Einen Weinverkostungs-Workshop Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Weinverkostungs-Workshop entscheidet nicht die Dekoration über den Ablauf, sondern eine klare Reihenfolge. Lege zuerst Raum, Teilnehmerzahl und Weinauswahl fest, danach folgen Anmeldung, Einkäufe und Verkostungsunterlagen. Am Veranstaltungstag müssen Weine, Gläser, Wasser und Snacks rechtzeitig bereitstehen. Plane außerdem eine Spuckstation ein: Sie wird oft vergessen und lässt sich später nur schwer unauffällig nachrüsten.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location und Raumaufteilung bestätigen
- 2
Einladungen verschicken
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Praktische Informationen versenden
- 6
Weinauswahl und Verkostungsreihenfolge festlegen
2 Personen
- 7
Weine und Einkäufe bestellen
- 8
Verkostungsformulare vorbereiten
- 9
Namensschilder vorbereiten
- 10
Benötigtes Material prüfen
2 Personen
- 11
Frische Einkäufe abholen
2 Personen
- 12
Weine auf die richtige Temperatur bringen
2 Personen
- 13
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 14
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 15
Tische eindecken
3 Personen
- 16
Gläser bereitstellen
2 Personen
- 17
Weinverkostungsstation einrichten
2 Personen
- 18
Wasser- und Spuckstationen aufstellen
2 Personen
- 19
Snacks und Brot präsentieren
2 Personen
- 20
Dekoration und Beschilderung aufhängen
2 Personen
- 21
Registrierungstisch einrichten
- 22
Team für den Abend einweisen
3 Personen
Event
- 23
Gäste empfangen und anmelden
2 Personen
- 24
Begrüßungsgetränk servieren
2 Personen
- 25
Einführung in den Workshop geben
- 26
Erste Verkostungsrunde begleiten
2 Personen
- 27
Zweite Verkostungsrunde begleiten
2 Personen
- 28
Dritte Proberunde begleiten
2 Personen
- 29
Vierte Verkostungsrunde begleiten
2 Personen
- 30
Die fünfte Proberunde begleiten
2 Personen
- 31
Sechste Proberunde begleiten
2 Personen
- 32
Snacks und Brot nachfüllen
2 Personen
- 33
Wasser und Speibecken auffüllen
- 34
Benutzte Gläser einsammeln
2 Personen
- 35
Abschluss und Fragerunde moderieren
Nachbereitung
- 36
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
- 37
Gläser und Geschirr abwaschen
3 Personen
- 38
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 39
Abfall sammeln und entsorgen
2 Personen
- 40
Raum reinigen
2 Personen
- 41
Materialien zurück ins Lager bringen
2 Personen
- 42
Dankesnachricht an Teilnehmer senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 28
- TischdeckenAnz. 6
- Registrierungstisch
Geschirr
- WeinverkostungsgläserAnz. 150
- WassergläserAnz. 30
- TellerAnz. 35
- BestecksetsAnz. 35
- ServiettenhalterAnz. 6
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 4
- EiskühlerAnz. 2
- KorkenzieherAnz. 4
- WeinthermometerAnz. 2
- Kleiner Lautsprecher
- SpuckeimerAnz. 6
Küche
- DekantierkannenAnz. 3
- WasserkannenAnz. 6
- ServierplattenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 3
- KäsemesserAnz. 4
- MessbecherAnz. 2
- Verschließbare AufbewahrungsbehälterAnz. 8
Dekoration
- NamensschildhalterAnz. 30
- NamensschilderAnz. 30
- SpeisekartenAnz. 6
- TischdekorationAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 3
- Reinigungs-EimerAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne etwa drei bis vier Wochen vorher mit Raumaufteilung, Einladungen und Anmeldungen. Erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor dem Termin, damit Snacks und Brot passend geplant werden können.
- Lege die Verkostungsreihenfolge vor dem Einkauf fest. Stelle die Flaschen nach Stil oder Intensität zusammen und prüfe für jede Probe die passende Serviertemperatur; Weiß- und Schaumweine brauchen meist deutlich mehr Kühlzeit als Rotweine.
- Rechne pro Person mit einem Verkostungsglas je Wein oder halte genügend Gläser zum Wechseln bereit. Zusätzlich braucht jede Person ein Wasserglas, und pro Tisch sollten Wasserkanne, Spuckeimer und Servietten erreichbar sein.
- Bereite Formulare, Namensschilder und Speisekarten am Vortag vor. Am Veranstaltungstag solltest du mindestens 90 Minuten für Tische, Gläser, Verkostungsstation, Snacks und Beschilderung einplanen.
- Schicke praktische Informationen spätestens zwei Tage vorher: Beginn, Einlass, Dauer, Anfahrt und Hinweise zu Ernährungswünschen. Weise das Team vor dem Empfang kurz ein, damit Registrierung, Begrüßungsgetränk und Einführung ohne Wartezeit funktionieren.
Häufige Fragen
- Wie viele Weine braucht man für einen Weinverkostungs-Workshop?
- Für einen Workshop mit sechs bis acht Proben ist eine klare Verkostung meist gut in zwei bis drei Stunden durchführbar. Plane pro Wein ungefähr 50 bis 75 Milliliter je Person ein und berücksichtige zusätzlich etwas Reserve für Nachschenken.
- Wie lange vorher muss man einen Weinverkostungs-Workshop planen?
- Beginne idealerweise drei bis vier Wochen vorher mit Raum, Einladungen und Weinauswahl. Die Anmeldungen und Ernährungswünsche sollten spätestens sieben Tage vor dem Termin feststehen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für eine Weinverkostung?
- Plane mindestens 90 Minuten Aufbauzeit ein. Darin enthalten sind Tischaufstellung, Eindecken, Gläser, Kühlung, Verkostungsstation, Wasser- und Spuckstationen sowie Snacks und Beschilderung.
- Welche Temperatur brauchen die Weine bei einer Verkostung?
- Kühle Weiß- und Schaumweine mehrere Stunden vorher und kontrolliere sie vor Beginn mit einem Weinthermometer. Stelle Rotweine ebenfalls rechtzeitig bereit, damit sie nicht direkt aus einem zu warmen Raum serviert werden.
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