So organisierst du einen Weinmarkt

Ein Weinmarkt steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Bestätige zuerst Ort und Datum, kläre Genehmigungen und sichere danach Weinlieferanten, Catering, Musik und Aussteller. Erst wenn Anmeldungen und Ernährungswünsche erfasst sind, lassen sich Marktplan, Mengen und Ausstattung zuverlässig festlegen. In den letzten Tagen zählen vor allem Kühlung, Probiergläser, Beschilderung, Münzkarten und eine funktionierende Kasse.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Ort und Datum bestätigen
2
Genehmigungen und Meldungen prüfen
3
Weinlieferanten anfragen
2 Personen
4
Weinlieferungen reservieren
5
Catering reservieren
6
Musik und Ausrüstung reservieren
7
Marktplan erstellen
2 Personen
8
Aussteller anmelden
2 Personen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Online-Anmeldungen öffnen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Parkinformationen versenden
14
Ausstellerbriefing versenden
15
Probiergläser und Materialien zählen
2 Personen
16
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
17
Namensschilder für Weine erstellen
2 Personen
18
Routen- und Infotafeln drucken
19
Armbänder und Münzkarten bereitlegen
2 Personen
20
Einkaufen gehen
3 Personen
21
Weinlieferung annehmen
3 Personen
22
Weine pro Stand sortieren
3 Personen
23
Getränke kühlen
2 Personen
24
Snacks vorbereiten
4 Personen
25
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
26
Wettervorhersage prüfen
27
Gelände absperren
3 Personen
28
Zelte aufbauen
5 Personen
29
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
30
Weinstände einrichten
6 Personen
31
Verkostungsgläser bereitstellen
3 Personen
32
Weinkühler befüllen
3 Personen
33
Buffet und Snacktische aufbauen
4 Personen
34
Dekoration aufhängen
3 Personen
35
Beleuchtung anschließen
2 Personen
36
Beschallungsanlage testen
2 Personen
37
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
38
Toiletten kontrollieren
2 Personen
39
Müllstationen aufstellen
2 Personen
40
Freiwillige einweisen
3 Personen
41
Lagerbestand und Kasse prüfen
2 Personen

Event

42
Eingang öffnen
3 Personen
43
Besucher registrieren
3 Personen
44
Probiergläser ausgeben
2 Personen
45
Weinverkostungen servieren
8 Personen
46
Weininformationen erläutern
6 Personen
47
Snacks servieren
4 Personen
48
Alkoholfreie Getränke servieren
2 Personen
49
Getränke nachfüllen
3 Personen
50
Snacks nachfüllen
3 Personen
51
Benutzte Gläser einsammeln
3 Personen
52
Gläser spülen
3 Personen
53
Mülleimer leeren
2 Personen
54
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
55
Vorrat kühl halten
2 Personen
56
Letzte Bestellungen aufnehmen
3 Personen
57
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

58
Kasse abschließen
2 Personen
59
Weinvorrat inventarisieren
3 Personen
60
Wein und Materialien sicher lagern
4 Personen
61
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
62
Zelte abbauen
5 Personen
63
Abfall sammeln und trennen
4 Personen
64
Gelände reinigen
4 Personen
65
Geschirr und Gläser reinigen
3 Personen
66
Materialien trocknen und verpacken
3 Personen
67
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
68
Restbestände ordnungsgemäß lagern
2 Personen
69
Fundgegenstände bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 8
BiertischeAnz. 12
StehtischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 40
BarhockerAnz. 16
TischdeckenAnz. 20
KistenAnz. 24

Geschirr

ProbiergläserAnz. 400
WassergläserAnz. 120
Rote WeingläserAnz. 180
Weingläser weißAnz. 180
ChampagnergläserAnz. 80
TellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 120
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 16

Ausstattung

KühlboxenAnz. 12
KühlschränkeAnz. 4
EisbehälterAnz. 8
KassenboxenAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
Musikplayer

Küche

KorkenzieherAnz. 12
WeinstopfenAnz. 24
AusgießerAnz. 16
MessbecherAnz. 8
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
ServiertablettsAnz. 12
KühlelementeAnz. 40

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
WeinfassdekorationenAnz. 4
TischdekorationAnz. 16
BlumenarrangementsAnz. 8
MenükartenAnz. 12
TafelschreiberAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 16
BatterielaternenAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 24

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
BesenAnz. 4
BlechkehrerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Genehmigungen und Meldungen mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Weinmarkt. Prüfe dabei auch Strom, Aufbauzeiten und Vorgaben für Ausschank und Lebensmittel.
Reserviere Weinlieferungen, Catering und Musik erst nach der groben Teilnehmerzahl. Plane pro Aussteller einen klar markierten Bereich im Marktplan ein, damit die Weine später nicht umsortiert werden müssen.
Öffne Online-Anmeldungen frühzeitig und verschicke das Ausstellerbriefing spätestens 7 Tage vor dem Termin. Frage dabei auch Ernährungswünsche und Parkbedarf ab, statt diese Informationen am Veranstaltungstag einzusammeln.
Zähle Probiergläser, Wassergläser und sonstige Serviermaterialien 2 bis 3 Tage vorher. Stelle je Weinstand Kisten, Kühlung und die passenden Namensschilder zusammen, bevor die Lieferung eintrifft.
Bereite Kasse, Wechselgeld, Kartenlesegeräte, Armbänder und Münzkarten am Vortag vor. Kühle die Getränke rechtzeitig und teste Verlängerungskabel, Beschallungsanlage und Funkmikrofone vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weinmarkt organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Weinlieferungen und Aussteller brauchen meist mehr Vorlauf als Gläser, Beschilderung und Einkauf.
Wie viel Wein braucht man für einen Weinmarkt?: Rechne für eine Verkostung zunächst mit etwa 0,1 Liter pro Wein und Person, abhängig von der Zahl der angebotenen Weine. Bestelle erst nach der Anmeldezahl und ergänze eine Reserve von ungefähr 10 Prozent.
Wann soll man die Weinlieferung annehmen und sortieren?: Nimm die Lieferung möglichst am Vortag oder mindestens 4 Stunden vor dem Einlass an. Sortiere die Weine sofort nach Stand und stelle Kühlung, Namensschilder und Probiergläser dazu.
Wie viele Probiergläser braucht man pro Gast?: Plane mindestens ein Probierglas pro gleichzeitig verkostendem Gast und zusätzlich etwa 10 bis 15 Prozent Reserve ein. Bei getrennten roten, weißen und Champagnergläsern musst du jede Glasart separat zählen.

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