Wintermarkt organiseren: checklist en planning

Een wintermarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en kerstverlichting. Je regelt tegelijk kraamhouders, vergunningen, stroom, eten, betalingen en een opbouw die tegen winterweer kan. Begin met de datum, openingstijden en standplaatsen en werk daarna toe naar voorraad, techniek en inrichting. Op deze checklist zie je wat je wanneer controleert, zodat leveringen, dieetwensen en praktische zaken niet op de laatste dag blijven liggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Kraamhouders benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Stroompunten reserveren
Vergunningen controleren
Standplaatsen indelen
2 personen
Kraamhouders informeren
Menukaart samenstellen
2 personen
Allergeneninformatie uitwerken
2 personen
Leveringen bevestigen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappenlijst afronden
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Kerstverlichting testen
2 personen
Contant geld klaarleggen
2 personen
Weersverwachting controleren
Terrein afzetten
4 personen
Kramen en tenten opbouwen
8 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Verlichting ophangen
4 personen
Stroom aansluiten
3 personen
Decoratie ophangen
4 personen
Kraamtafels inrichten
6 personen
Koffie- en theepunt inrichten
3 personen
Warme dranken klaarmaken
3 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Prijskaarten plaatsen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Laatste veiligheidscontrole
2 personen

Event

Bezoekers verwelkomen
4 personen
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten controleren
Verlichting controleren
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

Kramen afbreken
6 personen
Meubilair terugplaatsen
5 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Verlichting en kabels opruimen
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen retourneren
3 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 10
Partytentenaantal 6
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Kapstokkenaantal 2

Decoratie

Kerstbomenaantal 3
Kerstballenaantal 60
Slingersaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Prijskaartstandaardsaantal 20
Windgewichtenaantal 24

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Ledlampenaantal 20
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8

Apparatuur

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudketelsaantal 3
Koelboxenaantal 4
Pinapparatenaantal 2
Portofoonsaantal 4
Handlampenaantal 4

Servies

Mokkenaantal 120
Glazenaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Messenaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Thermoskannenaantal 8
Serveerschalenaantal 16

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilsetsaantal 2
Handvegersaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Benader kraamhouders vroeg en verwerk aanmeldingen meteen. Leg per kraam de standplaats, stroombehoefte, aankomsttijd en contactgegevens vast voordat je de indeling publiceert.
Controleer vergunningen en stroompunten ruim vóór de markt. Test verlengkabels, stekkerdozen, lichtsnoeren en apparatuur vooraf; op de opbouwdag wil je geen storing moeten oplossen.
Plan eten en drinken in twee stappen: bevestig leveringen eerst, rond daarna de boodschappen af. Koel dranken tijdig en houd voor warme dranken waterkokers, koffiezetapparaten en warmhoudketels beschikbaar.
Maak een aparte controle voor allergenen en dieetwensen. Verzamel die informatie bij de aanmelding en zet allergeneninformatie uiterlijk vóór het samenstellen van de menukaart klaar.
Controleer de weersverwachting kort voor de markt en gebruik windgewichten bij tenten en decoratie. Zet opbouw, terrein afzetten, kramen, tafels en stoelen in die volgorde klaar en houd handlampen achter de hand voor donkere momenten.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een wintermarkt organiseren en plannen?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, openingstijden, vergunningen en kraamhouders. Open daarna de aanmeldingen en werk in de laatste 7 dagen de voorraad, leveringen, weersverwachting en opbouw af.
Hoeveel kraamhouders heb ik nodig voor een wintermarkt?: Dat hangt af van het aantal beschikbare kramen en de gewenste loopruimte. Reken per kraam op één vaste standplaats en reserveer daarnaast minimaal 10% extra ruimte of capaciteit voor wijzigingen en uitval.
Hoeveel stroompunten heb ik nodig op een wintermarkt?: Tel per kraam en per apparaat de benodigde aansluitingen op en voeg minimaal 20% reserve toe. Waterkokers, koffiezetapparaten, warmhoudketels en verlichting kunnen samen meer capaciteit vragen dan één stekkerdoos aankan.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een wintermarkt doen?: Rond de boodschappenlijst 2 tot 3 dagen vooraf af en haal verse producten zo dicht mogelijk op de marktdag op. Controleer voorraad, servies en betaalapparatuur uiterlijk de avond ervoor; koel dranken daarna direct.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.