Winterfestival organisieren: Die praktische Checkliste

Ein Winterfestival braucht mehr Vorbereitung als ein Fest im Sommer: Heizung, Beleuchtung, Zelte und warme Speisen müssen rechtzeitig feststehen. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Ortsbestätigung bis zum Aufbau vor Ort. Du behältst Anmeldungen, Ernährungswünsche, Lieferanten und Helfer im Blick und prüfst kurz vor dem Termin auch das Wetter. So siehst du früh, was bestellt, gelagert oder am Veranstaltungstag bereitgestellt werden muss.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Lieferanten reservieren
Catering bestellen
2 Personen
Heizung reservieren
Beleuchtung reservieren
Musik-Playlist erstellen
Programm erstellen
2 Personen
Freiwillige einteilen
BHV-Kontakte erfassen
Wettervorhersage prüfen
Bestand prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Lebensmittel gekühlt lagern
2 Personen
Materialien bereitstellen
3 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Menükarten drucken
Wegweiser erstellen
2 Personen
Standaufteilung markieren
2 Personen
Zelte aufbauen
6 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Heizung aufstellen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Stromkabel abkleben
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Informationsstand einrichten
2 Personen
Kasse einrichten
2 Personen
Standpreise aufhängen
2 Personen
Snacks vorbereiten
5 Personen
Suppe und heiße Schokolade zubereiten
3 Personen
Getränke kalt stellen
3 Personen
Buffet aufbauen
4 Personen
Geschirr bereitstellen
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Ton testen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Eingang öffnen
3 Personen
Besucher begrüßen
4 Personen
Programm ankündigen
Kasse bedienen
2 Personen
Infostand besetzen
2 Personen
Heiße Getränke servieren
3 Personen
Suppe servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet ordentlich halten
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch reinigen
Beleuchtung kontrollieren
Heizung prüfen
Musik organisieren
Winteraktivität betreuen
3 Personen
Runde mit warmen Getränken
2 Personen
Letzte Runde ankündigen
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
Kasse abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Buffet abräumen
4 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Beleuchtung abbauen
3 Personen
Heizung ausschalten
2 Personen
Zelte abbauen
6 Personen
Location fegen
3 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Toiletten gründlich reinigen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Kühlboxen leeren
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 8
TischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 12
TischröckeAnz. 12
Umkleideraum-TrennwändeAnz. 2
KleiderständerAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare GläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 100
SuppenschalenAnz. 120
TellerAnz. 150
GabelnAnz. 160
MesserAnz. 160
LöffelAnz. 160
TeelöffelAnz. 120
ServierschalenAnz. 20
ThermoskannenAnz. 10

Küche

SuppenkesselAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
MessbecherAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
ZangenAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 4
KühlschränkeAnz. 2
KartenterminalsAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Musikplayer
TerrassenheizerAnz. 4
FeuerlöscherAnz. 2
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6
GeldkassettenAnz. 2
TischwaagenAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 12
LED-LampenAnz. 16
LaternenAnz. 12
BatterienAnz. 24

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 3
WeihnachtskugelnAnz. 60
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
WinterflaggenAnz. 20
KunstschneeAnz. 6
Dekorative KränzeAnz. 8
MenükartenAnz. 8
TischdekorationAnz. 20
NamensschilderAnz. 180
WegweiserAnz. 12
PfeilaufkleberAnz. 30

Reinigung

BesenAnz. 4
StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
PapierhandtuchspenderAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Genehmigungen und den Veranstaltungsort spätestens 6 bis 8 Wochen vorher. Gerade für Zelte, Marktstände, Musik und den Ausschank können zusätzliche Vorgaben gelten.
Plane Heizung und Beleuchtung nicht erst für den Aufbautag. Reserviere beides mindestens 3 bis 4 Wochen vorher und prüfe, ob Stromanschlüsse und Kabelwege vor Ort ausreichen.
Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 10 Tage vor dem Festival. Bestelle das Catering danach und halte eine kleine Reserve für spontane Gäste ein.
Lege Programm, Playlist und Helfer-Schichten mindestens eine Woche vorher fest. Weise zusätzlich klare Kontakte für Erste Hilfe und Notfälle zu, damit am Veranstaltungstag niemand suchen muss.
Kontrolliere die Wettervorhersage 3 Tage vorher und am Vorabend. Baue Zelte, Tische und Stühle nach einem markierten Standplan auf und lagere gekühlte Lebensmittel bis zur Ausgabe in Kühlboxen oder Kühlschränken.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Winterfestival organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Zelte, Heizung, Beleuchtung und Lieferanten brauchen oft mehr Vorlauf als Einladungen oder Dekoration.
Wie viele Helfer brauche ich für ein Winterfestival?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Bereich ein: Aufbau, Catering, Getränke, Programm und Abbau. Bei wechselnden Schichten sollte zusätzlich etwa eine Person pro 20 bis 30 Gäste gleichzeitig eingeplant werden.
Wann sollte ich das Catering für ein Winterfestival bestellen?: Bestelle das Catering etwa 2 bis 3 Wochen vorher, sobald die Anmeldungen und Ernährungswünsche weitgehend feststehen. Die endgültige Gästezahl solltest du 5 bis 7 Tage vor dem Termin bestätigen.
Was muss ich beim Aufbau am Veranstaltungstag zuerst erledigen?: Beginne 4 bis 6 Stunden vorher mit Zeltaufbau, Standaufteilung, Beleuchtung und Heizung. Danach folgen Tische, Stühle, Geschirr und die Ausgabe, damit warme Speisen und Getränke erst kurz vor Beginn bereitstehen.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.