Zo organiseer je een wijnmarkt zonder last-minute chaos

Begin een wijnmarkt niet met de wijn, maar met de randvoorwaarden: locatie, datum, vergunningen en de gewenste indeling. Daarna leg je standhouders, leveranciers, catering en techniek vast, zodat je weet hoeveel ruimte, koeling en materiaal nodig zijn. Open vervolgens de aanmeldingen en verzamel dieetwensen, parkeerinformatie en andere praktische gegevens. In de laatste week draait alles om tellen, sorteren en duidelijke bewegwijzering. Zo voorkom je dat leveringen, proefglazen of betalingen op de dag zelf voor vertraging zorgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en datum bevestigen
2
Vergunningen en meldingen controleren
3
Wijnleveranciers benaderen
2 personen
4
Wijnleveringen reserveren
5
Catering reserveren
6
Muziek en apparatuur reserveren
7
Plattegrond van de markt maken
2 personen
8
Standhouders inschrijven
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Online aanmeldingen openen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Parkeerinformatie versturen
14
Standhoudersbriefing versturen
15
Proefglazen en materialen tellen
2 personen
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Naamkaartjes voor wijnen maken
2 personen
18
Route- en informatieborden printen
19
Polsbandjes en muntkaarten klaarleggen
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Wijnlevering aannemen
3 personen
22
Wijnen per stand sorteren
3 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
4 personen
25
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
26
Weersverwachting controleren
27
Terrein afzetten
3 personen
28
Tenten opbouwen
5 personen
29
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
30
Wijnstands inrichten
6 personen
31
Proefglazen klaarzetten
3 personen
32
Wijnkoelingen vullen
3 personen
33
Buffet en hapjestafels opbouwen
4 personen
34
Decoratie ophangen
3 personen
35
Verlichting aansluiten
2 personen
36
Geluidsinstallatie testen
2 personen
37
Informatieborden plaatsen
2 personen
38
Toiletten controleren
2 personen
39
Afvalpunten plaatsen
2 personen
40
Vrijwilligers instrueren
3 personen
41
Voorraad en kassa controleren
2 personen

Event

42
Entree openen
3 personen
43
Bezoekers registreren
3 personen
44
Proefglazen uitgeven
2 personen
45
Wijnproeverijen serveren
8 personen
46
Wijninformatie toelichten
6 personen
47
Hapjes serveren
4 personen
48
Alcoholvrije dranken serveren
2 personen
49
Dranken bijvullen
3 personen
50
Hapjes bijvullen
3 personen
51
Gebruikte glazen verzamelen
3 personen
52
Glazen afwassen
3 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
55
Voorraad koel houden
2 personen
56
Laatste bestellingen opnemen
3 personen
57
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

58
Kassa afsluiten
2 personen
59
Wijnvoorraad inventariseren
3 personen
60
Wijn en materialen veilig opslaan
4 personen
61
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
62
Tenten afbreken
5 personen
63
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
64
Terrein schoonmaken
4 personen
65
Servies en glaswerk reinigen
3 personen
66
Materialen drogen en inpakken
3 personen
67
Geleende materialen retourneren
2 personen
68
Restanten correct opslaan
2 personen
69
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktbaliesaantal 8
Biertafelsaantal 12
Statafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 16
Tafelkledenaantal 20
Krattenaantal 24

Servies

Proefglazenaantal 400
Waterglazenaantal 120
Wijnglazen roodaantal 180
Wijnglazen witaantal 180
Champagneglazenaantal 80
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 120
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 16

Apparatuur

Koelboxenaantal 12
Koelkastenaantal 4
IJscontainersaantal 8
Kassaboxenaantal 2
Pinapparatenaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Muziekspeler

Keuken

Kurkentrekkersaantal 12
Wijnstoppersaantal 24
Schenktuitenaantal 16
Maatbekersaantal 8
Snijplankenaantal 6
Koksmesjesaantal 6
Serveerbladenaantal 12
Koelelementenaantal 40

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Wijnvatdecoratiesaantal 4
Tafeldecoratieaantal 16
Bloemstukkenaantal 8
Menubordenaantal 12
Krijtbordstiftenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 16
Batterijlantaarnsaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsaantal 4
Blikvegersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de plattegrond voordat je standhouders definitief inschrijft. Reserveer per wijnstand ruimte voor een marktbalie, kratten, bezoekers en een aparte plek voor afval en lege glazen.
Plan wijnleveringen zo dat iemand ze kan aannemen en controleren. Sorteer de flessen direct per stand en koel witte wijn en mousserende wijn ruim vóór de opening; op het laatste moment passen ze niet meer allemaal in de koelboxen.
Tel proefglazen, waterglazen, borden en bestek afzonderlijk. Reken niet alleen op het aantal bezoekers: glazen blijven op tafels staan, breken en moeten tussendoor worden ingezameld en afgewassen of vervangen.
Maak betalingen eenvoudig met polsbandjes, muntkaarten of een kassasysteem. Leg kassaboxen, pinapparaten, wisselgeld en verlengkabels op één vaste plek klaar en test de stroom en verbinding vóór de eerste bezoeker binnenkomt.
Stuur de standhoudersbriefing uiterlijk enkele dagen vooraf. Zet daarin de aankomsttijd, parkeerroute, laad- en losplek, indeling van de markt en de regels voor het schenken; print route- en informat borden alvast voordat de opbouw begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wijnmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met locatie, datum, vergunningen en leveranciers. Open de aanmeldingen zodra de plattegrond en de belangrijkste praktische informatie vaststaan.
Hoeveel wijn moet ik inkopen voor een wijnmarkt?: Gebruik het verwachte bezoekersaantal en de proefopzet als basis: voor een proefronde van 5 cl haal je uit één fles van 75 cl ongeveer 15 proefglazen. Voeg daarna een reserve van 10 tot 15 procent toe voor morsen, extra proeven en verschillen tussen wijnen.
Wanneer moet de wijn gekoeld worden?: Zet witte wijn en mousserende wijn bij voorkeur 12 tot 24 uur vóór de opening koud. Controleer op de ochtend zelf of elke stand voldoende gekoelde flessen heeft en houd extra ijscontainers beschikbaar.
Hoeveel proefglazen heb ik nodig voor een wijnmarkt?: Voorzie minimaal één proefglas per gelijktijdige bezoeker als iedereen hetzelfde glas gebruikt, plus 10 tot 20 procent reserve. Werk je met aparte glazen voor rood, wit en mousserend, tel dan per soort afzonderlijk en plan tussentijds inzamelen of afwas in.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.