Winterfestival organiseren: checklist en planning
Een winterfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en warme drank. Je regelt tegelijk de locatie, vergunningen, verwarming, verlichting, catering, vrijwilligers en een plan voor koud of nat weer. Werk van de vaste afspraken naar de uitvoering: bevestig eerst datum en locatie, reserveer daarna leveranciers en maak in de laatste week de voorraad en materialen compleet. Met deze checklist houd je 79 taken en 68 spullen op volgorde bij, van aanmeldingen en dieetwensen tot tenten, soepketels en routebordjes.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
2 personen
Vergunningen controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Leveranciers reserveren
Catering bestellen
2 personen
Verwarming reserveren
Verlichting reserveren
Muziek afspeellijst maken
Programma opstellen
2 personen
Vrijwilligers indelen
BHV-contacten vastleggen
Weersverwachting controleren
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Boodschappen gekoeld opslaan
2 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Menukaarten printen
Routebordjes maken
2 personen
Kraamindeling markeren
2 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Verwarming plaatsen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroomkabels afplakken
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Kraamprijzen ophangen
2 personen
Hapjes voorbereiden
5 personen
Soep en chocolademelk maken
3 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
Geluid testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Entree openen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Programma aankondigen
Kassa bemannen
2 personen
Informatiebalie bemannen
2 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Soep serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet netjes houden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds reinigen
Verlichting controleren
Verwarming controleren
Muziek verzorgen
Winteractiviteit begeleiden
3 personen
Rondgang met warme drank
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Nazorg
Buffet afruimen
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Verlichting afbouwen
3 personen
Verwarming uitschakelen
2 personen
Tenten afbreken
6 personen
Locatie vegen
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Toiletten grondig schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel opslaan
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Marktkramenaantal 8
- Tafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 80
- Barkrukkenaantal 12
- Tafelrokkenaantal 12
- Kleedkamerschermenaantal 2
- Kledingrekkenaantal 4
Servies
- Herbruikbare glazenaantal 180
- Koffiekopjesaantal 100
- Soepkommenaantal 120
- Bordenaantal 150
- Vorkenaantal 160
- Messenaantal 160
- Lepelsaantal 160
- Theelepelsaantal 120
- Serveerschalenaantal 20
- Thermoskannenaantal 10
Keuken
- Soepketelsaantal 3
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 6
- Koks- en broodmessenaantal 8
- Maatbekersaantal 4
- Opscheplepelsaantal 8
- Tangenaantal 8
- Openersaantal 4
- Koelboxenaantal 6
- IJscontainersaantal 4
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 4
- Koelkastenaantal 2
- Betaalterminalsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Microfoon
- Muziekspeler
- Terrasverwarmersaantal 4
- Brandblussersaantal 2
- EHBO-koffersaantal 2
- Portofoonsaantal 6
- Geldkistjesaantal 2
- Tafelweegschalenaantal 2
Verlichting
- Lichtslingersaantal 12
- Ledlampenaantal 16
- Lantaarnsaantal 12
- Batterijenaantal 24
Decoratie
- Kerstbomenaantal 3
- Kerstballenaantal 60
- Kerstslingersaantal 12
- Wintervlaggenaantal 20
- Kunstsneeuwaantal 6
- Decoratieve kransenaantal 8
- Menubordenaantal 8
- Tafeldecoratieaantal 20
- Naamkaartjesaantal 180
- Routebordjesaantal 12
- Pijlenstickersaantal 30
Schoonmaak
- Bezemaantal 4
- Stofzuigeraantal 2
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Afvalbakkenaantal 12
- Afvalcontainersaantal 4
- Papieren handdoekdispensersaantal 4
- Toiletborstelsaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Controleer vergunningen en locatievoorwaarden minimaal 6 tot 8 weken vooraf. Vraag specifiek na of tenten, marktkramen, muziek, voedseluitgifte en extra verwarming apart gemeld of toegestaan moeten worden.
- Reserveer verwarming en verlichting zodra de datum en locatie vaststaan, bij voorkeur uiterlijk 4 weken vooraf. Plan kabels, stroompunten en veilige looproutes voordat je de kraamindeling definitief maakt.
- Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en sluit die lijst 7 dagen voor het festival. Zet allergenen zichtbaar op menukaarten en houd aparte serveerschalen, tangen en opscheplepels beschikbaar.
- Maak de publieksindeling op papier én op locatie: markeer kramen, tafels, stoelen, tenten en routebordjes. Laat minstens 2 controleurs de opstelling nalopen voordat bezoekers binnenkomen.
- Plan de laatste voorraadcontrole 1 tot 2 dagen vooraf en bewaar gekoelde boodschappen direct in koelboxen of koelingen. Zet materialen zoals herbruikbare glazen, thermoskannen, waterkokers en naamkaartjes per onderdeel klaar, zodat vrijwilligers niet tijdens de opbouw hoeven te zoeken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een winterfestival organiseren?
- Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en leveranciers. Reserveer verwarming, verlichting en catering uiterlijk 4 weken voor het festival, omdat deze in de winterperiode snel bezet kunnen zijn.
- Wat moet ik regelen voor de catering van een winterfestival?
- Leg uiterlijk 4 weken vooraf het menu, de aantallen en de dieetwensen vast. Regel daarnaast soepketels of warmhoudbakken, thermoskannen, koffiezetapparaten, waterkokers, servies en aparte tangen voor verschillende gerechten.
- Wanneer controleer ik de weersverwachting voor een winterfestival?
- Controleer het weer 7 dagen vooraf en nogmaals 24 uur voor de start. Gebruik die momenten om tenten, verwarming, verlichting, kledingrekken of extra kleedkamerschermen en de opbouwvolgorde bij te sturen.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een winterfestival?
- Plan minimaal 3 tot 4 uur voor tenten, marktkramen, tafels, stoelen, verlichting, bewegwijzering en catering. Laat materiaal en boodschappen vooraf klaarstaan en wijs per onderdeel één verantwoordelijke vrijwilliger aan.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!