Wijnproeverij organiseren: checklist en planning

Een wijnproeverij loopt soepel als je eerst de locatie, wijnselectie en deelnemers vastlegt en pas daarna de praktische uitvoering plant. Reken per gast op een wijnglas, waterglas en een spuugbak bij elk proefstation. Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding, zodat hapjes en serveerschalen niet op het laatste moment aangepast hoeven worden. Met deze checklist houd je de voorbereiding, inrichting en proefvolgorde bij elkaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Proeflocatie reserveren
Wijnselectie samenstellen
2 personen
Wijnlevering reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Proefvolgorde bepalen
2 personen
Menukaarten voorbereiden
Wijnnotities afdrukken
Tafelschikking maken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Wijnen en dranken ophalen
2 personen
Glazen controleren
2 personen
Wijnen koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Wijnflessen klaarzetten
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Tafellinnen aanbrengen
2 personen
Servies en glazen klaarzetten
3 personen
Proefstations inrichten
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Licht en muziek testen
2 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Ontvangstgarderobe klaarzetten

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Proefregels toelichten
Eerste wijnronde begeleiden
2 personen
Tweede wijnronde begeleiden
2 personen
Derde wijnronde begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Glazen en servies aanvullen
2 personen
Vierde wijnronde begeleiden
2 personen
Vijfde wijnronde begeleiden
2 personen
Zesde wijnronde begeleiden
2 personen
Water en brood aanvullen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Restanten veilig afsluiten
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Voorraad opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 2
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Wijnglazenaantal 220
Waterglazenaantal 60
Bordenaantal 70
Dessertbordjesaantal 60
Besteksetsaantal 60
Wijnkaraffenaantal 12
Spuugbakkenaantal 12
Wijnkoelersaantal 8
Serveerplankenaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Kurkentrekkersaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Koelkastenaantal 2
Draadloze microfoon
Luidsprekersaantal 2
Muziekspeler

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Tafellopersaantal 8
Menukaartenaantal 55
Wijninformatiebordenaantal 6
Naamkaartjesaantal 55
Bloemstukkenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 8

Verlichting

Slingerverlichtingaantal 4
Tafellampenaantal 8

Schoonmaak

Afwasteiltjesaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de wijnvolgorde uiterlijk één week vooraf. Begin met lichte wijnen en werk toe naar vollere of zoetere wijnen; druk de proefvolgorde en wijnnotities af voordat je de tafels inricht.
Controleer de glazen twee dagen van tevoren en zet per deelnemer minstens één wijnglas en één waterglas klaar. Plan extra glazen als je niet na elke wijn kunt afruimen.
Koel witte en mousserende wijnen minimaal 4 uur vooraf. Zet rode wijnen op tijd klaar om op temperatuur te komen en gebruik wijnkoelers of koelboxen voor flessen die koud moeten blijven.
Verwerk dieetwensen direct na de aanmeldingen en leg de bijbehorende hapjes apart op serveerplanken of schalen. Zo voorkom je dat gasten moeten wachten terwijl de proeverij al begonnen is.
Richt de proefstations minstens 60 minuten voor ontvangst in. Zet wijnflessen, karaffen, kurkentrekkers, spuugbakken, water en afvalbakken klaar voordat je de tafelschikking en laatste decoratie afwerkt.

Veelgestelde vragen

Hoeveel wijn heb je nodig voor een wijnproeverij?: Reken per deelnemer op ongeveer 75 milliliter per wijn. Bij 6 wijnen is dat 450 milliliter per persoon; een fles van 750 milliliter is dan genoeg voor ongeveer 1,5 deelnemer. Neem extra flessen mee als gasten na afloop nog willen drinken.
Hoeveel glazen heb je nodig voor een wijnproeverij?: Zet minimaal één wijnglas en één waterglas per deelnemer klaar. Bij 10 deelnemers heb je dus 10 wijnglazen en 10 waterglazen nodig; met 2 glazen per wijn wordt afwassen tussendoor niet nodig.
Hoe lang van tevoren moet je een wijnproeverij organiseren?: Reserveer de proeflocatie en stel de wijnselectie 4 tot 6 weken vooraf samen. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken van tevoren en verzamel dieetwensen en definitieve aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de proeverij.
Hoe lang van tevoren moet je wijn koelen voor een proeverij?: Koel witte en mousserende wijn minimaal 4 uur vooraf in een koelkast of wijnkoeler. Zet rode wijn ongeveer 1 tot 2 uur voor aanvang klaar, afhankelijk van de temperatuur van de ruimte en de wijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.