Wijnmarkt organiseren: checklist en planning

Een wijnmarkt organiseren vraagt om meer dan wijn en een paar tafels. Je regelt tegelijk leveranciers, standhouders, bezoekersaanmeldingen, vergunningen, catering, koeling en betalingen. Begin met locatie, datum en meldingen en werk daarna toe naar een vaste marktindeling. In de laatste week controleer je vooral aantallen: proefglazen, polsbandjes, muntkaarten, naamkaartjes, koeling en wisselgeld. Zo voorkom je dat de wijnlevering binnenkomt terwijl de stands of betaalpunten nog niet klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en datum bevestigen
Vergunningen en meldingen controleren
Wijnleveranciers benaderen
2 personen
Wijnleveringen reserveren
Catering reserveren
Muziek en apparatuur reserveren
Plattegrond van de markt maken
2 personen
Standhouders inschrijven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Standhoudersbriefing versturen
Proefglazen en materialen tellen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Naamkaartjes voor wijnen maken
2 personen
Route- en informatieborden printen
Polsbandjes en muntkaarten klaarleggen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Wijnlevering aannemen
3 personen
Wijnen per stand sorteren
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Weersverwachting controleren
Terrein afzetten
3 personen
Tenten opbouwen
5 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Wijnstands inrichten
6 personen
Proefglazen klaarzetten
3 personen
Wijnkoelingen vullen
3 personen
Buffet en hapjestafels opbouwen
4 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Voorraad en kassa controleren
2 personen

Event

Entree openen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Proefglazen uitgeven
2 personen
Wijnproeverijen serveren
8 personen
Wijninformatie toelichten
6 personen
Hapjes serveren
4 personen
Alcoholvrije dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes bijvullen
3 personen
Gebruikte glazen verzamelen
3 personen
Glazen afwassen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
Voorraad koel houden
2 personen
Laatste bestellingen opnemen
3 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Wijnvoorraad inventariseren
3 personen
Wijn en materialen veilig opslaan
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
Tenten afbreken
5 personen
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Servies en glaswerk reinigen
3 personen
Materialen drogen en inpakken
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten correct opslaan
2 personen
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktbaliesaantal 8
Biertafelsaantal 12
Statafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 16
Tafelkledenaantal 20
Krattenaantal 24

Servies

Proefglazenaantal 400
Waterglazenaantal 120
Wijnglazen roodaantal 180
Wijnglazen witaantal 180
Champagneglazenaantal 80
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 120
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 16

Apparatuur

Koelboxenaantal 12
Koelkastenaantal 4
IJscontainersaantal 8
Kassaboxenaantal 2
Pinapparatenaantal 3
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Muziekspeler

Keuken

Kurkentrekkersaantal 12
Wijnstoppersaantal 24
Schenktuitenaantal 16
Maatbekersaantal 8
Snijplankenaantal 6
Koksmesjesaantal 6
Serveerbladenaantal 12
Koelelementenaantal 40

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Wijnvatdecoratiesaantal 4
Tafeldecoratieaantal 16
Bloemstukkenaantal 8
Menubordenaantal 12
Krijtbordstiftenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 16
Batterijlantaarnsaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsaantal 4
Blikvegersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de plattegrond vast voordat je standhouders definitief inschrijft. Reserveer ruimte voor minimaal één looproute, een uitgiftepunt voor proefglazen en een plek waar bezoekers hun muntkaart of betaling regelen.
Plan wijnleveringen niet op de ochtend van de markt zonder buffer. Laat de levering bij voorkeur minstens één dag eerder binnenkomen, zodat je de wijnen per stand kunt sorteren en voldoende flessen kunt koelen.
Tel proefglazen, waterglazen en overige glazen afzonderlijk. Houd bij het tellen rekening met breuk en vervanging; een tekort aan proefglazen merk je direct zodra meerdere stands tegelijk bezoekers bedienen.
Verstuur de standhoudersbriefing uiterlijk één week vooraf. Zet daarin de aanmeldtijd, parkeerinformatie, indeling, laad- en losafspraken en wat iedere stand zelf moet meenemen.
Maak het betaalpunt uiterlijk de dag ervoor gereed. Test de pinapparaten, leg kassaboxen en wisselgeld klaar en controleer of polsbandjes en muntkaarten logisch aansluiten op de gekozen betaalwijze.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een wijnmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie, datum, vergunningen en wijnleveranciers. Open de online aanmeldingen daarna zodra de basisinformatie en marktindeling bekend zijn.
Hoeveel wijn moet ik inkopen voor een wijnmarkt?: Reken voor een proeverij met meerdere wijnen op ongeveer 6 tot 10 proefporties per bezoeker, afhankelijk van de portiegrootte. Reserveer daarnaast 10 tot 15 procent extra voor morsen, bijschenken en onverwacht bezoek.
Wanneer moet ik de wijnlevering laten komen?: Laat de wijn bij voorkeur 1 tot 2 dagen voor de markt leveren. Dan kun je de flessen per stand sorteren, witte wijn koelen en ontbrekende dozen nog tijdig signaleren.
Hoeveel proefglazen heb ik nodig voor een wijnmarkt?: Zorg voor minimaal 1 proefglas per gelijktijdig aanwezige bezoeker als je tussendoor kunt afwassen of wisselen. Zonder afwasmogelijkheid is 2 glazen per bezoeker een praktischer uitgangspunt, plus ongeveer 10 procent reserve.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.