Winterfair organiseren: checklist en planning

Een winterfair vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en kerstdecoratie neerzetten. Je regelt tegelijk standhouders, bezoekersinformatie, vrijwilligers, eten en drinken, vergunningen en een opbouw die tegen winterweer kan. Begin met datum, openingstijden en aanmeldingen en werk daarna toe naar de kraamindeling en het programma. In de laatste week controleer je de voorraad, weersverwachting en materialen; op de opbouwdag draait alles om een duidelijke route en een complete laatste controle.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Standhouders benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Kraamindeling maken
2 personen
Reserveringen maken
Vergunning en huisregels controleren
Programma samenstellen
2 personen
Standhouders informeren
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Route en bewegwijzering bepalen
2 personen
Weersverwachting controleren
Bezoekersinformatie publiceren
Voorraadlijst controleren
2 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Boodschappenlijst nalopen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelproducten ophalen
2 personen
Kramen en materialen klaarzetten
3 personen
Boodschappen sorteren
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Opbouwterrein controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Kramen indelen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Ingang en ontvangsttafel inrichten
2 personen
Cateringstafel inrichten
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Warme dranken voorbereiden
2 personen
Kassa en betaalmiddelen klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren
Afvalpunten plaatsen
2 personen

Event

Standhouders ontvangen
3 personen
Laatste standcontroles uitvoeren
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Toegang en informatie verzorgen
2 personen
Warme chocolademelk serveren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Cateringvoorraad aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels schoon en vrij houden
2 personen
Activiteiten begeleiden
4 personen
Kinderknutseltafel begeleiden
2 personen
Fotopunt beheren
Muziek afspelen
Verlichting controleren
Standhouders ondersteunen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Standhouders laten afbouwen
3 personen
Restvoorraad veilig opbergen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Verlichting afbreken
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven etenswaren verdelen
2 personen
Gevonden voorwerpen terugbrengen
Bedorven voedsel weggooien
Voorraad schoonmaakmiddelen opbergen
Kassa en opbrengst veiligstellen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Marktkramenaantal 12
Klaptafelsaantal 10
Biertafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 60
Krukkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 80
Tafelkledenaantal 16
Kraamzeilenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Kommetjesaantal 60
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Schenkkanenaantal 6

Decoratie

Kerstbomenaantal 3
Kerstballenaantal 60
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 4
Dennentakkenaantal 20
Kerststal
Lantaarnsaantal 12
Kerstfigurenaantal 8
Fotowand
Kerstmutsenaantal 30

Apparatuur

Warmhoudbakkenaantal 4
Waterkokersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Mobiele betaalterminalsaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesjesaantal 6
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveerbladenaantal 10
Tangenaantal 8
Keukenhandschoenenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Bewaarbakkenaantal 12
Serveerkommenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekdispensersaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 10
Ledlampenaantal 20
Batterijlantaarnsaantal 8
Verlengbare lichtstandaardsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Open de aanmeldingen pas nadat datum, openingstijden en huisregels vaststaan. Plan minimaal twee weken voor de fair een moment om dieetwensen en reserveringen definitief te verwerken.
Maak de kraamindeling niet alleen op papier. Houd rekening met looproutes, stroompunten, partytenten en voldoende ruimte bij koffie, warme drank en drukke activiteiten.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur. Wijs per blok iemand aan voor bezoekersvragen, iemand voor voorraad en iemand die de route en veiligheid controleert.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Leg kraamzeilen, tafelkleden, lantaarns en warmhoudbakken klaar voordat de eerste standhouder arriveert.
Sorteer houdbare voorraad, koelproducten, servies en decoratie in aparte groepen. Haal koelproducten zo laat mogelijk op en zet waterkokers, thermoskannen en herbruikbare bekers direct bij de drankuitgifte.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een winterfair organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, openingstijden, vergunningen en standhouders. Open de bezoekersaanmeldingen zodra de basisinformatie vaststaat, bij voorkeur uiterlijk 4 weken voor de fair.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een winterfair?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 25 tot 30 bezoekers tegelijk, plus een coördinator. Voor opbouw en afbouw plan je daarnaast 4 tot 6 mensen in voor kramen, tafels, decoratie en voorraad.
Wanneer maak ik de kraamindeling van een winterfair?: Maak een eerste indeling ongeveer 3 weken vooraf, zodra de meeste standhouders bekend zijn. Bevestig de definitieve plekken uiterlijk 7 dagen voor de fair en informeer standhouders daarna direct.
Wat moet ik de dag voor een winterfair controleren?: Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting, route, bewegwijzering, vrijwilligersindeling en volledige voorraadlijst. Zet houdbare spullen, decoratie en materialen klaar; haal koelproducten pas op de dag zelf op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.