Checklist para organizar una feria de invierno sin olvidos

Una feria de invierno necesita bastante más que reservar mesas y colocar decoración. Hay que coordinar expositores, inscripciones, puestos, permisos, voluntarios, compras y el montaje en un orden concreto. Empieza publicando la fecha y el horario, y deja cerrados los puestos y el programa antes de comprar. Esta checklist reúne 75 tareas y 60 materiales para controlar la preparación, desde las primeras reservas hasta la revisión final de la zona de montaje.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Publicar la fecha y el horario de apertura
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Contactar con los expositores
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la distribución de los puestos
2 personas
Hacer reservas
Comprobar el permiso y las normas de la casa
Elaborar el programa
2 personas
Informar a los responsables de los stands
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Definir la ruta y la señalización
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Publicar información para visitantes
Comprobar la lista de inventario
2 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Revisar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos refrigerados
2 personas
Montar los puestos y preparar el material
3 personas
Clasificar las compras
3 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Comprobar la zona de montaje
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Distribuir los puestos
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar la entrada y la mesa de recepción
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar bebidas calientes
2 personas
Preparar la caja y los medios de pago
2 personas
Comprobar los baños
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas

Evento

Recibir a los expositores
3 personas
Realizar las últimas comprobaciones de los puestos
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Gestionar el acceso y la información
2 personas
Servir chocolate caliente
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el stock de catering
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener las mesas limpias y despejadas
2 personas
Coordinar actividades
4 personas
Guiar la mesa de manualidades para niños
2 personas
Gestionar el punto de fotos
Poner música
Comprobar la iluminación
Apoyar a los expositores
2 personas
Recoger objetos perdidos
Despedir a los últimos visitantes
3 personas

Seguimiento

Indicar a los expositores que desmonten
3 personas
Guardar con seguridad el stock restante
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar la iluminación
3 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Devolver los objetos perdidos
Desechar los alimentos estropeados
Guardar el stock de productos de limpieza
Asegurar la caja y la recaudación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Puestos de mercadocant. 12
Mesas plegablescant. 10
Mesas de cervezacant. 4
Sillas plegablescant. 60
Taburetescant. 12
Percheroscant. 2
Perchascant. 80
Mantelescant. 16
Lonas para standcant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cuencoscant. 60
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 8
Termoscant. 8
Jarrascant. 6

Decoración

Árboles de Navidadcant. 3
Bolas de Navidadcant. 60
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Coronas navideñascant. 4
Ramas de pinocant. 20
Belén
Farolescant. 12
Figuras navideñascant. 8
Photowall
Gorros de Navidadcant. 30

Equipo

Bandejas para mantener calientecant. 4
Teterascant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Terminales de pago móvilescant. 2
Altavoces Bluetoothcant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Bandejas de serviciocant. 10
Pinzascant. 8
Guantes de cocinacant. 6
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Bandejas de almacenamientocant. 12
Cuencos de serviciocant. 12

Limpieza

Papeleracant. 8
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobascant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de toallas de papelcant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 10
Lámparas LEDcant. 20
Linternas a pilascant. 8
Soportes de luz extensiblescant. 4

Catering

Compras

Consejos

Publica la fecha, el horario de apertura y la información para visitantes con varias semanas de antelación. Así puedes abrir las inscripciones y dar tiempo a expositores y voluntarios para responder.
Cierra la distribución de los puestos antes de preparar el montaje. Reserva espacio para mesas, carpas, percheros, sillas y la ruta señalizada; cambiarlo el mismo día suele provocar retrasos.
Comprueba los permisos y las normas del recinto antes de confirmar reservas o anunciar el programa. Revisa también si existen restricciones para carpas, calefacción, decoración o venta de alimentos.
No esperes al día anterior para hacer las compras. Separa los productos no perecederos con antelación y recoge los refrigerados cerca del evento; cuenta también vasos, tazas, platos, cuencos, cubiertos, jarras y termos.
Asigna voluntarios a funciones concretas y comunícales el horario de llegada. Prepara una persona para coordinar el montaje, otra para orientar a visitantes y responsables identificados para cada stand.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de invierno?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para publicar la fecha, contactar con expositores, abrir inscripciones y comprobar permisos. Reserva las últimas 48 horas para compras frescas, previsión meteorológica y ajustes del montaje.
¿Qué hay que preparar para los puestos de una feria de invierno?: Como base, calcula un puesto o mesa por expositor y añade carpas, lonas, manteles, sillas o taburetes según el espacio. Confirma la distribución al menos 7 días antes y comunica a cada responsable dónde debe montar.
¿Cuándo hay que comprar la comida y las bebidas?: Compra los productos no perecederos entre 3 y 7 días antes y recoge los refrigerados el día anterior o el mismo día, según la capacidad de conservación. Revisa entonces vasos reutilizables, tazas, platos, cuencos, cubiertos, jarras y termos.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria de invierno?: Como referencia, asigna al menos 1 voluntario para coordinar el montaje, 1 para orientar a los visitantes y 1 por cada zona o grupo de puestos. Confirma los turnos 7 días antes y deja una persona de reserva para ausencias.

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