Wintermesse organisieren: die komplette Checkliste

Eine Wintermesse braucht mehr als Stände und Weihnachtsdekoration. Du musst früh festlegen, wann geöffnet ist, welche Aussteller teilnehmen, wie die Standaufteilung aussieht und wer beim Aufbau hilft. Diese Checkliste führt dich von den ersten Anmeldungen bis zur Kontrolle des Geländes am Veranstaltungstag. Besonders leicht vergessen werden Genehmigungen, Ernährungswünsche, wetterfeste Wege, Kühlprodukte und eine klare Einteilung der Freiwilligen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Öffnungszeiten veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Standaufteilung erstellen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Genehmigung und Hausordnung prüfen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Standbetreiber informieren
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Route und Beschilderung festlegen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Besucherinformationen veröffentlichen
Bestandsliste prüfen
2 Personen
Dekoration sortieren
2 Personen
Einkaufsliste durchgehen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Kühlprodukte abholen
2 Personen
Stände und Materialien bereitstellen
3 Personen
Einkäufe sortieren
3 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Aufbaugelände kontrollieren
2 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Stände einteilen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Stromversorgung anschließen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Eingang und Empfangstisch einrichten
2 Personen
Catering-Tisch vorbereiten
3 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Heißgetränke vorbereiten
2 Personen
Kasse und Zahlungsmittel bereitstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Müllstationen aufstellen
2 Personen

Event

Aussteller empfangen
3 Personen
Letzte Standskontrollen durchführen
2 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Zugang und Informationen bereitstellen
2 Personen
Heiße Schokolade servieren
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Cateringvorräte auffüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Tische sauber und frei halten
2 Personen
Aktivitäten begleiten
4 Personen
Kinder-Basteltisch betreuen
2 Personen
Fotopoint betreuen
Musik abspielen
Beleuchtung kontrollieren
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Die letzten Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
3 Personen
Restvorrat sicher verstauen
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Beleuchtung abbauen
3 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Lebensmittel verteilen
2 Personen
Fundsachen zurückbringen
Verdorbene Lebensmittel wegwerfen
Vorrat an Reinigungsmitteln verstauen
Kasse und Einnahmen sichern
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
MarktständeAnz. 12
KlappischeAnz. 10
BiertischeAnz. 4
KlappstühleAnz. 60
HockerAnz. 12
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 80
TischdeckenAnz. 16
StandplanenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
SchälchenAnz. 60
BestecksetsAnz. 100
ServierlöffelAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8
KaraffenAnz. 6

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 3
WeihnachtskugelnAnz. 60
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
WeihnachtskränzeAnz. 4
TannenzweigeAnz. 20
Krippe
LaternenAnz. 12
WeihnachtsfigurenAnz. 8
Fotowand
WeihnachtsmützenAnz. 30

Ausstattung

WarmhaltebehälterAnz. 4
WasserkocherAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Mobile ZahlungsterminalsAnz. 2
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ServiertablettsAnz. 10
ZangenAnz. 8
KüchenhandschuheAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
AufbewahrungsbehälterAnz. 12
ServierschalenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
HandseifenspenderAnz. 4
PapierhandtuchspenderAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 10
LED-LampenAnz. 20
BatterielaternenAnz. 8
Verlängerbare LichtstativeAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Veröffentliche Datum, Öffnungszeiten und Anmeldestart mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. So haben Standbetreiber und Besucher genug Zeit für ihre Planung.
Hole Ernährungswünsche nicht erst beim Einkauf ein: Erfasse sie direkt mit der Anmeldung und schließe die Liste spätestens 10 Tage vor der Wintermesse.
Erstelle den Standplan mindestens 7 Tage vorher und informiere alle Standbetreiber mit Standnummer, Aufbauzeit, Zufahrt und benötigtem Material.
Plane Freiwillige in Schichten von 2 bis 3 Stunden ein. Für Einlass, Besucherfragen, Nachfüllen, Garderobe und Abbau brauchst du getrennte Zuständigkeiten.
Prüfe Wettervorhersage, Beschilderung und Aufbaugelände am Vortag und noch einmal am Veranstaltungsmorgen. Bei Zelten, Laternen und Außenwegen darfst du Wind und Nässe nicht erst beim Aufbau berücksichtigen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Wintermesse organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Öffnungszeiten, Genehmigungen und der Ansprache der Standbetreiber. Die Anmeldung sollte spätestens 6 bis 8 Wochen vor der Messe geöffnet sein.
Wann sollte der Standplan für eine Wintermesse fertig sein?: Schließe den Standplan mindestens 7 Tage vor der Veranstaltung ab. So können Aussteller Rückfragen klären und du kannst Beschilderung, Standplanen und Mobiliar passend bereitstellen.
Wie viele Helfer brauche ich für eine Wintermesse?: Plane mindestens eine verantwortliche Person je Bereich ein: Einlass, Ausstellerbetreuung, Verpflegung, Besucherinformation und Aufbau. Bei wechselnden Schichten solltest du pro Bereich 2 bis 3 Helfer einteilen.
Wann muss ich Lebensmittel und Kühlprodukte für die Wintermesse einkaufen?: Haltbare Vorräte kannst du 2 bis 3 Tage vorher sortieren und bereitstellen. Kühlprodukte holst du am Veranstaltungstag oder höchstens 24 Stunden vorher ab, damit Kühlkette und Qualität erhalten bleiben.

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