Wijnmarkt organiseren: checklist en planning

Een wijnmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen wijnhuizen en marktkramen regelen. Je moet ook aanmeldingen, proefglazen, koeling, betalingen, hapjes en duidelijke bezoekersinformatie op elkaar afstemmen. Begin met de deelnemende wijnhuizen en werk daarna toe naar de inrichting en ontvangst. Controleer in de laatste week vooral leveringen, wijnvoorraad, stroompunten en het aantal glazen. Met deze checklist houd je de volgorde en de praktische details bij de hand.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en tijden bevestigen
Wijnproducenten benaderen
2 personen
Deelnemende wijnhuizen vastleggen
2 personen
Marktkramen reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aanmeldingen openen
Bezoekersinformatie publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Wijnlijst samenstellen
2 personen
Proefglazen bestellen
Menu voor hapjes bepalen
2 personen
Leveringen met wijnhuizen afstemmen
2 personen
Plattegrond van de markt maken
2 personen
Stroompunten controleren
Betaalwijze voor munten regelen
Prijsborden voorbereiden
2 personen
Route- en infoborden maken
2 personen
Proefglazen tellen
Voorraadlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Wijnvoorraad ontvangen
3 personen
Wijnvoorraad controleren
2 personen
Koelingen vullen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Marktkramen opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Tafelkleden aanbrengen
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Wijnstands inrichten
6 personen
Wijnflessen uitstallen
4 personen
Prijsborden plaatsen
2 personen
Proefglazen klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Kassa en munten klaarzetten
2 personen
Aanmeldtafel inrichten
2 personen
Infopunt inrichten
Toiletten controleren
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Proefglazen uitdelen
2 personen
Wijnproeverij begeleiden
6 personen
Wijninformatie verstrekken
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Alcoholvrije dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Glazen ophalen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten bijvullen
Tafels netjes houden
2 personen
Wijnvoorraad aanvullen
2 personen
Laatste bestellingen verwerken
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Wijnflessen veilig opslaan
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Marktkramen afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Verlichting afbreken
2 personen
Servies reinigen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Locatie grondig schoonmaken
4 personen
Overgebleven wijn inventariseren
2 personen
Wijnvoorraad retourneren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Borg- en emballagematerialen verzamelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 10
Statafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Tafelkledenaantal 20
Proefbaraantal 2
Krukkenaantal 8

Servies

Wijnglazenaantal 180
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 25
Serveertangenaantal 15
Kurkentrekkersaantal 12
Wijnopenersaantal 8

Apparatuur

Koelkastenaantal 3
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Kassatabletsaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Handlampenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12

Decoratie

Wijnkistjesaantal 20
Tafeldecoratieaantal 20
Routebordenaantal 8
Infobordenaantal 6
Prijskaarthoudersaantal 40
Naamkaartjesaantal 30

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesjesaantal 6
Maatbekersaantal 4
Koelservettenaantal 20
Serveerschalenaantal 25

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4

Catering

Wijnmuntenaantal 600
Polsbandjesaantal 150
Boodschappen

Tips

Leg wijnhuizen, marktkramen en leveringen uiterlijk enkele weken vooraf vast. Vraag per wijnhuis hoeveel ruimte, stroom en koeling nodig is, zodat je plattegrond niet op het laatste moment hoeft te worden aangepast.
Open online aanmeldingen zodra datum, tijden en bezoekersinformatie definitief zijn. Verzamel dieetwensen direct en sluit de inschrijving enkele dagen voor de markt, zodat je hapjes en zitplaatsen kunt plannen.
Reken per bezoeker op een proefglas en tel daarnaast minimaal 5% extra glazen voor breuk, zoekgeraakte glazen en onverwachte bezoekers. Zet ook waterglazen en voldoende kurkentrekkers bij de proefbar klaar.
Controleer wijnvoorraad en koelingen op de dag vóór de markt. Vul koelkasten en koelboxen niet pas bij opening: koude wijn heeft meerdere uren nodig, terwijl ijscontainers tijdens de markt opnieuw gevuld moeten kunnen worden.
Test betaalwijze, kassatablets, pinapparaten en stroompunten vóór de eerste bezoeker binnenkomt. Plaats prijskaarthouders, routeborden en infoborden op ooghoogte en gebruik handlampen of ledlampen als de markt na schemering doorgaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wijnmarkt organiseren?: Leg datum, tijden en deelnemende wijnhuizen bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Reserveer marktkramen en regel uitnodigingen zodra het aantal wijnhuizen bekend is.
Hoeveel wijn en proefglazen heb ik nodig voor een wijnmarkt?: Plan per bezoeker minimaal 1 proefglas en bestel 5% extra voor breuk en verlies. Voor de wijnhoeveelheid hangt de berekening af van het proefconcept; maak uiterlijk een week vooraf per wijnhuis een voorraadinschatting.
Wanneer moet de wijn voor een wijnmarkt gekoeld worden?: Zet witte en mousserende wijn minimaal 4 tot 6 uur vóór opening in koelkasten of koelboxen. Controleer de voorraad en vul ijscontainers opnieuw aan voordat bezoekers arriveren.
Wat moet ik op de dag vóór een wijnmarkt controleren?: Controleer wijnvoorraad, proefglazen, hapjes, betaalapparatuur, stroompunten en de plattegrond. Zet route- en infoborden klaar en leg tafelkleden, prijsborden en serveermaterialen per marktkraam bij elkaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.