Checklist para organizar un mercado de invierno sin olvidar nada
Organizar un mercado de invierno implica coordinar puestos, carpas, electricidad, iluminación, compras y seguridad en un orden concreto. Empieza fijando la fecha y dibujando la distribución para saber cuántos puestos caben y dónde necesitarás mesas, cables y puntos de corriente. Después confirma vendedores, permisos y voluntarios antes de imprimir materiales o hacer la compra. Esta checklist te ayuda a llegar al montaje con el inventario contado y el recinto listo para abrir.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el horario
2 personas
Dibujar la distribución del mercado
2 personas
Contactar a los puestos
2 personas
Inscribir a los puestos
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Fijar los puestos de venta
2 personas
Reservar puntos de electricidad
Reservar recogida de residuos
Encargar material impreso
Asignar voluntarios
2 personas
Redactar las instrucciones de seguridad
2 personas
Comprobar permisos
Contar el inventario
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprar productos refrigerados
2 personas
Preparar el material del mercado
3 personas
Evento
Cerrar el recinto
3 personas
Montar puestos y carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Tender los cables de alimentación de forma segura
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar carteles de premios y rutas
2 personas
Montar las cajas
2 personas
Preparar el cambio
2 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Comprobar los baños
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
Guiar a los expositores a su lugar
3 personas
Comprobar la distribución del stand
2 personas
Informar a los voluntarios
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender la entrada y el acceso
2 personas
Servir café y té
3 personas
Reponer bebidas calientes
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Vender bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Reponer los baños
Cerrar las cajas
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas
Hacer que los responsables del puesto descarguen
3 personas
Seguimiento
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar la iluminación
3 personas
Desmontar los puestos y las carpas
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Comprobar los productos refrigerados
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Gestionar la fianza y los materiales
2 personas
Registrar la entrega del recinto
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Puestos de mercadocant. 12
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesascant. 14
- Sillas plegablescant. 60
- Mesas altascant. 6
- Mesas de cajacant. 2
- Mesas de maquillajecant. 2
- Estanterías de almacenajecant. 4
- Papeleracant. 8
- Percheroscant. 4
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Jarras térmicascant. 6
- Ollas para sopacant. 2
- Neveras portátilescant. 6
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Cajas de cajacant. 2
- Listas de precioscant. 12
- Walkie-talkiescant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 12
- Lámparas LEDcant. 20
- Farolescant. 12
- Trípodes de iluminacióncant. 4
- Bateríascant. 40
- Alfombrillas para cablescant. 8
- Linternascant. 4
- Lámparas LED de repuestocant. 10
Decoración
- Árboles de Navidadcant. 4
- Bolas de Navidadcant. 80
- Guirnaldascant. 12
- Coronas navideñascant. 6
- Banderas navideñascant. 8
- Mantelescant. 18
- Carteles del menúcant. 8
- Carteles direccionalescant. 10
- Cajones de maderacant. 12
- Mantas de nieve artificialcant. 6
Vajilla
- Vasoscant. 120
- Tazas de cafécant. 120
- Tazones para sopacant. 80
- Platoscant. 120
- Tazascant. 80
- Cubiertoscant. 120
- Cucharonescant. 8
- Cucharas soperascant. 6
- Bandejas de serviciocant. 8
- Cestas de pancant. 6
Limpieza
- Limpiacristalescant. 2
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Pinzas para residuoscant. 2
- Escobas de manocant. 4
- Recogedor y escobacant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el horario y el plano al menos 6 semanas antes. Así puedes confirmar los puestos, reservar los puntos de electricidad y detectar con tiempo las zonas que necesitan iluminación.
- Pide a cada puesto sus necesidades eléctricas y preferencias dietéticas en el momento de la inscripción. Agrupa las respuestas en una sola lista para no descubrir el día del mercado que faltan tomas, neveras o alternativas de comida.
- Asigna voluntarios por turnos de 2 a 3 horas y entrega las instrucciones de seguridad antes del montaje. Reserva una persona responsable de cables, otra de residuos y otra de coordinar a los vendedores.
- Haz el inventario final entre 24 y 48 horas antes. Cuenta mesas, sillas, carpas, regletas, alargadores, baterías, papeleras y lámparas LED de repuesto; compra los productos refrigerados lo más cerca posible de la apertura.
- Monta primero carpas, puestos y mesas, y cuelga después la iluminación. Tiende los cables por los recorridos previstos, cúbrelos con alfombrillas y prueba cada punto de corriente antes de que lleguen los visitantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de invierno?
- Empieza la planificación al menos 6 semanas antes de la fecha. Reserva los puestos, comprueba los permisos y confirma la electricidad durante las primeras 2 semanas; deja el inventario y los productos refrigerados para las últimas 48 horas.
- ¿Cuándo hay que confirmar los puestos del mercado?
- Confirma los puestos entre 4 y 6 semanas antes y fija la ubicación de cada uno como máximo 2 semanas antes. Pide entonces sus necesidades de electricidad, mobiliario y preferencias dietéticas.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado de invierno?
- Calcula al menos 1 voluntario por cada 10 puestos durante el montaje y añade responsables específicos para seguridad, residuos y electricidad. Organiza turnos de 2 a 3 horas para cubrir la apertura, el funcionamiento y el cierre.
- ¿Cuándo se monta la iluminación y se revisan los cables?
- Monta la iluminación después de colocar carpas, puestos y mesas, preferiblemente el mismo día con varias horas de margen. Revisa cada cable, regleta y lámpara antes de abrir y protege los recorridos con alfombrillas para cables.
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