Checklist para organizar tu mercado de invierno
Organizar un mercado de invierno requiere coordinar puestos, expositores, permisos, electricidad, comida y montaje en un orden concreto. Empieza por fijar la fecha y abrir las inscripciones; después podrás asignar espacios y confirmar las necesidades de cada puesto. En las semanas previas, revisa alérgenos, entregas, inventario, iluminación y previsión meteorológica. El día del mercado, reserva tiempo para enfriar bebidas, preparar aperitivos, montar carpas y comprobar que cada expositor tiene lo necesario.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Publicar la fecha y el horario de apertura
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Contactar a los puestos
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar puntos de electricidad
Comprobar permisos
Asignar puestos
2 personas
Informar a los expositores
Elaborar la carta
2 personas
Redactar la información sobre alérgenos
2 personas
Confirmar entregas
Comprobar el inventario
2 personas
Finalizar la lista de compras
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Probar las luces de Navidad
2 personas
Preparar efectivo
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Cerrar el recinto
4 personas
Montar puestos y carpas
8 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Colgar la iluminación
4 personas
Conectar la corriente
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Montar las mesas del puesto
6 personas
Montar el punto de café y té
3 personas
Preparar bebidas calientes
3 personas
Montar aperitivos
3 personas
Colocar las tarjetas de precios
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Última revisión de seguridad
2 personas
Evento
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
Servir bebidas calientes
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar la iluminación
Cerrar la caja
2 personas
Seguimiento
Desmontar los puestos
6 personas
Volver a colocar el mobiliario
5 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Retirar la iluminación y los cables
3 personas
Retirar los residuos
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Puestos de mercadocant. 10
- Carpas de fiestacant. 6
- Mesas de cervezacant. 8
- Sillas plegablescant. 40
- Percheroscant. 2
Decoración
- Árboles de Navidadcant. 3
- Bolas de Navidadcant. 60
- Guirnaldascant. 12
- Mantelescant. 12
- Soportes para etiquetas de precioscant. 20
- Pesos para vientocant. 24
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 12
- Lámparas LEDcant. 20
- Cables alargadorescant. 10
- Regletascant. 8
Equipo
- Teterascant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Mantener calientecant. 3
- Neveras portátilescant. 4
- Datáfonoscant. 2
- Walkie-talkiescant. 4
- Linternas de manocant. 4
Vajilla
- Tazascant. 120
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Cucharonescant. 12
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchilloscant. 12
- Cuencoscant. 20
- Termoscant. 8
- Bandejas de servircant. 16
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Fregonascant. 2
- Escobas de manocant. 4
- Carros de limpiezacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Publica la fecha y el horario con al menos 6 semanas de antelación y abre las inscripciones cuanto antes. Así tendrás margen para gestionar preferencias dietéticas, asignar puestos y avisar a los expositores.
- Confirma los puntos de electricidad antes de cerrar la distribución. Las guirnaldas de luces, lámparas LED, máquinas de café y teteras pueden necesitar alargadores, regletas y una comprobación de carga.
- Revisa permisos y condiciones del recinto como mínimo 4 semanas antes. Si habrá carpas, prepara pesos para viento y vuelve a consultar la previsión meteorológica entre 24 y 48 horas antes.
- Cierra la carta y la información sobre alérgenos al menos 7 días antes de comprar. Cuenta tazas, vasos, platos, cubiertos y cucharones según el número previsto de visitantes y añade un margen del 10 %.
- Programa el montaje con 3 horas de antelación: primero coloca puestos, carpas, mesas y sillas; después prueba las luces, enfría las bebidas y prepara los aperitivos. Reserva también 30 minutos finales para recoger efectivo y hacer una revisión del recinto.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de invierno?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Publica la fecha, contacta con los puestos y abre las inscripciones al principio; deja al menos 4 semanas para permisos, electricidad y distribución.
- ¿Cuándo debo confirmar los puestos del mercado de invierno?
- Intenta cerrar la lista de expositores 3 semanas antes del evento. Después asigna los puestos e informa de horarios, entregas, electricidad y necesidades de montaje.
- ¿Cuándo hay que comprar la comida y las bebidas?
- Finaliza la lista de compras 7 días antes. Compra los productos no perecederos con varios días de margen y recoge los productos frescos el día anterior o la misma mañana.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un mercado de invierno?
- Reserva al menos 3 horas antes de la apertura. Monta primero carpas, puestos, mesas y sillas; calcula otros 30 minutos para probar la iluminación, enfriar bebidas y revisar el recinto.
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