Organiser un marché d’hiver : la checklist complète

Un marché d’hiver demande plus qu’une liste d’exposants et quelques décorations. Il faut fixer les horaires, organiser le terrain, gérer les inscriptions, prévoir l’alimentation électrique et préparer une solution en cas de mauvais temps. Cette checklist de 72 tâches et 59 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières démarches au rangement des denrées et du matériel. Elle inclut aussi les détails souvent oubliés : monnaie, signalétique, câbles et informations pratiques à transmettre aux vendeurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Déterminer le site et l’agencement du terrain
2 personnes
Contacter les exposants et vendeurs
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription pour les vendeurs
Envoyer les invitations
2 personnes
Annoncer l'événement en ligne
Traiter les inscriptions des vendeurs
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires des participants
Faire les réservations pour le matériel
Vérifier les autorisations et les déclarations
Fixer les points d’alimentation et le trajet des câbles
2 personnes
Finaliser l’affectation des vendeurs
2 personnes
Créer un plan pour les visiteurs
Répartir les bénévoles aux stands
2 personnes
Fixer le programme et les activités
2 personnes
Vérifier la liste d’achats
2 personnes
Commander les courses
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Prévoir un plan de repli en cas de mauvais temps
2 personnes
Imprimer la signalétique et les affiches
Envoyer les informations pratiques aux vendeurs
Gérer l'argent liquide et la monnaie
2 personnes
Récupérer les courses
3 personnes
Vérifier les ingrédients frais
2 personnes
Trier les denrées non périssables
2 personnes
Préparer les en-cas et les garnitures
4 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Rassembler les décorations de Noël
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Balisage du site
2 personnes
Installer les stands et les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Raccorder et tester l’électricité
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Aménager les stands par emplacement
6 personnes
Installer les caisses et points de paiement
2 personnes
Préparer les boissons chaudes
4 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier et réapprovisionner les toilettes
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Effectuer des rondes de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Gérer l’entrée et le flux du public
2 personnes
Servir des boissons chaudes
4 personnes
Servir les amuse-bouches et les snacks
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir les tables de repas et de boissons propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Soutenir les vendeurs
2 personnes
Encadrer les activités
3 personnes
Passer de la musique
Vérifier les stocks et les températures
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
Vérifier l'éclairage à la tombée de la nuit
2 personnes
Traiter les dernières commandes
4 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Faire démonter les stands
4 personnes
Refroidir et stocker les restes
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Collecter et trier les déchets
4 personnes
Laver la vaisselle et la verrerie
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Démonter les stands et les tentes
6 personnes
Apporter le matériel au stockage
4 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Traiter les courses restantes
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Remettre le lieu propre
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Nappes de table de standqté 12
Portants à vêtementsqté 6
Boîtes de rangementqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 10
Lampes à pilesqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 10

Décoration

Sapins de Noëlqté 3
Boules de Noëlqté 60
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Étoiles de Noëlqté 8
Décorations de tableqté 12
Panneaux d’affichageqté 4
Affichesqté 20
Flèches de directionqté 12
Numéros des standsqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 120
Tassesqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 12
Pincesqté 10
Louches à soupeqté 8

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 6
Thermosqté 8
Bouilloiresqté 4
Machines à caféqté 3
Marmites à soupeqté 3
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Glacièresqté 6
Conteneurs alimentairesqté 12
Pinces de cuisineqté 8

Équipement

Terminaux de paiementqté 4
Caissesqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Haut-parleursqté 2
Microphone

Nettoyage

Poubellesqté 12
Étiquettes de poubelleqté 12
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30
Balais à mainqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, les horaires d’ouverture et le site avant de contacter les exposants. Vous aurez ainsi des informations précises à inscrire dans le formulaire et les invitations.
Demandez aux vendeurs leurs besoins en électricité, mobilier et alimentation dès l’inscription. Finalisez l’affectation des stands avant d’imprimer les numéros, les flèches et le plan visiteurs.
Dessinez le trajet des câbles avant l’installation des guirlandes lumineuses et des lampes LED. Prévoyez des rallonges, multiprises et passe-câbles adaptés afin de ne laisser aucun câble dans une zone de circulation.
Ne remettez pas le plan météo au jour de l’événement. Vérifiez les prévisions quelques jours avant, puis confirmez à l’avance où déplacer les tentes, les tables et les activités si le terrain devient impraticable.
Préparez la monnaie et les informations pratiques des vendeurs avant l’ouverture. Le jour du marché, récupérez les courses, vérifiez les ingrédients frais et séparez les denrées non périssables pour éviter les recherches de dernière minute.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché d’hiver ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières étapes sont le choix du site et des horaires, la vérification des autorisations, puis le contact avec les exposants et vendeurs.
Combien de temps avant faut-il contacter les exposants ?: Envoyez les invitations environ 6 à 8 semaines avant le marché. Donnez une date limite d’inscription, puis gardez 2 à 3 semaines pour traiter les réponses, recueillir les besoins et finaliser l’affectation des stands.
Que faut-il prévoir pour l’électricité d’un marché d’hiver ?: Établissez le trajet des câbles avant de réserver le matériel et de positionner les stands. Prévoyez les rallonges, multiprises et passe-câbles nécessaires, puis testez l’éclairage au moins 1 jour avant l’ouverture.
Que faire s’il pleut ou s’il neige le jour du marché ?: Préparez un plan de repli au moins 1 semaine à l’avance. Il doit préciser quels stands, tables, activités et circulations peuvent être déplacés, ainsi que le moment où les vendeurs et visiteurs seront informés.

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