Organiser un marché du vin sans rien oublier

Un marché du vin se prépare d’abord comme un parcours de visite, puis comme un service de dégustation. Commencez par confirmer le lieu, la date et les autorisations avant d’inscrire les exposants ou d’ouvrir les réservations. Prévoyez ensuite les livraisons, le plan des stands, le catering et le matériel de dégustation. Les derniers jours servent surtout à trier les vins, refroidir les boissons, préparer les étiquettes et sécuriser l’accueil du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu et la date
2
Vérifier les autorisations et les déclarations
3
Contacter les fournisseurs de vin
2 personnes
4
Réserver les livraisons de vin
5
Réserver le catering
6
Réserver la musique et le matériel
7
Créer le plan du marché
2 personnes
8
Inscrire les exposants
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Ouvrir les inscriptions en ligne
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Envoyer les infos de parking
14
Envoyer le briefing aux exposants
15
Compter les verres de dégustation et le matériel
2 personnes
16
Vérifier la liste des courses
2 personnes
17
Créer des étiquettes pour les vins
2 personnes
18
Imprimer les panneaux d’itinéraire et d’information
19
Préparer les bracelets et les cartes à jetons
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Réceptionner la livraison de vin
3 personnes
22
Trier les vins par stand
3 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer les en-cas
4 personnes
25
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
26
Vérifier les prévisions météo
27
Balisage du site
3 personnes
28
Monter les tentes
5 personnes
29
Installer les tables et les chaises
5 personnes
30
Installer les stands de vin
6 personnes
31
Préparer les verres de dégustation
3 personnes
32
Remplir les refroidisseurs à vin
3 personnes
33
Monter le buffet et les tables de snacks
4 personnes
34
Installer la décoration
3 personnes
35
Brancher l’éclairage
2 personnes
36
Tester le système de sonorisation
2 personnes
37
Placer les panneaux d’information
2 personnes
38
Vérifier les toilettes
2 personnes
39
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
40
Briefer les bénévoles
3 personnes
41
Vérifier les stocks et la caisse
2 personnes

Événement

42
Ouvrir l’entrée
3 personnes
43
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
44
Distribuer les verres de dégustation
2 personnes
45
Servir les dégustations de vin
8 personnes
46
Présenter les informations sur le vin
6 personnes
47
Servir des amuse-bouches
4 personnes
48
Servir des boissons sans alcool
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
50
Réapprovisionner les en-cas
3 personnes
51
Rassembler les verres utilisés
3 personnes
52
Laver les verres
3 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
55
Conserver au frais
2 personnes
56
Recueillir les dernières commandes
3 personnes
57
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

58
Clôturer la caisse
2 personnes
59
Inventorier le stock de vin
3 personnes
60
Stocker le vin et le matériel en sécurité
4 personnes
61
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
62
Démonter les tentes
5 personnes
63
Collecter et trier les déchets
4 personnes
64
Nettoyer le site
4 personnes
65
Nettoyer la vaisselle et le verrerie
3 personnes
66
Sécher et emballer le matériel
3 personnes
67
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
68
Stocker correctement les restes
2 personnes
69
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Comptoirs du marchéqté 8
Tables de bièreqté 12
Tables hautesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 16
Nappesqté 20
Caissesqté 24

Vaisselle

Verres de dégustationqté 400
Verres à eauqté 120
Verres à vin rougesqté 180
Verres à vin blancsqté 180
Verres à champagneqté 80
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 16

Équipement

Glacièresqté 12
Réfrigérateursqté 4
Conteneurs à glaceqté 8
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Lecteur audio

Cuisine

Tire-bouchonsqté 12
Bouchons de vinqté 24
Becs verseursqté 16
Verres doseursqté 8
Planches à découperqté 6
Couteaux d’officeqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pains de glaceqté 40

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Décorations de fûts de vinqté 4
Décoration de tableqté 16
Compositions floralesqté 8
Panneaux de menuqté 12
Feutres pour tableau noirqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 16
Lampes à pilesqté 12
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Balaisqté 4
Bacs à jeterqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu, la date et les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant le marché. Sans cette validation, les inscriptions d’exposants et les invitations risquent de partir trop tôt.
Dessinez le plan du marché avant de confirmer tous les stands : prévoyez des passages dégagés, une zone de livraison et un accès pratique aux glacières, réfrigérateurs et caisses.
Ouvrez les inscriptions en ligne 4 à 6 semaines avant l’événement et demandez immédiatement les besoins alimentaires. Relancez les inscrits au plus tard 7 jours avant pour éviter les réponses de dernière minute.
Réservez les livraisons de vin au moins 3 jours avant le marché et attribuez chaque caisse à un stand dès réception. Cette étape évite de chercher une bouteille au moment où les visiteurs arrivent.
Comptez les verres de dégustation, les tire-bouchons, les cartes à jetons et la monnaie la veille. Ajoutez une marge d’environ 10 % pour les verres cassés, les pertes et les visiteurs supplémentaires.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché du vin ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu et les autorisations, réserver les fournisseurs, inscrire les exposants et envoyer les informations pratiques aux visiteurs.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un marché du vin ?: Ouvrez-les 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fermez ou vérifiez les inscriptions environ 7 jours avant afin de finaliser les besoins alimentaires, les bracelets et les cartes à jetons.
Quand réceptionner et refroidir les vins ?: Réceptionnez la livraison au moins 1 jour avant l’ouverture, ou 3 jours avant si le fournisseur doit livrer sur un créneau précis. Triez ensuite les bouteilles par stand et refroidissez les vins blancs, rosés et effervescents suffisamment tôt.
Combien de verres prévoir pour un marché du vin ?: Prévoyez au minimum un verre de dégustation par visiteur attendu, plus une marge de 10 %. Pour 100 visiteurs, comptez donc environ 110 verres, sans oublier les verres à eau et les verres nécessaires au catering.

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