Organiser un marché d’hiver : la checklist complète
Un marché d’hiver demande plus qu’une liste d’exposants et quelques décorations. Il faut coordonner les inscriptions, les emplacements, les autorisations, l’électricité, les livraisons et l’accueil du public. Cette checklist suit l’ordre pratique des préparatifs, des premières annonces au montage des stands. Elle aide aussi à repérer ce qui est souvent réglé trop tard : les besoins alimentaires, les allergènes, les paiements, la météo et le maintien au chaud des boissons ou des plats.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Publier la date et les horaires d'ouverture
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Contacter les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver des prises électriques
Vérifier les autorisations
Répartir les emplacements
2 personnes
Informer les exposants
Composer le menu
2 personnes
Élaborer les informations sur les allergènes
2 personnes
Confirmer les livraisons
Vérifier les stocks
2 personnes
Finaliser la liste de courses
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Tester les lumières de Noël
2 personnes
Préparer l'argent liquide
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Balisage du site
4 personnes
Monter les stands et les tentes
8 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer l'éclairage
4 personnes
Brancher l’électricité
3 personnes
Installer la décoration
4 personnes
Aménager les tables du stand
6 personnes
Installer le point café et thé
3 personnes
Préparer des boissons chaudes
3 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Placer les étiquettes de prix
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Dernier contrôle de sécurité
2 personnes
Événement
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier l'éclairage
Clôturer la caisse
2 personnes
Suivi
Démonter les stands
6 personnes
Remettre le mobilier en place
5 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger l’éclairage et les câbles
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Retourner les matériels
3 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Stands de marchéqté 10
- Tentes de réceptionqté 6
- Tables de bièreqté 8
- Chaises pliantesqté 40
- Porte-manteauxqté 2
Décoration
- Sapins de Noëlqté 3
- Boules de Noëlqté 60
- Guirlandesqté 12
- Nappesqté 12
- Présentoirs pour étiquettes de prixqté 20
- Poids anti-ventqté 24
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 12
- Lampes LEDqté 20
- Rallongesqté 10
- Multiprisesqté 8
Équipement
- Bouilloiresqté 3
- Machines à caféqté 2
- Bains-marieqté 3
- Glacièresqté 4
- Terminaux de paiementqté 2
- Talkies-walkiesqté 4
- Lampes de pocheqté 4
Vaisselle
- Tassesqté 120
- Verresqté 100
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Louchesqté 12
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Couteauxqté 12
- Petits bolsqté 20
- Thermosqté 8
- Plateaux de serviceqté 16
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Sets de serpillièreqté 2
- Balais à mainqté 4
- Chariots de ménageqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Publiez la date et les horaires avant d’ouvrir les inscriptions, puis fixez une date limite de réponse. Prévoyez ensuite quelques jours pour traiter les demandes et répartir les emplacements.
- Demandez aux exposants leurs besoins électriques et alimentaires dès l’inscription. Réservez les prises nécessaires avant le montage et transmettez à chacun son emplacement ainsi que ses horaires d’arrivée.
- Contrôlez les autorisations et la météo au plus tard 48 heures avant l’ouverture. Par vent annoncé, vérifiez chaque tente et prévoyez les poids anti-vent avant l’installation.
- Refroidissez les boissons la veille et récupérez les produits frais le jour même. Les boissons chaudes, les en-cas et les informations sur les allergènes doivent être prêts avant l’arrivée du public.
- Testez les guirlandes lumineuses et les lampes avant de les installer, avec rallonges et multiprises adaptées. Préparez aussi l’argent liquide, les terminaux de paiement et les talkies-walkies avant le début du montage.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un marché d’hiver ?
- Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Publiez d’abord la date et les horaires, puis ouvrez les inscriptions et contactez les exposants afin de garder du temps pour les autorisations et le plan des emplacements.
- Quand fermer les inscriptions des exposants ?
- Fermez-les idéalement 2 à 3 semaines avant le marché. Ce délai permet de traiter les demandes, recueillir les besoins électriques et alimentaires, répartir les stands et envoyer les informations définitives.
- Que faut-il vérifier la veille d’un marché d’hiver ?
- La veille, vérifiez les stocks, les livraisons, les paiements, l’éclairage et les prévisions météo. Refroidissez les boissons, préparez les en-cas et rassemblez les décorations, les rallonges, les tentes et le mobilier.
- À quelle heure commencer le montage des stands ?
- Prévoyez le montage au moins 3 heures avant l’ouverture au public. Il faut installer les tentes, les stands, les tables et les chaises, puis tester l’électricité, baliser le site et laisser aux exposants le temps de s’installer.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !