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Weinverkostungs-Workshop organisieren: die Checkliste

Ein Weinverkostungs-Workshop braucht mehr Vorbereitung als Gläser und ein paar Flaschen. Du musst Anmeldungen, Ernährungswünsche, Weinauswahl und Raumaufteilung rechtzeitig festlegen. Am Veranstaltungstag kommen Temperatur, Reihenfolge, Wasser- und Spuckstationen sowie die Begrüßung der Gäste dazu. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung und zeigt, was häufig erst kurz vor Beginn auffällt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location und Raumaufteilung bestätigen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Praktische Informationen versenden

  • Weinauswahl und Verkostungsreihenfolge festlegen

    2 Personen

  • Weine und Einkäufe bestellen

  • Verkostungsformulare vorbereiten

  • Namensschilder vorbereiten

  • Benötigtes Material prüfen

    2 Personen

  • Frische Einkäufe abholen

    2 Personen

  • Weine auf die richtige Temperatur bringen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tische eindecken

    3 Personen

  • Gläser bereitstellen

    2 Personen

  • Weinverkostungsstation einrichten

    2 Personen

  • Wasser- und Spuckstationen aufstellen

    2 Personen

  • Snacks und Brot präsentieren

    2 Personen

  • Dekoration und Beschilderung aufhängen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

  • Team für den Abend einweisen

    3 Personen

Event

  • Gäste empfangen und anmelden

    2 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    2 Personen

  • Einführung in den Workshop geben

  • Erste Verkostungsrunde begleiten

    2 Personen

  • Zweite Verkostungsrunde begleiten

    2 Personen

  • Dritte Proberunde begleiten

    2 Personen

  • Vierte Verkostungsrunde begleiten

    2 Personen

  • Die fünfte Proberunde begleiten

    2 Personen

  • Sechste Proberunde begleiten

    2 Personen

  • Snacks und Brot nachfüllen

    2 Personen

  • Wasser und Speibecken auffüllen

  • Benutzte Gläser einsammeln

    2 Personen

  • Abschluss und Fragerunde moderieren

Nachbereitung

  • Übrig gebliebenes Essen verpacken

    2 Personen

  • Gläser und Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln und entsorgen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Materialien zurück ins Lager bringen

    2 Personen

  • Dankesnachricht an Teilnehmer senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 28
  • TischdeckenAnz. 6
  • Registrierungstisch

Geschirr

  • WeinverkostungsgläserAnz. 150
  • WassergläserAnz. 30
  • TellerAnz. 35
  • BestecksetsAnz. 35
  • ServiettenhalterAnz. 6

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • EiskühlerAnz. 2
  • KorkenzieherAnz. 4
  • WeinthermometerAnz. 2
  • Kleiner Lautsprecher
  • SpuckeimerAnz. 6

Küche

  • DekantierkannenAnz. 3
  • WasserkannenAnz. 6
  • ServierplattenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KäsemesserAnz. 4
  • MessbecherAnz. 2
  • Verschließbare AufbewahrungsbehälterAnz. 8

Dekoration

  • NamensschildhalterAnz. 30
  • NamensschilderAnz. 30
  • SpeisekartenAnz. 6
  • TischdekorationAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 3
  • Reinigungs-EimerAnz. 2
  • WischmoppAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Verkostungsreihenfolge spätestens eine Woche vorher fest und bestelle die Weine danach. Plane außerdem, wann jede Flasche die richtige Trinktemperatur erreicht.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und verschicke praktische Informationen spätestens drei Tage vor dem Workshop. So kommen Rückfragen zu Ablauf, Dauer und Anreise nicht erst beim Empfang.
  • Rechne pro teilnehmender Person mit einem Weinverkostungsglas je Wein oder stelle einen klaren Wechselplan bereit. Wasser- und Spuckstationen sollten vor dem Eintreffen der Gäste an mehreren gut erreichbaren Stellen stehen.
  • Bereite Verkostungsformulare, Namensschilder und den Registrierungstisch am Vortag vor. Am Veranstaltungstag bleibt dann Zeit für frische Einkäufe, Snacks, Tische und die Temperaturkontrolle der Weine.
  • Plane mindestens 60 Minuten für den Aufbau ein: Raumaufteilung, Tischdecken, Gläser, Snacks, Beschilderung und Technik brauchen jeweils eigene Handgriffe. Weise das Team vor dem Einlass kurz Rollen und Ablauf zu.

Häufige Fragen

Wie viele Weine braucht man für einen Weinverkostungs-Workshop?
Für einen Workshop sind meist 5 bis 8 Weine sinnvoll, damit Unterschiede erkennbar bleiben und die Verkostung nicht zu lang wird. Plane die Reihenfolge von leichten zu kräftigeren Weinen und bestelle die Flaschen mindestens eine Woche vorher.
Wie viel Wein pro Person sollte man bei einer Verkostung ausschenken?
Rechne mit etwa 50 bis 75 Millilitern pro Wein und Person. Bei 6 Weinen sind das 300 bis 450 Milliliter je Gast; halte zusätzlich Wasser und Spuckeimer bereit.
Wann muss man Wein für eine Verkostung kühlen?
Stelle Weiß-, Rosé- und Schaumweine je nach Sorte etwa 3 bis 6 Stunden vorher kalt. Prüfe die Temperatur mit einem Weinthermometer, bevor die Gäste eintreffen, und öffne Rotweine rechtzeitig zum Workshop.
Wie lange dauert die Vorbereitung eines Weinverkostungs-Workshops?
Für die gesamte Planung solltest du etwa 2 bis 3 Wochen einrechnen, besonders für Einladungen, Anmeldungen und Weinbestellungen. Am Veranstaltungstag selbst brauchst du mindestens 60 Minuten für Aufbau, Stationen und Teameinweisung.

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