sturen
Contant geld en wisselgeld regelen
2 personen
Boodschappen ophalen
3 personen
Verse ingrediënten controleren
2 personen
Houdbare voorraad sorteren
2 personen
Hapjes en toppings voorbereiden
4 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Kerstdecoratie verzamelen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Terrein afzetten
2 personen
Kramen en partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroom aansluiten en testen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verkoopkramen per stand inrichten
6 personen
Kassa- en betaalpunten klaarzetten
2 personen
Warme dranken voorbereiden
4 personen
Hapjes klaarzetten
4 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren en aanvullen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Veiligheidsrondes uitvoeren
2 personen

Event

Bezoekers welkom heten
4 personen
Entree en publieksstroom begeleiden
2 personen
Warme dranken serveren
4 personen
Hapjes en snacks serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Eet- en drinktafels schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Verkopers ondersteunen
2 personen
Activiteiten begeleiden
3 personen
Muziek afspelen
Voorraad en temperaturen controleren
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
Verlichting bij duisternis controleren
2 personen
Laatste bestellingen verwerken
4 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Verkopers laten afbouwen
4 personen
Restvoorraden koelen en opslaan
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
Servies en glaswerk afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Kramen en tenten afbreken
6 personen
Materialen naar opslag brengen
4 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen verwerken
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Locatie schoon opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Kraamtafellopersaantal 12
Kledingrekkenaantal 6
Opbergboxenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Ledlampenaantal 10
Batterijlantaarnsaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 10

Decoratie

Kerstbomenaantal 3
Kerstballenaantal 60
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Kerststerrenaantal 8
Tafeldecoratiesaantal 12
Prikbordenaantal 4
Postersaantal 20
Routepijlenaantal 12
Kraamnummersaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 120
Mokkenaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Tangenaantal 10
Soeplepelsaantal 8

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Waterkokersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Soepketelsaantal 3
Snijplankenaantal 6
Koks配 messenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Serveerbladenaantal 12
Koelboxenaantal 6
Voedselcontainersaantal 12
Keukentangenaantal 8

Apparatuur

Betaalterminalsaantal 4
Kassaboxenaantal 4
Portofoonsaantal 6
Luidsprekersaantal 2
Microfoon

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalbaklabelsaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 30
Handvegersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de verkopersindeling uiterlijk twee weken voor de wintermarkt definitief vast. Stuur daarna kraamnummers, plattegrond, opbouwtijd, stroompunten en praktische informatie in één bericht.
Plan stroom niet op het laatste moment: tel alle lichtsnoeren, ledlampen en andere aansluitingen per kraam en leg de kabelroute vast. Gebruik kabelmatten op looproutes en houd verlengkabels uit plassen en sneeuw.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en beslis wanneer je het reserveplan activeert. Zet partytenten, extra verlichting en een droge plek voor voorraad klaar voordat verkopers arriveren.
Regel contant geld en wisselgeld minimaal één dag eerder. Splits het wisselgeld per verkooppunt en noteer wie verantwoordelijk is voor het aanvullen tijdens de openingstijden.
Bestel houdbare voorraad eerder en haal verse ingrediënten pas kort voor de markt op. Controleer op de dag zelf de verse producten, mokken, glazen, borden, besteksets en opscheplepels voordat de eerste bezoekers komen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wintermarkt organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, openingstijden en verkopers. Controleer vergunningen en meldingen direct, omdat de benodigde termijn per gemeente en locatie kan verschillen.
Wanneer moet ik verkopers voor een wintermarkt benaderen?: Benader verkopers bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Geef een inschrijftermijn van ongeveer 2 weken, zodat je dieetwensen, materiaalbehoefte en de definitieve kraamindeling nog kunt verwerken.
Hoeveel verlichting heb ik nodig voor een wintermarkt?: Plan per kraam minimaal één lichtpunt en tel daarnaast de verlichting voor entrees, looppaden en informatiepunten mee. Leg de stroompunten en kabelroute uiterlijk 2 weken vooraf vast en test alle aansluitingen vóór de opening.
Wanneer moet ik een slechtweerplan voor een wintermarkt maken?: Maak het reserveplan uiterlijk 2 weken vooraf en controleer het 48 uur voor de markt opnieuw. Beschrijf waar kramen, bezoekersstromen, voorraad en activiteiten naartoe gaan bij regen, wind of sneeuw.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.