Checklist pour organiser un marché du vin

Un marché du vin demande une coordination précise entre les domaines viticoles, les visiteurs et l’équipe sur place. Commence par confirmer la date et les horaires, puis réserve les stands et ouvre les inscriptions suffisamment tôt. Les derniers jours servent surtout à vérifier les livraisons, les verres, le stock, les paiements et l’aménagement du marché. Cette checklist rassemble les étapes à suivre pour éviter les oublis qui ralentissent la dégustation le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et les heures
Contacter les producteurs de vin
2 personnes
Recenser les domaines viticoles participants
2 personnes
Réserver les stands du marché
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions en ligne
Publier les informations aux visiteurs
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste des vins
2 personnes
Commander des verres de dégustation
Définir le menu des amuse-bouches
2 personnes
Coordonner les livraisons avec les domaines viticoles
2 personnes
Créer le plan du marché
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
Organiser le mode de paiement pour les jetons
Préparer les panneaux de prix
2 personnes
Créer des panneaux de signalisation et d’information
2 personnes
Compter les verres de dégustation
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Réceptionner le stock de vin
3 personnes
Vérifier le stock de vin
2 personnes
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Monter les stands de marché
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les nappes
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer les stands de vin
6 personnes
Installer les bouteilles de vin
4 personnes
Installer les panneaux de prix
2 personnes
Préparer les verres de dégustation
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer la caisse et la monnaie
2 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Aménager le point d’information
Vérifier les toilettes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Distribuer les verres de dégustation
2 personnes
Animer la dégustation de vin
6 personnes
Fournir des informations sur le vin
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir des boissons sans alcool
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Récupérer les verres
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Maintenir les tables en ordre
2 personnes
Ravitailler le stock de vin
2 personnes
Traiter les dernières commandes
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Stocker les bouteilles de vin en toute sécurité
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Démonter les stands du marché
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Nettoyer la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu en profondeur
4 personnes
Inventorier le vin restant
2 personnes
Retourner le stock de vin
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Rassembler les matériaux de consigne et d'emballage
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 10
Tables hautesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 40
Nappesqté 20
Bar de dégustationqté 2
Tabouretsqté 8

Vaisselle

Verres à vinqté 180
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 25
Pinces de serviceqté 15
Tire-bouchonsqté 12
Tire-bouchonsqté 8

Équipement

Réfrigérateursqté 3
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Terminaux de caisseqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Lampes de pocheqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12

Décoration

Caisses à vinqté 20
Décoration de tableqté 20
Panneaux de directionqté 8
Panneaux d’informationqté 6
Supports de prixqté 40
Badges nominatifsqté 30

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux d’officeqté 6
Verres doseursqté 4
Serviettes rafraîchissantesqté 20
Plateaux de serviceqté 25

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Gants de nettoyageqté 8
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4

Catering

Jetons pour le vinqté 600
Braceletsqté 150
Courses

Conseils

Contacte les producteurs plusieurs semaines avant le marché et fixe une date limite pour confirmer leur participation. Demande aussi leurs besoins de livraison afin de répartir les arrivées au lieu de tout réceptionner le même jour.
Ouvre les inscriptions dès que la liste des domaines et des vins est suffisamment stable. Prévois un délai d’au moins 7 jours pour recueillir les besoins alimentaires et traiter les inscriptions restantes.
Compte les verres de dégustation avant l’installation, puis prévois une marge d’environ 10 % par rapport au nombre de visiteurs inscrits. Un manque de verres oblige rapidement à interrompre le service pour les laver ou les remplacer.
Prépare le plan du marché avant de placer les stands : réserve des passages dégagés, un espace pour les réfrigérateurs et un point clairement visible pour les jetons et les paiements. Teste les terminaux, les rallonges et les multiprises au moins 24 heures avant l’ouverture.
Réceptionne le stock de vin et vérifie les quantités dès la livraison, puis remplis les réfrigérateurs avant l’arrivée du public. Prépare les amuse-bouches et les panneaux de prix le jour précédent pour ne pas les improviser pendant l’installation.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché du vin ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de confirmer les domaines viticoles, réserver les stands, ouvrir les inscriptions et organiser les livraisons.
Combien de verres prévoir pour un marché du vin ?: Prévois au minimum 1 verre de dégustation par visiteur inscrit, avec une marge d’environ 10 %. Pour 100 visiteurs, compte donc environ 110 verres afin de couvrir la casse et les remplacements.
Quand ouvrir les inscriptions pour un marché du vin ?: Ouvre-les dès que la date, les horaires et les informations principales sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant l’événement. Ferme ou vérifie les inscriptions finales 3 à 5 jours avant pour ajuster les stocks et les besoins alimentaires.
Que vérifier la veille d’un marché du vin ?: La veille, vérifie les livraisons, le stock de vin, les verres, les réfrigérateurs, les terminaux de paiement et la signalétique. Termine aussi le plan des stands et prépare les amuse-bouches pour garder au moins 2 heures le jour J pour les imprévus.

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