Checklist para organizar un Mercado del vino

Organizar un Mercado del vino exige coordinar a las bodegas, los puestos y la experiencia de los visitantes en un orden claro. Primero confirma fecha, horarios, participantes y aforo; después cierra las inscripciones, la selección de vinos y el menú de aperitivos. En los últimos días tendrás que comprobar copas, hielo, stock, electricidad, pagos y señalización. Esta checklist reúne las tareas y el material necesario para llegar al montaje sin improvisaciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la fecha y los horarios
Contactar a productores de vino
2 personas
Registrar las bodegas participantes
2 personas
Reservar puestos de mercado
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones online
Publicar información para visitantes
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar la lista de vinos
2 personas
Encargar vasos de degustación
Definir el menú de aperitivos
2 personas
Coordinar las entregas con las bodegas
2 personas
Crear un plano del mercado
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
Organizar el método de pago para fichas
Preparar los carteles de precios
2 personas
Hacer señales de ruta e información
2 personas
Contar vasos de degustación
Comprobar la lista de inventario
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recibir el stock de vino
3 personas
Comprobar el stock de vino
2 personas
Rellenar las neveras
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Montar los puestos del mercado
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colocar manteles
2 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Conectar la corriente
2 personas
Organizar los puestos de vino
6 personas
Exponer las botellas de vino
4 personas
Colocar carteles de precios
2 personas
Preparar los vasos de degustación
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Preparar la caja y las monedas
2 personas
Montar la mesa de inscripción
2 personas
Montar el punto de información
Comprobar los baños
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

Recibir a los visitantes
3 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Repartir vasos de degustación
2 personas
Guiar la cata de vinos
6 personas
Dar información sobre el vino
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir bebidas sin alcohol
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger los vasos
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Reponer los baños
Mantener las mesas ordenadas
2 personas
Reponer el stock de vino
2 personas
Gestionar los últimos pedidos
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

Guardar las botellas de vino de forma segura
3 personas
Cerrar la caja
2 personas
Desmontar los puestos del mercado
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Desmontar la iluminación
2 personas
Limpiar la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
2 personas
Limpiar a fondo el lugar
4 personas
Inventariar el vino restante
2 personas
Devolver el stock de vino
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Recoger materiales de depósito y embalaje
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 10
Mesas altascant. 12
Mesas de cervezacant. 8
Sillas plegablescant. 40
Mantelescant. 20
Barra de degustacióncant. 2
Taburetescant. 8

Vajilla

Copas de vinocant. 180
Vasos para aguacant. 100
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 25
Pinzas de servircant. 15
Sacacorchoscant. 12
Sacacorchoscant. 8

Equipo

Neverascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Tablets de cajacant. 2
Datáfonoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Linternas de manocant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12

Decoración

Cajitas de vinocant. 20
Decoración de mesacant. 20
Señales de rutacant. 8
Carteles informativoscant. 6
Portatarjetas de preciocant. 40
Tarjetas de nombrecant. 30

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Jarras medidorascant. 4
Servilletas fríascant. 20
Bandejas de servircant. 25

Limpieza

Papeleracant. 8
Soportes para bolsas de basuracant. 8
Guantes de limpiezacant. 8
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4

Catering

Monedas de vinocant. 600
Pulserascant. 150
Compras

Consejos

Cierra la participación de las bodegas antes de publicar el programa: necesitas saber cuántos puestos habrá para reservar mesas, definir el plano y calcular copas, hielo y puntos de electricidad.
Abre las inscripciones online con suficiente antelación y recoge las preferencias dietéticas desde el principio. Usa esos datos para ajustar los aperitivos y evita descubrir restricciones el mismo día.
Prepara la lista de vinos y los carteles de precios al menos 3 días antes. Comprueba que cada referencia tenga puesto, precio y soporte visible para que el visitante no dependa de preguntas constantes.
Coordina las entregas con las bodegas y revisa el stock cuando llegue, no durante la apertura. Reserva neveras, contenedores para hielo y espacio de almacenamiento para mantener las botellas listas y ordenadas.
Haz una prueba de pagos y electricidad antes de recibir al público. Comprueba tablets de caja, datáfonos, cables y regletas, y coloca las señales de ruta para que la entrada, los puestos y la salida se entiendan sin ayuda.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado del vino?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar la fecha, contactar con productores y reservar los puestos. Deja los últimos 3 días para comprobar entregas, stock, copas, hielo, pagos y señalización.
¿Cuántas copas de degustación necesito por visitante?: Prepara al menos 1 copa por visitante inscrito y añade un margen del 10 al 15 % por roturas o reposición. Cuenta también vasos para agua y material de servicio antes de encargarlo.
¿Cuánto vino y hielo necesito para un Mercado del vino?: Calcula el vino según el número de degustaciones previsto por persona y confirma las cantidades con cada bodega antes de la entrega. Para el hielo, prepara una primera carga para mantener las neveras frías y una reserva para reponer durante las horas de apertura.
¿Qué hay que comprobar el día anterior al Mercado del vino?: Revisa el plano, los puestos, las señales, la electricidad, los pagos, las copas y el inventario completo. También confirma las entregas pendientes y deja preparados los aperitivos, las neveras y los carteles de precios.

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