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Weinmarkt organisieren: die Checkliste für deine Planung

Ein Weinmarkt braucht mehr Vorbereitung als nur gute Flaschen und ein paar Tische. Zuerst legst du Datum, Zeiten und teilnehmende Weingüter fest, danach folgen Anmeldungen, Marktplan und Ausstattung. In der letzten Woche prüfst du Lieferungen, Weinvorrat, Gläser, Kühlung und Bezahlung. Plane außerdem Wege, Informationen und Snacks so, dass Besucher sich vor Ort ohne Nachfragen orientieren können.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Zeiten bestätigen

  • Weinproduzenten ansprechen

    2 Personen

  • Teilnehmende Weingüter festlegen

    2 Personen

  • Marktstände reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Online-Anmeldungen öffnen

  • Besucherinformationen veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Weinkarte zusammenstellen

    2 Personen

  • Probiergläser bestellen

  • Menü für Snacks festlegen

    2 Personen

  • Lieferungen mit Weingütern abstimmen

    2 Personen

  • Marktplan erstellen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

  • Bezahlmethode für Münzen einrichten

  • Preisschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Weg- und Infotafeln erstellen

    2 Personen

  • Probiergläser zählen

  • Bestandsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Weinvorrat empfangen

    3 Personen

  • Weinvorrat prüfen

    2 Personen

  • Kühlboxen befüllen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Marktstände aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tischdecken auflegen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    2 Personen

  • Strom anschließen

    2 Personen

  • Weinstände einrichten

    6 Personen

  • Weinflaschen ausstellen

    4 Personen

  • Preisschilder aufstellen

    2 Personen

  • Verkostungsgläser bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Kasse und Münzen bereitstellen

    2 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Infopunkt einrichten

  • Toiletten kontrollieren

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Anmeldungen abhaken

    2 Personen

  • Probiergläser verteilen

    2 Personen

  • Weinverkostung betreuen

    6 Personen

  • Weininformationen bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Alkoholfreie Getränke servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Gläser abholen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten auffüllen

  • Tische ordentlich halten

    2 Personen

  • Weinbestand auffüllen

    2 Personen

  • Letzte Bestellungen bearbeiten

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Weinflaschen sicher lagern

    3 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Marktstände abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Beleuchtung abbauen

    2 Personen

  • Geschirr reinigen

    3 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Den Veranstaltungsort gründlich reinigen

    4 Personen

  • Verbliebenen Wein inventarisieren

    2 Personen

  • Weinbestand zurückgeben

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren und reinigen

    2 Personen

  • Pfand- und Verpackungsmaterialien sammeln

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MarktständeAnz. 10
  • StehtischeAnz. 12
  • BiertischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 40
  • TischdeckenAnz. 20
  • ProbebarAnz. 2
  • HockerAnz. 8

Geschirr

  • WeingläserAnz. 180
  • WassergläserAnz. 100
  • TellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150
  • ServierschalenAnz. 25
  • ServierzangenAnz. 15
  • KorkenzieherAnz. 12
  • KorkenzieherAnz. 8

Ausstattung

  • KühlschränkeAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 6
  • EisbehälterAnz. 4
  • KassentabletsAnz. 2
  • KartenlesegeräteAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • HandlampenAnz. 6

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 12

Dekoration

  • WeinkistchenAnz. 20
  • TischdekorationAnz. 20
  • WegweiserAnz. 8
  • InfotafelnAnz. 6
  • PreisschildhalterAnz. 40
  • NamensschilderAnz. 30

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 6
  • MessbecherAnz. 4
  • KühlserviettenAnz. 20
  • ServierschalenAnz. 25

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • MüllbeutelhalterAnz. 8
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4

Catering

  • WeinmünzenAnz. 600
  • ArmbänderAnz. 150
  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die teilnehmenden Weingüter spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Weinmarkt fest. Erst danach lassen sich Marktstände, Lieferungen und ein belastbarer Marktplan koordinieren.
  • Öffne die Online-Anmeldung mindestens 4 Wochen vorher und veröffentliche gleichzeitig Besucherinformationen. Erfasse Ernährungswünsche direkt bei der Anmeldung, statt sie am Veranstaltungstag einzeln abzufragen.
  • Bestelle Probiergläser mit einer Reserve von etwa 10 Prozent. Zähle sie am Vortag und stelle zusätzlich Wasser-, Snack- und Abfallstationen im Marktplan ein.
  • Prüfe Weinlieferungen spätestens 2 Tage vor Beginn: Flaschenzahl, Sorten, Zustand und Kühlbedarf. Befülle Kühlboxen und Kühlschränke erst kurz vor dem Aufbau, damit der Wein bis zur Öffnung kalt bleibt.
  • Richte die Bezahlung und Beschilderung vor dem Einlass ein. Teste Kassentablets und Kartenlesegeräte, bereite Preisschilder vor und kontrolliere, ob Wegweiser auch bei schlechter Beleuchtung lesbar sind.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Weinmarkt organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Die Weingüter sollten 6 bis 8 Wochen vor dem Termin feststehen, damit Stände, Lieferungen und Einladungen rechtzeitig geplant werden können.
Wie viele Probiergläser brauche ich für einen Weinmarkt?
Plane mindestens ein Glas pro gleichzeitig erwarteter Person und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein. Bei 100 angemeldeten Gästen solltest du also rund 110 Gläser bereithalten, sofern nicht laufend gespült wird.
Wann sollte die Anmeldung für den Weinmarkt starten?
Öffne die Online-Anmeldung ungefähr 4 Wochen vor dem Termin. Schließe sie 2 bis 3 Tage vorher, damit du Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche, Gläser und Snacks konkret vorbereiten kannst.
Was muss ich am Tag vor dem Weinmarkt prüfen?
Kontrolliere am Vortag Weinvorrat, Lieferungen, Probiergläser, Preisschilder, Stromanschlüsse und Bezahlgeräte. Kühlung, Beschilderung und der Marktplan sollten spätestens 2 Stunden vor dem Einlass einsatzbereit sein.

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