Zo organiseer je een wijnproeverij zonder gedoe

Een wijnproeverij staat of valt met de volgorde: regel eerst de locatie en leverancier, verwerk daarna de aanmeldingen en werk het proefprogramma uit. Kies vooraf hoeveel wijnen je schenkt, wanneer ze geopend worden en welke hapjes erbij passen. Op de dag zelf draait alles om temperatuur, glaswerk, water en een duidelijke inrichting van de wijnstations. Met dit plan voorkom je vooral dat levering, dieetwensen en praktische proefbenodigdheden pas op het laatste moment aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Wijnleverancier selecteren
3
Wijnen bestellen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Programma en proefvolgorde maken
2 personen
8
Wijninformatie voorbereiden
9
Naamkaartjes maken
10
Proefformulieren maken
11
Aanmeldingen bevestigen
12
Wijnlevering bevestigen
13
Boodschappenlijst controleren
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Wijnen ontvangen
2 personen
16
Wijnvoorraad controleren
17
Wijnen op serveertemperatuur brengen
18
Locatie controleren
2 personen
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Stoelen plaatsen
2 personen
21
Proefglazen klaarzetten
2 personen
22
Wijnstations inrichten
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
3 personen
24
Koelers vullen
2 personen
25
Waterpunten inrichten
26
Decoratie ophangen
2 personen
27
Muziek en verlichting testen
28
Welkomsttafel klaarzetten
29
Briefing voor begeleiders geven
2 personen

Event

30
Gasten ontvangen
3 personen
31
Welkomstdrank serveren
2 personen
32
Proefregels toelichten
33
Wijnen presenteren
34
Wijn per ronde schenken
3 personen
35
Hapjes serveren
3 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Gebruikte glazen verzamelen
2 personen
38
Koffie en thee serveren
2 personen
39
Afscheid en vervoer checken
2 personen

Nazorg

40
Restanten veilig opslaan
2 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Wijnflessen en afval sorteren
2 personen
44
Locatie schoonmaken
3 personen
45
Materialen controleren
2 personen
46
Geleende materialen retourneren
2 personen
47
Overgebleven wijn opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Buffettafelaantal 2
Welkomsttafel

Servies

Wijnproefglazenaantal 40
Waterglazenaantal 40
Bordenaantal 40
Dessertbordjesaantal 40
Besteksetsaantal 40
Servettenhoudersaantal 6

Apparatuur

Wijnopenersaantal 4
Wijnkoelersaantal 4
Koelboxenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparaat
Bluetoothspeaker
Verlengkabelsaantal 3

Keuken

Schenkkanaantal 4
Waterkaraffenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8
Kurkentrekkeraantal 2
Maatbekersaantal 2
Theedoekenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Naamkaartjeshoudersaantal 36
Wijninformatiebordjesaantal 8
Menukaartenaantal 36
Bloemstukkenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 4
Tafellampenaantal 6

Catering

Proefnotitieblokkenaantal 36
Balpennenaantal 40
Spuugbakkenaantal 8
IJsblokjesbakkenaantal 4
Flessenstoppersaantal 8
Dienbladenaantal 6
Krukken voor presentatiesaantal 2
Boodschappen

Schoonmaak

Afwasteilaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Vloertrekker
Bezem en blik
Dweil en emmer

Tips

Plan de proefvolgorde vóór je de wijninformatie en proefformulieren maakt. Begin bijvoorbeeld met lichte wijnen en werk toe naar vollere of zoetere varianten, zodat eerdere smaken de volgende wijn minder beïnvloeden.
Controleer de aanmeldingen uiterlijk een week vooraf en verzamel dieetwensen meteen. Zo kun je hapjes, borden en serveerschalen afstemmen op het werkelijke aantal deelnemers in plaats van op een losse schatting.
Bevestig de wijnlevering enkele dagen vóór de proeverij en controleer bij ontvangst elke fles tegen je bestelling. Houd daarna de voorraad bij, zodat ontbrekende flessen nog tijdig kunnen worden aangevuld.
Zet witte en mousserende wijnen niet pas vlak voor de start koud. Gebruik wijnkoelers of koelboxen en geef elke wijn een vaste plek bij het juiste wijnstation, met water en een wijnopener binnen handbereik.
Reserveer op de opbouwdag minstens 2 uur voor tafels, stoelen, proefglazen, naamkaartjes, informatiebordjes en waterpunten. Een wijnproeverij loopt vaak vertraging op doordat het glaswerk en de proefstations te laat klaarstaan.

Veelgestelde vragen

Hoeveel wijn heb je nodig voor een wijnproeverij?: Reken voor een proefportie op ongeveer 50 milliliter per wijn per persoon. Bij 6 wijnen drinkt één deelnemer dus circa 300 milliliter; bestel daarnaast minstens 1 extra fles per 12 deelnemers voor morsen, bijschenken of een onverwachte gast.
Hoeveel wijnen schenk je tijdens een wijnproeverij?: Voor een programma van ongeveer 2 uur zijn 5 tot 7 wijnen meestal goed te volgen. Plan per wijn 10 tot 15 minuten voor inschenken, ruiken, proeven en toelichting, met korte pauzes voor water en hapjes.
Wanneer moet je de wijn bestellen voor een proeverij?: Bestel de wijnen minimaal 10 tot 14 dagen vooraf, zeker als je verschillende flessen of een specifieke leverancier nodig hebt. Bevestig de levering nogmaals 3 tot 5 dagen voor de proeverij en controleer de flessen direct bij ontvangst.
Hoeveel tijd heb je nodig om een wijnproeverij klaar te zetten?: Reserveer minimaal 2 uur voor de opbouw en tel 30 minuten extra als de locatie of tafels nog gecontroleerd moeten worden. Zet proefglazen, water, wijninformatie en naamkaartjes uiterlijk 30 minuten vóór de ontvangst klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.