Organiser un atelier de dégustation de vin, étape par étape

Un atelier de dégustation réussi repose surtout sur une bonne préparation et un ordre clair. Commencez par confirmer la salle, sa disposition et le nombre de participants, puis construisez la sélection de vins et les informations pratiques autour de ce format. Prévoyez les verres, l’eau, les crachoirs et les fiches de dégustation avant de commander les courses. Le jour J, installez les tables, mettez les vins à température et briefez l’équipe avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu et l’agencement de la salle
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Envoyer les informations pratiques
6
Définir la sélection de vins et l'ordre de dégustation
2 personnes
7
Commander les vins et les courses
8
Préparer les formulaires de dégustation
9
Préparer les badges nominatifs
10
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
11
Aller chercher les courses fraîches
2 personnes
12
Mettre les vins à la bonne température
2 personnes
13
Préparer les en-cas
3 personnes
14
Installer les tables et les chaises
3 personnes
15
Dresser les tables
3 personnes
16
Préparer les verres
2 personnes
17
Aménager le stand de dégustation de vin
2 personnes
18
Installer les points d’eau et de crachat
2 personnes
19
Présenter les amuse-bouches et le pain
2 personnes
20
Suspendre la décoration et la signalisation
2 personnes
21
Installer la table d'inscription
22
Briefer l'équipe sur la soirée
3 personnes

Événement

23
Accueillir et enregistrer les invités
2 personnes
24
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
25
Présenter l’atelier
26
Animer la première dégustation
2 personnes
27
Encadrer le deuxième tour d’essai
2 personnes
28
Animer le troisième tour d’essai
2 personnes
29
Animer le quatrième tour de dégustation
2 personnes
30
Encadrer le cinquième tour d’essai
2 personnes
31
Encadrer le sixième tour de dégustation
2 personnes
32
Réapprovisionner les en-cas et le pain
2 personnes
33
Ravitailler en eau et les bacs à cracher
34
Rassembler les verres utilisés
2 personnes
35
Animer la clôture et la session de questions-réponses

Suivi

36
Emballer les restes
2 personnes
37
Laver les verres et la vaisselle
3 personnes
38
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
39
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
40
Nettoyer l’espace
2 personnes
41
Rapporter le matériel au stockage
2 personnes
42
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 28
Nappesqté 6
Table d'inscription

Vaisselle

Verres de dégustation de vinqté 150
Verres à eauqté 30
Assiettesqté 35
Couvertsqté 35
Porte-serviettesqté 6

Équipement

Glacièresqté 4
Bacs à glaceqté 2
Tire-bouchonsqté 4
Thermomètres à vinqté 2
Petite enceinte
Crachoirsqté 6

Cuisine

Carafes à décanterqté 3
Carafes d’eauqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux à fromageqté 4
Verres doseursqté 2
Bacs de rangement verrouillablesqté 8

Décoration

Porte-nomsqté 30
Badges nominatifsqté 30
Cartes de menuqté 6
Décoration de tableqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 3
Seau de nettoyageqté 2
Serpillièreqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez le nombre de participants avant de commander : prévoyez un verre de dégustation par personne et quelques verres supplémentaires pour remplacer ceux qui tombent ou se mélangent.
Définissez la sélection et l’ordre de dégustation au moins 7 jours avant l’atelier. Servez généralement les vins du plus léger au plus puissant, en gardant les vins doux pour la fin.
Installez un point d’eau et un crachoir par table ou pour 8 à 10 personnes. Sans ces points clairement visibles, les participants interrompent souvent la dégustation pour chercher où rincer leur verre.
Mettez les vins à la bonne température le jour même, avec un thermomètre et des glacières ou bacs à glace à portée de main. Les bouteilles blanches et effervescentes demandent plus d’anticipation que les rouges.
Envoyez les informations pratiques 2 à 3 jours avant : heure d’accueil, durée, adresse, stationnement et possibilité de signaler un besoin alimentaire. Préparez aussi les badges et la table d’inscription avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Combien de vins prévoir pour un atelier de dégustation ?: Prévoyez généralement 4 à 6 vins pour un atelier de 1 h 30 à 2 h. Comptez environ 5 à 7 cl par vin et par participant, puis ajoutez une bouteille de réserve pour chaque série de 10 à 12 personnes.
Combien de temps dure un atelier de dégustation de vin ?: Un format confortable dure entre 1 h 30 et 2 h, accueil compris. Prévoyez environ 15 à 20 minutes par vin, avec quelques minutes pour l’explication, la dégustation et les questions.
Quand faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez les invitations 3 à 4 semaines avant l’atelier pour laisser le temps de s’inscrire. Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant afin de confirmer les quantités, les besoins alimentaires et la disposition de la salle.
Combien de verres faut-il pour une dégustation de vin ?: Prévoyez au minimum un verre de dégustation par vin et par personne si vous souhaitez comparer les vins côte à côte. Pour un atelier de 5 vins avec 12 participants, cela représente 60 verres, plus 10 à 15 % de réserve, ainsi que des verres à eau.

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