Wintermarkt organiseren: complete checklist

Een wintermarkt organiseren vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en kerstverlichting regelen. Leg eerst datum, openingstijden en marktindeling vast en benader daarna kraamhouders, vrijwilligers en bezoekers. Controleer tijdig vergunningen, stroompunten en afvalinzameling; die zaken worden vaak pas geregeld als de opbouw al dichtbij komt. In de laatste week draait alles om bevestigingen, voorraad en materialen. Op de dag zelf werk je van terrein afzetten naar kramen, verlichting, tafels en veilige stroomvoorziening.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Marktindeling tekenen
2 personen
Kraamhouders benaderen
2 personen
Kraamhouders inschrijven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale media publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Verkoopstands bevestigen
2 personen
Stroompunten reserveren
Afvalinzameling reserveren
Drukwerk bestellen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
Vergunningen controleren
Voorraad tellen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelproducten inkopen
2 personen
Marktmaterialen klaarzetten
3 personen

Event

Terrein afzetten
3 personen
Kramen en tenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Prijs- en routeborden plaatsen
2 personen
Kassa's inrichten
2 personen
Wisselgeld klaarleggen
2 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren
Kraamhouders ontvangen
3 personen
Kraamhouders naar plaats begeleiden
3 personen
Kraamindeling controleren
2 personen
Vrijwilligers briefen
2 personen
Bezoekers welkom heten
3 personen
Entree en route bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Warme dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken verkopen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Toiletten bijvullen
Kassa's afsluiten
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Kraamhouders laten uitladen
3 personen

Nazorg

Versiering verwijderen
3 personen
Verlichting afbouwen
3 personen
Kramen en tenten afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelproducten controleren
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Borg en materialen afhandelen
2 personen
Terreinoplevering vastleggen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 14
Klapstoelenaantal 60
Statafelsaantal 6
Kassatafelsaantal 2
Kleedtafelsaantal 2
Opbergrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 6
Soepketelsaantal 2
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kassaboxenaantal 2
Prijslijstenaantal 12
Portofoonsaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Ledlampenaantal 20
Lantaarnsaantal 12
Lichtstatievenaantal 4
Batterijenaantal 40
Kabelmattenaantal 8
Zaklampenaantal 4
Reserveledlampenaantal 10

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 80
Guirlandesaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Kerstvlaggenaantal 8
Tafelkledenaantal 18
Menubordenaantal 8
Pijlbordenaantal 10
Houten kratjesaantal 12
Kunstsneeuwdekensaantal 6

Servies

Glazenaantal 120
Koffiebekersaantal 120
Soepkommenaantal 80
Bordenaantal 120
Mokkenaantal 80
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8
Soepsoeplepelsaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Broodmandenaantal 6

Schoonmaak

Vloertrekkersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Afvalgrijpersaantal 2
Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig kraamhouders uiterlijk twee weken voor de markt en noteer per stand de benodigde ruimte, tafelindeling en eventuele stroomvraag. Zo voorkom je dat verkoopstands niet in de plattegrond passen.
Reserveer stroompunten en leg vooraf vast waar verlengkabels en stekkerdozen komen. Houd kabelmatten klaar voor looproutes en test koffiezetapparaten, waterkokers en verlichting vóór de opening.
Plan de opbouw minimaal 3 uur voor de opening. Zet eerst het terrein af, bouw daarna kramen en tenten op en plaats pas vervolgens tafels, stoelen, statafels en kassatafels.
Tel voorraad en marktmaterialen uiterlijk 2 dagen vooraf. Controleer vooral koelboxen, warmhoudkannen, soepketels, kassaboxen, prijslijsten, batterijen en reserveledlampen.
Maak één korte veiligheidsbriefing voor alle vrijwilligers en geef die vóór de start door. Wijs daarnaast minimaal één persoon aan voor portofoons, stroomstoringen, afvalbakken en het vrijhouden van doorgangen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wintermarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, openingstijden, vergunningen en marktindeling. Kraamhouders en vrijwilligers kun je daarna in de eerste 4 weken benaderen en inschrijven.
Wanneer moet je kraamhouders voor een wintermarkt benaderen?: Benader kraamhouders ongeveer 8 weken voor de markt en sluit de inschrijving uiterlijk 3 weken vooraf. Bevestig daarna per stand de plek, afmetingen en stroombehoefte.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een wintermarkt?: Reken op minimaal 3 uur voor de opbouw van een kleine markt en langer als je meerdere tenten, kramen en lichtstatieven plaatst. Test verlichting en stroom vóór bezoekers binnenkomen.
Wat moet je voor een wintermarkt aan stroom regelen?: Breng uiterlijk 3 weken vooraf alle stroompunten en apparaten per stand in kaart. Leg kabels veilig met kabelmatten en houd minstens één reserveoplossing voor verlichting of apparatuur achter de hand.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.