Checklist pour organiser un marché d’hiver

Un marché d’hiver demande une préparation répartie sur plusieurs semaines : date, exposants, inscriptions, autorisations et communication doivent avancer ensemble. Le plan vous aide ensuite à gérer les besoins alimentaires, le matériel, les bénévoles et l’installation du site. Prévoyez notamment les stands, tentes, tables, éclairages, prises et câbles sécurisés. Les dernières heures servent surtout au montage, au balisage et aux vérifications, pas aux décisions de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Dessiner le plan du marché
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Inscrire les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Installer les stands de vente
2 personnes
Réserver des prises électriques
Réserver l’enlèvement des déchets
Commander les imprimés
Répartir les bénévoles
2 personnes
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
Vérifier les autorisations
Compter le stock
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Acheter des produits frais à conserver au froid
2 personnes
Préparer le matériel du marché
3 personnes

Événement

Balisage du site
3 personnes
Monter les stands et les tentes
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les panneaux de prix et d’itinéraire
2 personnes
Installer les caisses
2 personnes
Préparer la monnaie
2 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Vérifier les toilettes
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
Accompagner les exposants à leur emplacement
3 personnes
Vérifier l’agencement des stands
2 personnes
Briefing des bénévoles
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Assurer l'entrée et le parcours
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons chaudes
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Vendre des boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Fermer les caisses
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Faire décharger les exposants
3 personnes

Suivi

Retirer la décoration
3 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Démonter les stands et les tentes
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Contrôler les produits réfrigérés
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Gérer la caution et le matériel
2 personnes
Consigner la remise du site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 14
Chaises pliantesqté 60
Tables hautesqté 6
Tables de caisseqté 2
Tables de maquillageqté 2
Étagères de rangementqté 4
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Marmites à soupeqté 2
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Caissesqté 2
Listes de prixqté 12
Talkies-walkiesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 20
Lanternesqté 12
Pieds d’éclairageqté 4
Pilesqté 40
Passe-câblesqté 8
Lampes de pocheqté 4
Lampes LED de rechangeqté 10

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 80
Guirlandesqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Drapeaux de Noëlqté 8
Nappesqté 18
Panneaux de menuqté 8
Panneaux indicateursqté 10
Caisses en boisqté 12
Couvertures en fausse neigeqté 6

Vaisselle

Verresqté 120
Gobelets à caféqté 120
Bol à soupeqté 80
Assiettesqté 120
Tassesqté 80
Couvertsqté 120
Louchesqté 8
Louches à soupeqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 6

Nettoyage

Raclettes de solqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Pinces à déchetsqté 2
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date et les horaires, puis dessinez le plan du marché avant de contacter les exposants. Vous saurez ainsi combien de stands, tables, prises électriques et espaces de circulation réserver.
Demandez les besoins alimentaires et les contraintes d’installation dès l’inscription des exposants. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu au moins 7 jours avant le marché pour éviter les changements au montage.
Réservez les prises électriques et prévoyez rallonges, multiprises et passe-câbles en fonction du plan. Faites passer les câbles hors des zones de circulation et vérifiez chaque branchement avant l’ouverture.
Ne gardez pas les produits frais pour les courses générales : achetez-les et placez-les dans des glacières ou un équipement réfrigéré le plus tard possible, idéalement le jour même.
Répartissez les bénévoles par missions précises et donnez-leur les consignes de sécurité avant le montage. Gardez au moins une personne joignable avec un talkie-walkie pendant l’installation et l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché d’hiver ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour contacter les exposants, traiter les inscriptions, vérifier les autorisations et publier les invitations. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les besoins, les bénévoles, les courses et le matériel.
Quand faut-il contacter les exposants pour un marché d’hiver ?: Contactez-les environ 6 semaines avant l’événement, puis fixez une date limite d’inscription 3 à 4 semaines avant l’ouverture. Cela laisse le temps de finaliser le plan des stands et les besoins électriques.
Quand installer les stands et les tentes ?: Montez les tentes et les stands le jour précédent si le site est disponible, ou commencez au moins 4 heures avant l’ouverture. Installez ensuite les tables, les chaises, l’éclairage et le balisage avant l’arrivée du public.
Combien de temps avant le marché faut-il acheter les produits frais ?: Achetez les produits frais à conserver au froid le jour même ou au maximum 24 heures avant. Placez-les immédiatement dans des glacières ou un équipement adapté et vérifiez le stock avant l’ouverture.

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