Organiser une foire d’hiver sans rien oublier

Une foire d’hiver demande une préparation coordonnée : les exposants, les inscriptions, les stands, les bénévoles et l’accueil doivent avancer dans le bon ordre. Commence par fixer la date et les horaires, puis structure les inscriptions et le plan des stands. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les besoins, vérifier les autorisations, préparer le matériel et organiser le montage. Cette checklist rassemble les 75 tâches et les 60 fournitures nécessaires pour suivre le projet jusqu’à l’ouverture.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier la date et les horaires d'ouverture
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Contacter les exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la répartition des stands
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier le permis et le règlement intérieur
Établir le programme
2 personnes
Informer les exposants
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Définir le parcours et la signalisation
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Publier les informations aux visiteurs
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Vérifier la liste de courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Préparer les stands et le matériel
3 personnes
Trier les courses
3 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Contrôler la zone de montage
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Répartir les stands
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Aménager l’entrée et le bureau d’accueil
2 personnes
Aménager la table de catering
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les boissons chaudes
2 personnes
Installer la caisse et les moyens de paiement
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Effectuer les dernières vérifications des stands
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Assurer l’accueil et les informations
2 personnes
Servir du chocolat chaud
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le stock de traiteur
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres et dégagées
2 personnes
Encadrer les activités
4 personnes
Encadrer la table de bricolage pour enfants
2 personnes
Gérer le point photo
Passer de la musique
Vérifier l'éclairage
Soutenir les exposants
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

Faire démonter les stands
3 personnes
Ranger les stocks restants en toute sécurité
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Répartir les restes alimentaires
2 personnes
Rapporter les objets trouvés
Jeter les aliments avariés
Ranger le stock de produits de nettoyage
Sécuriser la caisse et les recettes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 10
Tables de bièreqté 4
Chaises pliantesqté 60
Tabouretsqté 12
Portantsqté 2
Cintresqté 80
Nappesqté 16
Bâches de standqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Petits bolsqté 60
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Thermosqté 8
Carafesqté 6

Décoration

Sapins de Noëlqté 3
Boules de Noëlqté 60
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 4
Branches de sapinqté 20
Crèche de Noël
Lanternesqté 12
Personnages de Noëlqté 8
Mur photo
Bonnets de Noëlqté 30

Équipement

Bacs de maintien au chaudqté 4
Bouilloiresqté 4
Machines à caféqté 3
Glacièresqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Terminaux de paiement mobilesqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux d’officeqté 6
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Pincesqté 8
Gants de cuisineqté 6
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Bacs de conservationqté 12
Saladiers de serviceqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettes en papierqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes LEDqté 20
Lampes à pilesqté 8
Supports d'éclairage extensiblesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date, les horaires d’ouverture et la période d’inscription le plus tôt possible : prévois au moins 6 à 8 semaines pour contacter les exposants et traiter leurs réponses.
Demande les besoins alimentaires et matériels dès l’inscription. Garde une liste séparée des exposants confirmés, des besoins particuliers et des éléments encore à réserver.
Prépare le plan des stands avant d’informer les exposants. Réserve un emplacement pour chaque stand, puis vérifie les accès, les tentes, les tables, les chaises et les bâches nécessaires.
Prévois les bénévoles par créneau plutôt qu’en nombre global : compte au minimum une personne pour l’accueil, une pour l’orientation et une pour la zone de montage pendant les périodes chargées.
Ne garde pas les achats et les produits frais pour le dernier jour. Vérifie les stocks 7 jours avant, fais les courses ensuite et récupère les produits frais au plus tard la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une foire d’hiver ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet d’annoncer la date, d’ouvrir les inscriptions, de contacter les exposants, de vérifier les autorisations et de recruter les bénévoles.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions des exposants ?: Ouvre-les environ 6 semaines avant la foire et fixe une date limite 2 à 3 semaines avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de traiter les demandes et d’établir la répartition des stands.
Quand préparer les stands et le matériel ?: Contrôle le matériel et les stocks 7 jours avant, puis prépare les stands la veille ou le matin même selon les horaires d’accès. Vérifie notamment les tentes, tables, chaises, portants, nappes et bâches.
Combien de bénévoles prévoir pour une foire d’hiver ?: Pour une petite foire, prévois au moins 3 bénévoles en même temps : accueil, orientation et montage ou logistique. Ajoute une personne par zone ou par créneau lorsque plusieurs stands doivent être surveillés simultanément.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.