Checklist pour organiser un festival d’hiver

Un festival d’hiver demande une préparation différente d’un événement en plein air à la belle saison. Il faut sécuriser le lieu, le chauffage et l’éclairage avant d’envoyer les invitations, puis coordonner les inscriptions, le catering, les stands et les bénévoles. Cette checklist de 79 tâches et 68 fournitures suit l’ordre logique jusqu’au montage des tentes, des tables et des chaises. Elle aide aussi à éviter les oublis de dernière minute, notamment pour les besoins alimentaires, les boissons chaudes et l’accueil des visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver les fournisseurs
Commander le catering
2 personnes
Réserver le chauffage
Réserver l’éclairage
Créer la playlist musicale
Élaborer le programme
2 personnes
Répartir les bénévoles
Consigner les contacts de sécurité incendie
Vérifier les prévisions météo
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les courses au frais
2 personnes
Préparer le matériel
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les menus
Créer des panneaux de direction
2 personnes
Marquer l’agencement des stands
2 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer le chauffage
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Fixer les câbles d’alimentation
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Suspendre les prix du stand
2 personnes
Préparer les en-cas
5 personnes
Préparer la soupe et le chocolat chaud
3 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Tester le son
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir l’entrée
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Annoncer le programme
Tenir la caisse
2 personnes
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Servir la soupe
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
Vérifier l'éclairage
Vérifier le chauffage
Fournir la musique
Encadrer l’activité d’hiver
3 personnes
Tour avec boisson chaude
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

Désinstaller le buffet
4 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Éteindre le chauffage
2 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Balayer le lieu
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 8
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Jupes de tableqté 12
Paravents de vestiaireqté 2
Portants à vêtementsqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Bol à soupeqté 120
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 160
Couteauxqté 160
Cuillèresqté 160
Cuillères à caféqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Thermosqté 10

Cuisine

Marmites à soupeqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Verres doseursqté 4
Louchesqté 8
Pincesqté 8
Ouvre-bouteillesqté 4
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 4
Réfrigérateursqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Lecteur audio
Chauffages de terrasseqté 4
Extincteursqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Caisses à monnaieqté 2
Balances de tableqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 16
Lanternesqté 12
Pilesqté 24

Décoration

Sapins de Noëlqté 3
Boules de Noëlqté 60
Guirlandes de Noëlqté 12
Drapeaux d’hiverqté 20
Neige artificielleqté 6
Couronnes décorativesqté 8
Panneaux de menuqté 8
Décoration de tableqté 20
Badges nominatifsqté 180
Panneaux d’orientationqté 12
Autocollants flèchesqté 30

Nettoyage

Balaiqté 4
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Distributeurs de serviettes en papierqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réserve le chauffage et l’éclairage dès que la date et le lieu sont confirmés. En hiver, une vérification de la météo à 7 jours puis à 48 heures permet encore d’ajuster l’installation.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription et transmets le récapitulatif au traiteur au moins 7 jours avant le festival. Prévois un affichage clair des menus le jour même.
Prépare un plan des stands avec les entrées, les circulations et les zones de restauration. Marque leur emplacement avant le montage afin de ne pas déplacer les tables et les tentes une fois installées.
Compte les bénévoles par créneau et remets à chacun un rôle précis. Garde une liste séparée des contacts liés à la sécurité incendie, facilement accessible pendant toute la manifestation.
Stocke les achats au frais dès leur réception et vérifie les stocks avant les courses finales. Pour le service hivernal, regroupe les thermos, machines à café, bouilloires et marmites à soupe dans une zone de préparation dédiée.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un festival d’hiver ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les fournisseurs, le chauffage et l’éclairage doivent être confirmés avant l’envoi des invitations.
Quand réserver le chauffage pour un festival d’hiver ?: Réserve-le dès que le lieu et la date sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines à l’avance. Recontrôle la réservation 48 heures avant l’événement selon les prévisions météo.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoie-les 4 à 6 semaines avant le festival. Fixe la date limite d’inscription environ 10 jours avant afin de transmettre les effectifs et les besoins alimentaires au traiteur.
Que préparer la veille d’un festival d’hiver ?: La veille, vérifie les stocks, rassemble le matériel, imprime les menus et les panneaux, puis prépare les badges nominatifs. Le montage des tentes, des tables et des chaises peut commencer dès que le lieu est accessible, selon le planning prévu.

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