Zo organiseer je een wijnproefworkshop
Een wijnproefworkshop staat of valt met de volgorde: eerst bepaal je de groep, locatie en wijnselectie, daarna regel je glaswerk, formulieren en catering. Plan per wijn een vast proefmoment en geef deelnemers vooraf praktische informatie. Op de dag zelf draait veel om temperatuur, een rustige tafelindeling en genoeg water en spuugbakken. Met een korte briefing voor je team voorkom je dat ontvangst, inschrijving of het schenken de introductie vertraagt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie en zaalindeling bevestigen
- 2
Uitnodigingen versturen
- 3
Aanmeldingen verwerken
- 4
Dieetwensen verzamelen
- 5
Praktische informatie versturen
- 6
Wijnselectie en proefvolgorde bepalen
2 personen
- 7
Wijnen en boodschappen bestellen
- 8
Tastingformulieren voorbereiden
- 9
Naambadges voorbereiden
- 10
Benodigdheden controleren
2 personen
- 11
Verse boodschappen ophalen
2 personen
- 12
Wijnen op juiste temperatuur brengen
2 personen
- 13
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 14
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
- 15
Tafels indekken
3 personen
- 16
Glazen klaarzetten
2 personen
- 17
Wijnproefstation inrichten
2 personen
- 18
Water- en spuugstations plaatsen
2 personen
- 19
Hapjes en brood presenteren
2 personen
- 20
Decoratie en bewegwijzering ophangen
2 personen
- 21
Registratietafel inrichten
- 22
Team over de avond instrueren
3 personen
Event
- 23
Gasten ontvangen en aanmelden
2 personen
- 24
Welkomstdrank serveren
2 personen
- 25
Introductie van de workshop geven
- 26
Eerste proefronde begeleiden
2 personen
- 27
Tweede proefronde begeleiden
2 personen
- 28
Derde proefronde begeleiden
2 personen
- 29
Vierde proefronde begeleiden
2 personen
- 30
Vijfde proefronde begeleiden
2 personen
- 31
Zesde proefronde begeleiden
2 personen
- 32
Hapjes en brood bijvullen
2 personen
- 33
Water en spuugbakken bijvullen
- 34
Gebruikte glazen verzamelen
2 personen
- 35
Afsluiting en vragenronde begeleiden
Nazorg
- 36
Overgebleven eten verpakken
2 personen
- 37
Glazen en servies afwassen
3 personen
- 38
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
- 39
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
- 40
Ruimte schoonmaken
2 personen
- 41
Materialen terugbrengen naar opslag
2 personen
- 42
Bedankbericht aan deelnemers sturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 28
- Tafelkledenaantal 6
- Registratietafel
Servies
- Wijnproefglazenaantal 150
- Waterglazenaantal 30
- Bordenaantal 35
- Besteksetsaantal 35
- Servettenhoudersaantal 6
Apparatuur
- Koelboxenaantal 4
- IJskoelersaantal 2
- Wijnopenersaantal 4
- Wijnthermometersaantal 2
- Kleine speaker
- Spuugbakkenaantal 6
Keuken
- Decanteerkannenaantal 3
- Waterkannenaantal 6
- Serveerplateausaantal 8
- Snijplankenaantal 3
- Kaasmessenaantal 4
- Maatbekersaantal 2
- Afsluitbare bewaarbakkenaantal 8
Decoratie
- Naamkaartjeshoudersaantal 30
- Naamkaartjesaantal 30
- Menukaartenaantal 6
- Tafeldecoratieaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 3
- Schoonmaakemmeraantal 2
- Dweilmopaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Kies vooraf een duidelijke proefvolgorde en zet de wijnen per ronde klaar. Zo voorkom je dat flessen door elkaar raken of te vroeg worden geopend.
- Breng witte en mousserende wijnen tijdig op temperatuur en controleer dit met een wijnthermometer. Reken niet op één koelbox als meerdere flessen tegelijk koud moeten blijven.
- Zet per deelnemer een wijnproefglas klaar en plaats waterglazen, waterkannen en spuugbakken binnen handbereik. Eén spuugbak per vier tot zes deelnemers werkt praktisch.
- Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding en stem de hapjes daarop af. Kaas, brood en andere boodschappen worden vaak wel geregeld, maar alternatieven voor dieetwensen te laat.
- Maak de registratietafel compleet vóór de eerste gast binnenkomt: naamkaartjes, deelnemersinformatie en een korte uitleg liggen dan op één plek. Plan daarnaast minimaal 30 minuten voor het opstellen van tafels, stoelen en glazen.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel wijn heb je nodig voor een wijnproefworkshop?
- Reken op ongeveer 50 milliliter per wijn per deelnemer. Bij zes wijnen is dat 300 milliliter per persoon; een fles van 750 milliliter is daarmee genoeg voor ongeveer twee deelnemers, exclusief eventueel extra schenken.
- Hoe lang duurt een wijnproefworkshop?
- Plan voor zes wijnen ongeveer 2 tot 2,5 uur, inclusief ontvangst en introductie. Trek per wijn 15 tot 20 minuten uit en plan daarnaast minimaal 10 minuten voor pauze of hapjes.
- Hoeveel glazen heb je nodig per persoon bij een wijnproeverij?
- Gebruik bij voorkeur één wijnproefglas per wijn, dus zes glazen per persoon bij zes wijnen. Met minder glazen moet je tussendoor spoelen; reken dan op minimaal twee glazen per persoon en extra tijd tussen de rondes.
- Wanneer moet je de wijnen bestellen en koelen?
- Bestel de wijnen en houdbare boodschappen uiterlijk één week vooraf, zodat je nog kunt bijsturen. Koel witte en mousserende wijnen enkele uren voor de workshop en controleer rode wijn ongeveer één uur vooraf op serveertemperatuur.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!