Cómo organizar un mercado del vino sin perder el control

Un mercado del vino se organiza en dos frentes: la coordinación de expositores y la experiencia de quienes degustan. Empieza por cerrar el lugar, la fecha y los permisos; después confirma proveedores, catering, música y entregas. Cuando tengas el plano, abre las inscripciones y comunica aparcamiento, horarios y normas a tiempo. Los últimos días se concentran en contar copas y materiales, clasificar cada vino por puesto, enfriar las bebidas y dejar preparados los cobros.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar lugar y fecha
2
Comprobar permisos y notificaciones
3
Contactar con proveedores de vino
2 personas
4
Reservar entregas de vino
5
Reservar el catering
6
Reservar música y equipo
7
Crear un plano del mercado
2 personas
8
Inscribir a los expositores
2 personas
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Abrir inscripciones online
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Enviar la información de aparcamiento
14
Enviar la charla para los expositores
15
Contar las copas de degustación y los materiales
2 personas
16
Comprobar la lista de la compra
2 personas
17
Hacer etiquetas para vinos
2 personas
18
Imprimir carteles de ruta e información
19
Preparar las pulseras y las tarjetas de fichas
2 personas
20
Hacer la compra
3 personas
21
Recibir la entrega de vino
3 personas
22
Clasificar los vinos por stand
3 personas
23
Enfriar bebidas
2 personas
24
Preparar aperitivos
4 personas
25
Preparar la caja y el cambio
2 personas
26
Comprobar el pronóstico del tiempo
27
Cerrar el recinto
3 personas
28
Montar tiendas
5 personas
29
Colocar mesas y sillas
5 personas
30
Organizar los puestos de vino
6 personas
31
Preparar los vasos de degustación
3 personas
32
Llenar las vinotecas refrigeradas
3 personas
33
Montar el buffet y las mesas de aperitivos
4 personas
34
Colgar la decoración
3 personas
35
Conectar la iluminación
2 personas
36
Probar el sistema de sonido
2 personas
37
Colocar los paneles informativos
2 personas
38
Comprobar los baños
2 personas
39
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
40
Instruir a los voluntarios
3 personas
41
Comprobar el inventario y la caja
2 personas

Evento

42
Abrir la entrada
3 personas
43
Registrar a los visitantes
3 personas
44
Repartir vasos de cata
2 personas
45
Servir las catas de vino
8 personas
46
Explicar la información sobre el vino
6 personas
47
Servir aperitivos
4 personas
48
Servir bebidas sin alcohol
2 personas
49
Rellenar las bebidas
3 personas
50
Reponer aperitivos
3 personas
51
Recoger los vasos usados
3 personas
52
Lavar los vasos
3 personas
53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
54
Limpiar los baños durante el evento
2 personas
55
Mantener el stock refrigerado
2 personas
56
Tomar los últimos pedidos
3 personas
57
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas

Seguimiento

58
Cerrar la caja
2 personas
59
Inventariar las existencias de vino
3 personas
60
Guardar el vino y los materiales de forma segura
4 personas
61
Desmontar mesas y sillas
5 personas
62
Desmontar las tiendas
5 personas
63
Recoger y separar la basura
4 personas
64
Limpiar el recinto
4 personas
65
Limpiar vajilla y cristalería
3 personas
66
Secar y empaquetar los materiales
3 personas
67
Devolver el material prestado
2 personas
68
Guardar correctamente los sobrantes
2 personas
69
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mostradores de mercadocant. 8
Mesas de cervezacant. 12
Mesas altascant. 10
Sillas plegablescant. 40
Taburetes de barcant. 16
Mantelescant. 20
Cajonescant. 24

Vajilla

Vasos de degustacióncant. 400
Vasos para aguacant. 120
Copas de vino tintocant. 180
Copas de vino blancocant. 180
Copas de champáncant. 80
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 120
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 16

Equipo

Neveras portátilescant. 12
Neverascant. 4
Contenedores para hielocant. 8
Cajas de cajacant. 2
Datáfonoscant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Reproductor de música

Cocina

Sacacorchoscant. 12
Tapones para vinocant. 24
Vertedorescant. 16
Jarras medidorascant. 8
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Bandejas de serviciocant. 12
Acumuladores de fríocant. 40

Decoración

Guirnaldascant. 12
Decoraciones de barriles de vinocant. 4
Decoración de mesacant. 16
Arreglos floralescant. 8
Carteles del menúcant. 12
Rotuladores para pizarracant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 16
Linternas a pilascant. 12
Baterías de repuestocant. 24

Limpieza

Papeleracant. 12
Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Escobascant. 4
Recogedores de cenizacant. 4
Guantes de limpiezacant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra el lugar, la fecha y los permisos antes de invitar a nadie. Reserva al menos 6 semanas para confirmar proveedores, notificaciones y necesidades eléctricas del montaje.
Diseña el plano antes de inscribir a los expositores. Deja pasillos claros, separa la zona de catering de las degustaciones y asigna cada puesto con espacio para mostrador, bebidas y cajas.
Envía la información operativa a los expositores entre 10 y 14 días antes. Incluye horario de llegada, aparcamiento, ubicación del puesto y la charla con las instrucciones de servicio.
Cuenta las copas de degustación, vasos de agua, hielo, sacacorchos y materiales 3 días antes. Prepara una reserva de al menos un 10 % para cubrir roturas, pérdidas y cambios de última hora.
Recibe el vino como mínimo 24 horas antes y clasifícalo por stand en cuanto llegue. Enfría los blancos y espumosos con tiempo, y prueba el día anterior los datáfonos, micrófonos, cables y regletas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado del vino?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite confirmar el lugar y los permisos, reservar entregas de vino y catering, inscribir expositores y enviar la información logística sin prisas.
¿Cuándo se deben abrir las inscripciones para un mercado del vino?: Ábrelas unas 4 semanas antes, cuando el lugar, el horario y el plano provisional estén confirmados. Cierra la lista entre 7 y 10 días antes para poder recoger preferencias dietéticas y ajustar compras.
¿Cuándo se recibe y se enfría el vino?: Recibe la entrega al menos 24 horas antes del mercado. Clasifica las botellas por puesto al recibirlas y enfría blancos y espumosos con varias horas de margen, no justo antes de abrir.
¿Cuántas copas y vasos hacen falta para una degustación?: Calcula una copa de degustación por asistente y añade un 10 % de reserva. Prevé además vasos de agua, recipientes para hielo y copas específicas si el servicio incluye vino tinto, blanco o champán.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.