Checklist voor een wijnproefworkshop organiseren

Een wijnproefworkshop staat of valt met de volgorde en voorbereiding. Regel eerst de locatie, zaalindeling en aanmeldingen, en leg dieetwensen en praktische informatie uiterlijk een week vooraf vast. Bepaal daarna de wijnselectie, proefvolgorde en boodschappen. Op de dag zelf draait het om temperatuur, voldoende glazen, water- en spuugstations en een duidelijke ontvangst. Gebruik de checklist hieronder om niets op het laatste moment te hoeven regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en zaalindeling bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Praktische informatie versturen
Wijnselectie en proefvolgorde bepalen
2 personen
Wijnen en boodschappen bestellen
Tastingformulieren voorbereiden
Naambadges voorbereiden
Benodigdheden controleren
2 personen
Verse boodschappen ophalen
2 personen
Wijnen op juiste temperatuur brengen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Tafels indekken
3 personen
Glazen klaarzetten
2 personen
Wijnproefstation inrichten
2 personen
Water- en spuugstations plaatsen
2 personen
Hapjes en brood presenteren
2 personen
Decoratie en bewegwijzering ophangen
2 personen
Registratietafel inrichten
Team over de avond instrueren
3 personen

Event

Gasten ontvangen en aanmelden
2 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Introductie van de workshop geven
Eerste proefronde begeleiden
2 personen
Tweede proefronde begeleiden
2 personen
Derde proefronde begeleiden
2 personen
Vierde proefronde begeleiden
2 personen
Vijfde proefronde begeleiden
2 personen
Zesde proefronde begeleiden
2 personen
Hapjes en brood bijvullen
2 personen
Water en spuugbakken bijvullen
Gebruikte glazen verzamelen
2 personen
Afsluiting en vragenronde begeleiden

Nazorg

Overgebleven eten verpakken
2 personen
Glazen en servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Materialen terugbrengen naar opslag
2 personen
Bedankbericht aan deelnemers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 28
Tafelkledenaantal 6
Registratietafel

Servies

Wijnproefglazenaantal 150
Waterglazenaantal 30
Bordenaantal 35
Besteksetsaantal 35
Servettenhoudersaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
IJskoelersaantal 2
Wijnopenersaantal 4
Wijnthermometersaantal 2
Kleine speaker
Spuugbakkenaantal 6

Keuken

Decanteerkannenaantal 3
Waterkannenaantal 6
Serveerplateausaantal 8
Snijplankenaantal 3
Kaasmessenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Afsluitbare bewaarbakkenaantal 8

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 30
Naamkaartjesaantal 30
Menukaartenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Schoonmaakemmeraantal 2
Dweilmopaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per deelnemer minimaal één wijnproefglas per wijn plus één waterglas. Bij vijf te proeven wijnen heb je dus vijf proefglazen per persoon nodig, tenzij je tussendoor afwast.
Zet wijnen die gekoeld moeten worden enkele uren vooraf koud en controleer de temperatuur met een wijnthermometer. Wijnen die te laat worden gekoeld, zijn bij ontvangst vaak nog niet op temperatuur.
Richt het wijnproefstation vóór de gasten binnenkomen in met openers, decanteerkannen, waterkannen, spu bakken en proefformulieren. Zo hoef je tijdens de introductie niet meer tussen tafels en keuken te zoeken.
Verzamel dieetwensen uiterlijk zeven dagen vooraf en stem de hapjes daarop af. Presenteer brood en hapjes pas nadat de glazen en proefvolgorde klaarstaan, zodat er niets omvalt tijdens het inschenken.
Reserveer de laatste 30 minuten vóór aanvang voor registratie, naambadges en een korte teaminstructie. Controleer daarna per tafel stoelen, tafelkleden, glazen, water en servetten voordat de eerste gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoeveel wijn heb je nodig voor een wijnproefworkshop?: Reken bij een proeverij op ongeveer 50 milliliter per wijn per persoon. Voor vijf wijnen en twintig deelnemers is dat 5 liter proefwijn; bestel extra als je royaal wilt schenken of een fles als reserve wilt houden.
Hoeveel glazen heb ik nodig voor een wijnproeverij?: Gebruik bij voorkeur één proefglas per wijn per deelnemer en daarnaast één waterglas. Voor twintig deelnemers en vijf wijnen zijn dat 100 wijnproefglazen en 20 waterglazen, tenzij je tussendoor kunt afwassen.
Wanneer moet je de wijnen voor een wijnproefworkshop koelen?: Zet gekoelde wijnen minimaal 3 tot 4 uur vóór de start in een koelbox of ijskoeler. Controleer de temperatuur ongeveer 30 minuten voor ontvangst en vul ijs aan als flessen niet koud genoeg zijn.
Hoe vroeg moet je uitnodigingen voor een wijnproefworkshop versturen?: Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag om aanmelding en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de workshop, zodat je wijn, hapjes, glazen en tafelschikking definitief kunt regelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.