Checklist pour organiser un atelier de dégustation de vin

Un atelier de dégustation de vin demande surtout une bonne préparation du lieu, des bouteilles et du déroulé. Cette checklist vous aide à avancer dans l’ordre, des inscriptions jusqu’à l’accueil des invités. Prévoyez les verres, l’eau, les crachoirs et les en-cas avant le jour J : ce sont les éléments souvent oubliés ou installés trop tard. Vous trouverez aussi les vérifications à faire dans les dernières heures, quand les vins doivent être mis à température et les produits frais récupérés.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu et l’agencement de la salle
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations pratiques
Définir la sélection de vins et l'ordre de dégustation
2 personnes
Commander les vins et les courses
Préparer les formulaires de dégustation
Préparer les badges nominatifs
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
Aller chercher les courses fraîches
2 personnes
Mettre les vins à la bonne température
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Dresser les tables
3 personnes
Préparer les verres
2 personnes
Aménager le stand de dégustation de vin
2 personnes
Installer les points d’eau et de crachat
2 personnes
Présenter les amuse-bouches et le pain
2 personnes
Suspendre la décoration et la signalisation
2 personnes
Installer la table d'inscription
Briefer l'équipe sur la soirée
3 personnes

Événement

Accueillir et enregistrer les invités
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
Présenter l’atelier
Animer la première dégustation
2 personnes
Encadrer le deuxième tour d’essai
2 personnes
Animer le troisième tour d’essai
2 personnes
Animer le quatrième tour de dégustation
2 personnes
Encadrer le cinquième tour d’essai
2 personnes
Encadrer le sixième tour de dégustation
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas et le pain
2 personnes
Ravitailler en eau et les bacs à cracher
Rassembler les verres utilisés
2 personnes
Animer la clôture et la session de questions-réponses

Suivi

Emballer les restes
2 personnes
Laver les verres et la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Rapporter le matériel au stockage
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 28
Nappesqté 6
Table d'inscription

Vaisselle

Verres de dégustation de vinqté 150
Verres à eauqté 30
Assiettesqté 35
Couvertsqté 35
Porte-serviettesqté 6

Équipement

Glacièresqté 4
Bacs à glaceqté 2
Tire-bouchonsqté 4
Thermomètres à vinqté 2
Petite enceinte
Crachoirsqté 6

Cuisine

Carafes à décanterqté 3
Carafes d’eauqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux à fromageqté 4
Verres doseursqté 2
Bacs de rangement verrouillablesqté 8

Décoration

Porte-nomsqté 30
Badges nominatifsqté 30
Cartes de menuqté 6
Décoration de tableqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 3
Seau de nettoyageqté 2
Serpillièreqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et son agencement au moins 2 semaines avant l’atelier. Prévoyez une table d’inscription séparée de l’espace de dégustation pour éviter les bouchons à l’arrivée.
Fixez la sélection et l’ordre des vins avant de commander. Pour chaque bouteille, notez la température de service et vérifiez-les avec un thermomètre le jour même.
Comptez un verre de dégustation par vin et par personne, plus quelques verres de remplacement. Ajoutez des verres à eau, des crachoirs visibles et des carafes d’eau à portée de table.
Envoyez les informations pratiques 3 à 5 jours avant : adresse, heure d’arrivée, durée prévue et éventuelles consignes alimentaires. Relancez les personnes qui n’ont pas confirmé leur inscription.
Gardez les en-cas simples et disponibles dès le début, avec du pain et de l’eau. Installez les poubelles, le seau et la serpillière avant l’accueil, plutôt que de chercher le matériel pendant la dégustation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un atelier de dégustation de vin ?: Commencez l’organisation au moins 2 semaines à l’avance pour confirmer la salle, envoyer les invitations et commander les vins. Gardez les 2 derniers jours pour les courses fraîches, la mise à température et l’installation.
Combien de verres faut-il pour un atelier de dégustation de vin ?: Prévoyez au minimum un verre de dégustation par vin et par participant si les verres sont remplacés entre les services. Pour un atelier de 12 personnes et 5 vins, 60 verres sont nécessaires, avec une marge de 5 à 10 verres.
Quand mettre le vin à la bonne température ?: Vérifiez la température des vins le jour de l’atelier, plusieurs heures avant l’arrivée des invités. Les bouteilles qui doivent être rafraîchies peuvent ainsi rester dans des glacières ou des bacs à glace jusqu’au service.
Que faut-il prévoir pour les personnes qui ne veulent pas avaler le vin ?: Installez au moins un crachoir pour 4 à 6 participants, réparti sur les tables ou près du stand de dégustation. Placez aussi des carafes d’eau et des poubelles à proximité pour faciliter le service et le nettoyage.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.